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10 Gründe, die Zettelwirtschaft zu beenden

Lesezeit: 2 Minuten Viele wünschen sich, die unübersichtliche Zettelwirtschaft zu vermeiden. Doch erst einmal ist ein Notizzettel schnell geschrieben – das ist fast unschlagbar als Grund. Dabei gibt es zehn Gründe, diese Art Chaos im Büro zu verändern. Lesen Sie, ob es auch Ihre Gründe sind.

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10 Gründe, die Zettelwirtschaft zu beenden

10 Gründe, die Zettelwirtschaft zu beenden

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Sicher kennen Sie das: Ein Kollege ruft Ihnen die alternative Faxnummer eines Kunden für die zweite Versendung eines Faxes zu. Sie schnappen sich den erstbesten Zettel, den Sie in die Finger bekommen. Während Sie noch schreiben, klingelt Ihr Telefon. Sie legen einen Ordner auf den Schreibtisch, den Notizzettel legen Sie erst einmal auf den Stapel am Rand des Schreibtisches, denn dafür haben Sie jetzt keine Zeit. Damit nichts verloren geht, legen Sie den Zettel im Laufe des Tages auf einen Stapel, der bereits eine bunte Sammlung an Notizzetteln aufweist. „Wenigstens habe ich jetzt alles im Blick und kann nichts vergessen“, denken Sie noch, bevor Sie das nächste Telefonat annehmen. Am nächsten Tag stellen Sie fest, dass Sie nicht wie versprochen das Fax erneut versendet haben.

10 gute Gründe gegen Zettelwirtschaft und für Ordnung im Büro

Die Vor- und Nachteile der Zettelwirtschaft habe ich Ihnen bereits im letzten Artikel aufgezeigt. Nun habe ich zehn Gründe, die dafür sprechen, sich von der Zettelwirtschaft zu verabschieden. Sind Sie interessiert? Dann überlegen Sie bei jedem Punkt sofort, ob das für Sie persönlich ein guter Grund sein könnte.

  1. Sie behalten den Überblick.
  2. Alles ist zentral an einer vordefinierten Stelle.
  3. Sie müssen nicht erst lange überlegen und sparen Zeit beim suchen und finden.
  4. Sie entlasten Ihr Gedächtnis.
  5. Je nach Zeitplansystem können Sie sich automatisch erinnern lassen z. B. an Termine und an Aufgaben.
  6. Sie sehen sofort, was wann ansteht. Das vereinfacht Ihre Planung.
  7. Handelt es sich um Informationen, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen, haben Sie diese schnell und systematisch im Blick.
  8. Es entsteht ein Stück Dokumentation Ihrer Arbeit. Auch nach 2 Monaten können Sie noch nachvollziehen, bei welchem Kunden Sie zu einer bestimmten Uhrzeit in welcher Filiale waren.
  9. Sie müssen – einmal ein Ordnungsprinzip festgelegt – nicht mehr entscheiden, wo etwas hinkommt. Das spart Zeit und Nerven.
  10. Es ist überhaupt nicht mehr peinlich, Kunden und Geschäftspartner in das Büro zu bitten.

Jetzt sind Sie dran – Zettelwirtschaft beenden

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, was ich Ihnen empfehlen würde? Meine Position ist folgende: Wichtig ist, dass Sie von kleinen, losen, irgendwo herumliegenden Zetteln wegkommen. Ob Sie dazu auf Papier oder eine elektronische Variante umsteigen hat mit Ihren Vorlieben, Möglichkeiten oder auch Anforderungen zu tun. Als Außendienstler wird Ihnen ein Outlook-Kalender im Büro allein nicht reichen. Sie brauchen dazu auf jeden Fall eine mobile Variante wie ein Smarttelefon oder einen PDA. Wenn Sie das nicht einrichten, werden Sie immer wieder auf einen Papierkalender zurück greifen. Prüfen Sie dazu Ihren persönlichen Bedarf.

Die Artikelserie „Ist Ihr Büro stationär, mobil oder to-go“ könnte Ihnen bei der Entscheidung helfen. Einlesen in das Thema Smartphones können Sie sich in dem Artikel Smartphones: „Sind iPhone, BlackBerry & Co. die Alleskönner?“

Steigen Sie also um auf die vielen Möglichkeiten, die die Technik bietet – wenn Sie so gut arbeiten können. Ansonten spricht nichts gegen die Papiervariante. Ich selbst könnte ohne meinen Palm „nicht leben“ und das seit 1996/1997. Aber genauso wichtig ist mir mein Notizbuch für handschriftliche Einfälle und Skizzen. Meine beste Empfehlung: Nutzen Sie das, was zweckmäßig ist und Ihnen gefällt!

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: Felix / stock.adobe.com

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