Arbeit & Beruf

4 Strategien für Ihr persönliches Zeitmanagement

4 Strategien für Ihr persönliches Zeitmanagement
geschrieben von Dr. Jürgen Nawatzki

Zeitdiebe lauern überall: an der Uni, im Büro und in der Freizeit. Wer schon im Studium Probleme hat, sich die Zeit richtig einzuteilen, der wird sie im Beruf erst recht haben. Höchste Zeit für Zeitmanagement, denn alle wirklich Erfolgreichen haben in ihrem Leben einmal gründlich über die Verwendung und den Nutzen ihrer zur Verfügung stehenden Zeit nachgedacht.

Wer seine Zeit in den Griff kriegen will, beginnt am besten mit einer Analyse des Ist-Zustands. Dabei kann die von Tony Buzan entwickelte Methode des Mind-Mappings hilfreich sein. Mit Hilfe von Mind-Maps lassen sich komplizierte Sachverhalte übersichtlich darstellen.

Dabei steht die Zeit als zentrales Thema
in der Mitte des Blattes. Dann werden die Tätigkeiten um den zentralen Begriff herum notiert, mit denen man seine Zeit verbringt. Etwa Meetings, Tagesgeschäft und Projekte. Diese wiederum sind der Ausgangspunkt für weitere Verästelungen. Eine Mind-Map lässt sich so beliebig aktualisieren und verändern.

Und wer zu jeder Tätigkeit den erforderlichen Zeitaufwand notiert, erkennt schnell, wo die eigene Zeit bleibt. Im Folgenden lernen Sie einige Strategien kennen, mit denen Sie Ihr persönliches Zeitmanagement verbessern können.

1. Die Salami-Taktik

Zunächst einmal gilt der Grundsatz, dass jeder, der sein persönliches Zeitmanagement optimieren möchte, seine Ziele schriftlich fixieren sollte. Nur, wer seine Ziele kennt, wird auch den richtigen Weg dorthin finden. Wichtig ist dabei, dass die Ziele in Bezug auf Inhalt, Ausmaß und Zeitbezug definiert werden. Das ist einfach bei kleineren Zielen oder Tagesplänen, aber schwieriger und weitaus komplexer bei der Planung von längeren Projekten.

Eine mögliche Strategie, die bei größeren Projekten und Zeiträumen helfen kann, ist die Salami-Taktik. Dabei wird ein Projekt bei der Planung im mehrere kleinere Teilprojekte aufgeteilt. Für jedes Teilprojekt gibt es dann eine genaue zeitliche Planung. Dieses Vorgehen ist wesentlich überschaubarer als die Planung eines Großprojektes.

2. Die 50 Prozent-Regel

Wichtig ist zunächst die schriftliche Planung, da Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, meist schnell verworfen werden. Außerdem dürfen diese Zeitpläne nicht zu eng kalkuliert werden, da in der Regel unvorhergesehene Dinge dazwischen kommen.

Deshalb sollte man seine Zeit niemals bis auf die letzte Minute verplanen, da in diesem Fall schon die kleinste Störung den Terminplan durcheinander bringt. Vielmehr hat sich die 50 Prozent-Regel bewährt: 50 Prozent der Zeit verplanen, 50 Prozent sind für unvorhergesehene Dinge. So kann zum Beispiel ein unerwarteter Besucher das Projekt nicht gefährden.

3. Die 80/20-Regel nach Pareto

Die Pareto-Regel beschreibt den statistischen Zusammenhang zwischen Arbeitseinsatz und Ergebnis. Danach bewirken lediglich 20 Prozent des Arbeitseinsatzes oft 80 Prozent des Ergebnisses. Auf den Verkauf übertragen bedeutet dies, dass man mit 20 Prozent seiner Kunden 80 Prozent seines Umsatzes erzielt.

Da gilt es, die wichtigen 20 Prozent seiner Arbeit zu identifizieren und diese künftig vorrangig zu erledigen, um auf Dauer erfolgreich zu sein. Jeder muss für sich entscheiden, wo seine Prioritäten liegen.

4. Die Eisenhower-Methode

Um Zeit zu sparen, sind Aufgaben nach Proritäten zu ordnen. Gemäß dem Eisenhower-Prinzip können Aufgaben und Ziele grundsätzlich nach zwei Kriterien unterschieden werden: Zum einen danach, ob sie wichtig oder unwichtig sind, zum anderen ob sie dringend oder nicht dringend sind.

So gelangt man zu vier Gruppen von Aufgaben:

  • Aufgaben, die sowohl wichtig sind als auch dringend
  • Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht dringend
  • Aufgaben, die unwichtig sind, aber dringend
  • unwichtige Aufgaben, die nicht dringend sind

Für diese unterschiedlichen Aufgaben gibt es nun folgende Handlungsempfehlungen:

  • Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, wandern in den Papierkorb
  • Wenn Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig sind, delegiert man sie
  • Wichtige Aufgaben, die nicht eilig sind, trägt man in seinen Terminplaner ein und erledigt sie, wenn Zeit dafür vorhanden ist.
  • Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind, werden sofort erledigt

Die Anwendung dieser vier Strategien erleichtert Ihnen ein vernünftiges Zeitmanagement, um alle Ihre Aufgaben zufriedenstellend zu lösen und Überstunden nicht zur Normalität werden zu lassen.

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