Die von Ihrer Gruppierung genutzte öffentliche Sport-, Kultur-, oder Sozialstätte kann oder soll aus kommunalem Geldmangel an Ihren Verein in die eigene Verwaltung übergeben werden. Eigentlich ein glücklicher Umstand. Als Hauptnutzer müssen Sie nur noch bedingt Ihr Vereinsleben mit anderen Nutzungsinteressierten abstimmen oder teilen. Andererseits kosten die weiteren ehrenamtlichen Tätigkeiten Ihrer Mitglieder zusätzliche Freizeit. Um sich nicht zu verzetteln oder einige wenige Vereinsmitglieder übermäßig zu belasten, ist ein abgestimmtes Vereinsmanagement extrem wichtig.
Herr im Hause zu sein ist eine schöne Sache. Schreien Sie aber nicht gleich Hurra, wenn Ihre örtliche Regierung mit dem Angebot oder der Pflicht auf Sie zukommt, die von Ihnen genutzte Anlage oder Räumlichkeit in die Selbstverwaltung zu übernehmen. Ein schnelles "Ja" kann zu einem großen Klotz am Bein werden und wenn Ihr Engagement scheitert, bleiben danach meist schlechtere Bedingungen als vor der Bereitschaft zur Eigeninitiative.
Machbarkeitsanalyse innerhalb des Vereins
Nach einem kommunalen Angebot zur Selbstverwaltung steht für Sie zuerst die Machbarkeitsanalyse innerhalb Ihrer Gemeinschaft an:
- Welche Tätigkeiten fallen zur Unterhaltung der Nutzungsstätte zusätzlich zum Vereinsleben an?
- Bringen die Mitglieder das nötige Engagement und die benötigten Fachkenntnisse für eine Selbstverwaltung mit?
- Ist der zeitliche Mehraufwand zur Unterhaltung der Anlage von den Mitgliedern aufzubringen?
- Welcher Unterstützungsgrad ist seitens der Kommune weiterhin erforderlich bzw. machbar?
Wenn Ihre Gemeinschaft sich grundlegend einig ist, das Abenteuer der ehrenamtlichen Selbstverwaltung in Angriff zu nehmen, stellen Sie Ihre Mannschaft auf. Bedenken Sie dabei, dass Sie nicht nur handwerklich und verwaltend kundige Mitstreiter benötigen. Sie brauchen auch politisch Engagierte, die immer einen Fuß in der Rathaustür haben und sinnbildlich mit der Tasse an der Wand horchen. Jede positive oder negative Veränderung in der Kommune müssen Sie sofort wissen. Davon hängt der Sinn Ihres zusätzlichen Freizeiteinsatzes ab.
Diese Positionen und Aufgaben müssen Sie besetzen um neben Ihrem Gemeinschaftszweck, selbstverwaltend eine Vereinsstätte betreiben zu können:
- Finanzverantwortlicher: Der Finanzverantwortliche verwaltet und koordiniert die finanziellen Zuschüsse der Kommune und andere Zuschüsse und Spenden für den Betrieb der vom Verein verwalteten Kulturstätte.
- Platzwart oder Hausmeister: Der Platzwart oder Hausmeister ist von der handwerklichen Seite für die Funktionstüchtigkeit der Vereinsstätte verantwortlich. Diese Position ist im Idealfall von einem Mini-, oder Midijobber besetzt.
- Verantwortlicher für Werterhaltung und Investitionen: Dieser Verantwortliche zeichnet organisatorisch für die Funktionalität der Vereinsstätte verantwortlich und koordiniert zur Verbesserung der Vereinsaktivitäten nötige oder mögliche Investitionen.
- Vereinsverantwortlicher für Arbeitseinsätze: Der Vereinsverantwortliche gewährleistet die Bereitschaft der Mitglieder und organisiert die Durchführung werterhaltender und –verbessernder Arbeitseinsätze.
- Kontaktverantwortliche Verein/Kommune: Eine der wichtigsten Aufgaben in der Verwaltung obliegt zwei politisch und organisatorisch kundigen Vereinsengagierten. Sie halten die Verbindung vom Nutzer (Verein) zum Besitzer (Kommune) der selbst verwalteten Kulturstätte. Ein intensiver Kontakt und ein gutes Verhältnis sichern gute Pfründe!
Wichtige spezifische Kenntnisse sind dabei erforderlich:
- Aktuelle und zukünftige Haushaltspläne der Kommune (zum Einschätzen der materiellen Möglichkeiten und zum Vergleich der Unterstützung ähnlichen selbstverwaltenden Engagements im Ort).
- Aktuelle und zukünftige kommunale Investitionspläne (zum Einschätzen der materiellen Möglichkeiten und zum Vergleich der Unterstützung ähnlichen selbstverwaltenden Engagements im Ort).
- Kennen der Antragsstellungen und -fristen, beispielsweise allgemeine und objektbezogene Investitionen.
- Stellen von diesbezüglichen Anträgen und Verleihen von zeitlichem Nachdruck, nach dem Motto: "Nur wer hartnäckig ist, kommt ans Ziel."
Wenn sich abschließend Ihre Vereinsmitglieder grundlegend und im Detail über eine Verwaltung Ihrer Vereinsstätte durch den Verein einig sind, können Sie mit Ihrer Kommune materiell und ideell einen Nutzungsvertrag aushandeln, bei dem Sie sich sicher fühlen und nicht auf die Nase fallen können. Anderenfalls lassen Sie die Finger davon!