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Entgeltabrechnung: Outsourcen oder selber machen?

Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind nichts, was man mal nebenbei macht. Das gilt für kleinere Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern und das gilt ganz besonders für größere Unternehmen, die mehrere Hundert Mitarbeiter (oder mehr) beschäftigen. Die Entgeltabrechnung wird meist von einer eigenen Abteilung übernommen.

Entgeltabrechnung: Outsourcen oder selber machen?

Entgeltabrechnung: Outsourcen oder selber machen?

Doch dafür gibt es eine Alternative. Das Outsourcen der Entgeltabrechnung ist nämlich mittlerweile in vielen Branchen Standard. Dabei übernimmt ein Dienstleister alle technischen und bürokratischen Herausforderungen, die mit den Abrechnungen einhergehen. Trotzdem behalten viele Unternehmen ihr altes System mit einer internen Lösung bei. Das stellt sich die Frage: Was spricht für das Outsourcing und was dagegen?

Entgeltabrechnung outsourcen: die Vorteile

Unternehmen, die die Entgeltabrechnung einmal in externe Hände gelegt haben, gehen so gut wie nie den Schritt zurück. Denn sie haben sich an die vielen Vorteile gewöhnt, die das Outsourcing haben kann. Dazu zählt unter anderem, dass man Kosten sparen kann – obwohl man ja einen Dienstleister bezahlt.

Doch wer eine eigene Abteilung für Gehalts- und Personalfragen hat, der muss auch die Mitarbeiter beschäftigen, schulen und für sie Abgaben zahlen. Während man mit einem Dienstleister jederzeit einen Partner auf Abruf hat, müssen bei einer internen Lösung Krankheitsausfälle kompensiert werden. Schon das Einstellen eines Mitarbeiters ist mit finanziellem und zeitlichem Aufwand verbunden.

Weitere Kostenfaktoren einer eigenen Abteilung für Lohnfragen:

  • Miete und Einrichtung für Räumlichkeiten
  • Versicherungen
  • Schulungen
  • Softwareupdates

Viele Unternehmer schätzen daher, dass man sich diesen Kosten- und Zeitfaktor von der Aufgabenliste streichen kann, um sich eher auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Professionelle Dienstleister (siehe: Entgeltabrechnung Lösungen von haveldata) sind stets auf dem neuesten Stand der Technik, überzeugen mit Erfahrung und erledigen die Entgeltabrechnung extrem effizient. 

Entgeltabrechnung outsourcen: die Nachteile

Wenn das Outsourcing so viele Vorteile hat, warum nehmen nicht alle Unternehmen das Angebot in Anspruch? Das hat unterschiedliche Gründe. Ganz vorne mit dabei ist ganz einfach Bequemlichkeit: Weil man die Entgeltabrechnung schon immer intern gelöst hat, macht man das auch weiterhin so. Eine Kosten-Nutzen-Rechnung wird gar nicht erst aufgestellt.

Es gibt allerdings auch sehr berechtigte Bedenken. Da ist zum einen die Tatsache, dass man interne Angelegenheiten in die Hände eines Dritten legt. Ein gewisser Einblick in die Vorgänge des Unternehmens ist dabei immer gegeben. Je sensibler die Daten sind, umso sicherer sollte man sein, dass man mit einem zuverlässigen Partner zusammenarbeitet. 

Zuverlässigkeit ist ohnehin ein wichtiges Thema. Denn eine eigene Abteilung für Entgeltfragen führt man persönlich und hat somit Gestaltungsmöglichkeiten und kann schnell reagieren – mit einem Dienstleister ist man abhängig und hat weniger Kontrolle. Das kann vor allem dann schwierig werden, wenn es mal Probleme gibt – Fehler in der Abrechnung oder auch Änderungen im täglichen Geschäft müssen dann erst kommuniziert werden und möglicherweise kommt es zu Verzögerungen oder Verständnisproblemen. 

Fazit: Entgeltabrechnung outsourcen oder selber machen?

Ob man die Entgeltabrechnung des Unternehmens intern oder extern löst, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Somit kann keine klare Antwort gegeben werden, wenn die Frage aufkommt, was generell die bessere Lösung darstellt. Allerdings ist eines klar: Das Outsourcen generell und ohne vorherige Prüfung des Potenzials abzulehnen, ist aus wirtschaftlicher Sicht meist nicht nachzuvollziehen.

Erst wenn man die Einsparpotenziale kennt, kann man auch eine fundierte Entscheidung treffen. Selbst dann muss es sich nicht um eine Ja-Nein-Frage handeln. Wenn man outsourcen möchte, muss man erst noch einen zuverlässigen Partner finden. Diese Suche kann Zeit in Anspruch nehmen und eine Übergangsphase muss einkalkuliert werden. Hat man aber erst einmal einen starken Partner für die Entgeltabrechnung gefunden und es wurde sich eingespielt, genießt man die Vorteile des Outsourcings und muss sich mit hoher Wahrscheinlichkeit nur noch minimal bis gar nicht mit diesem Teil des Personalwesens beschäftigen. 

Bildnachweis: NIKCOA / stock.adobe.com

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