Worum handelt es sich bei der Jahreshauptversammlung Ihres Vereins?
Jedes Jahr sollte es eine Mitglieder-Vollversammlung geben und in den meisten Fällen handelt es sich hierbei um eine Jahreshauptversammlung. Diese Versammlung entscheidet über die Angelegenheiten des Vereins, insofern sie keinem anderen Organ wie dem Vorstand zugeordnet sind. Der Jahresrhythmus ist Ihnen nicht vorgeschrieben; Sie dürfen auch einen kürzeren oder längeren Rhythmus für diese Versammlung bestimmen.
In großen Vereinen ist es üblich, nur eine "Delegiertenversammlung" durchzuführen, da eine Mitgliedervollversammlung den Rahmen sprengen würde. Eine gut vorbereitete und durchgeführte Versammlung spart viel Zeit und wertet Ihr Image im Verein als Vorsitzender auf und steigert die Attraktivität des Vereins.
Achten Sie darauf, dass die Stimmung gut ist
Die Stimmung der Mitglieder auf der Jahreshauptversammlung Ihres Vereins ist sehr wichtig. Hierbei sind es kleine Dinge, die ausschlaggebend sind. Achten Sie darauf, dass ein angenehmes Klima im Raum herrscht. Dazu gehören die Raumtemperatur und ein Rauchverbot. Wenn es in jedem Jahr eine Auswahl an Getränken gab, streichen Sie diese nicht von der Karte, da dies zu Missmut führen kann. Kümmern Sie sich um eine leichte Anfahrt für Ihre Mitglieder, ausreichende Parkplätze und ein sauberes Umfeld.
Überprüfen Sie die Satzung Ihres Vereins darauf, ob es einen festgelegten Zeitraum für die Jahreshauptversammlung gibt. Hieran müssen Sie sich halten, wenn nicht besondere Umstände, wie die Erkrankung des Vorstands, einen anderen Termin erfordern. Aber auch wenn Ihre Satzung keine Vorgabe für einen Termin macht, sollten Sie nicht von der üblichen Praxis abweichen, da ein anderer Termin von den alteingesessenen Mitgliedern als negativ empfunden werden kann.
Wenn es bisher keine Jahreshauptversammlung gab, achten Sie darauf, den Termin nicht für die Hauptferienzeit festzulegen. Es gibt ein paar Faustregeln für die Terminfindung:
- Vor allem regionale Vereine sollten die Jahreshauptversammlung nicht vor 19Uhr einberufen.
- Je länger die Dauer erwartet wird, desto früher sollte die Versammlung beginnen.
- Nach Mitternacht sollten keine Beschlüsse mehr gefasst werden.
- Sonntags sollte die Versammlung nicht vor 11 Uhr beginnen.
Der richtige Veranstaltungsort
Wenn Ihre Satzung keine Vorgabe über den Ort gibt und die bisherigen Versammlungen stets am gleichen Ort waren, können Sie diesen entweder beibehalten oder nachfragen, wie der Ort bisher angekommen ist. Eine Änderung des Treffpunktes kann positiv aufgefasst werden, wenn damit eine Verbesserung einhergeht. Wichtig ist bei der Auswahl des Orts für die Jahreshauptversammlung Ihres Vereins, dass es ausreichende Sitzmöglichkeiten gibt und dass von jedem Sitzplatz aus der Blick nach vorne gewährt ist. Spannend kann es außerdem sein, im Anschluss an die Versammlung, noch einen Ausflug oder eine Führung anzubieten.
Die richtige Einladung
Wer einlädt, bestimmt abermals die Satzung. Ansonsten ist dafür der Vorstand zuständig. Aus dieser Einladung sollte hervorgehen, wer zur Jahreshauptversammlung einlädt. Eine Einladung kann auch im Auftrag des Vorstands ausgesprochen werden, allerdings sollte dies auch in der Einladung kommuniziert sein. Die Einladung sollte unbedingt per Brief erfolgen, damit sie rechtssicher ist. Führen Sie an, wer einlädt, wozu eingeladen wird, wann eingeladen wird und wo eingeladen wird. Die Tagesordnung sollte ebenfalls Teil der Einladung sein, damit eine Vorbereitung auf diesen Termin möglich ist.
Wenn es sich bei Ihrer Jahreshauptversammlung nicht um eine Delegiertenversammlung handelt, müssen Sie alle Mitglieder einladen. Gäste sind nur erlaubt, wenn beispielsweise ein Rechtsberater von Nöten ist.
Für die Gültigkeit eines Beschlusses ist es wichtig, dass die Tagesordnung in der Einladung genannt ist.
Während der Jahreshauptversammlung
Die Versammlung Ihres Vereins dient dazu, die Tagesordnungspunkte unter den Mitgliedern zu diskutieren. Wenn es hierbei zu allzu hitzigen Auseinandersetzungen kommt, können Sie die Sitzung entweder unterbrechen und durch eine Pause Beruhigung der streitenden Parteien hervorrufen, oder vertagen Sie die Versammlung, wenn Sie eine Einigung am selben Tage für ausgeschlossen halten. Ein Abbruch der Versammlung bedeutet, dass kein neuer Termin festgelegt wird.
Den Verlauf der Jahreshauptversammlung sollten Sie stets protokollieren lassen, damit Sie alles Gesagte und Diskutierte später nachvollziehen können. Ein solches Protokoll kann Ihnen später außerdem Rechtssicherheit bezüglich Ihrer Handlungen bieten.
Welche Erfahrungen haben Sie mit den Jahreshauptversammlungen Ihres Vereins gemacht? Teilen Sie diese mit den anderen Lesern gerne in den Kommentaren.