Die Realisierung eines Programmheftes für Veranstaltungen auf sich selbst gestellter Vereine kann nicht aus dem Arm geschüttelt werden. Können aus finanziellen Gründen keine Profis engagiert werden, sind viel Arbeit und ein gerütteltes Maß an Fachkenntnis Ihrer mitarbeitsbereiten Mitglieder erforderlich.
Vor der Entwicklung und Durchführung der inhaltlichen und gestalterischen Ideen zu einem Programmheft für eine Veranstaltung Ihres Vereins müssen Sie Ihre kreativen Vorstellungen an die materiellen Möglichkeiten und rechtlichen Bedingungen des Projektes anpassen. Eine Fehlkalkulation und -einschätzung lässt Ihre Bemühungen am Ende für die Katz sein oder bei Blauäugigkeit im Extemfall zu einem Schuldenberg führen.
Anpassen der Ideen des Programmheftes einer Veranstaltung an das Herstellungsbudget und an rechtliche Gegebenheiten
- Bestimmen eines zeitlich genügenden Vorlaufs zwischen Idee und Fertigstellung.
- Festlegen der finanziellen Möglichkeiten des Vereins.
- Mögliche materielle Sponsorenunterstützung mit und ohne Anzeigenschaltung im Programmheft.
- Bestimmen von Anzeigenpreishöhen und eventuellen Verkaufspreisen.
- Einholen von steuerrechtlichen Informationen bei kommerzieller Nutzung des Programmheftes (Werbeeffekte) und Verkaufserlösen.
- Einholen von technischen Fachinformationen zum Einschätzen und Realisieren der eigenen Vorstellungen zu den materiellen und ideellen Möglichkeiten.
- Diesbezügliche Festlegungen der Größe (DIN-Format), des Umfangs (Seitenanzahl), des Aussehens (ein- oder mehrfarbig) und der Auflagenhöhe des Programmheftes.
- Günstigste technische Ausführung des Programmheftes: Druckerei, Mediengestaltungsbetrieb, oder Anfertigung mittels eigener Technik (Computer, einfachste Buchbindetechniken).
Ist Ihr Projekt Programmheft mit dem zur Verfügung stehenden Etat technisch und rechtlich machbar, gehen Sie ins Detail.
Inhaltliches und gestalterisches Entwickeln und Ausführen des Programmheftes der Veranstaltung
- Aufbau eines Redaktionskollegiums
- Verteilung der Verantwortlichkeiten (Text, Fotos, Anzeigen, grafische Gestaltung, finanzielle und technische Durchführung).
- Thematische Platzaufteilung der Programmheftseiten (Umschlag, Inhalt).
- Sammeln der benötigten Informationen durch die jeweiligen Verantwortlichen.
- Gewichtung und Aufbereitung der gesammelten Informationen im Redaktionskollegium. (Trotz materieller Verlockungen, Anzeigen sollten nicht mehr als 40 % des Inhaltes ausmachen, die Informationen zur Veranstaltung sind primär).
- Vergessen Sie nicht den Faktor der Eigenwerbung!
- Einpassen der ausgewählten Texte, Fotos und Anzeigen mittels grafischer Gestaltung in den vorgegebenen Umfang und das Aussehen des Programmheftes (Layout) bis zur Druckreife. Hier sind mediengestalterische Kenntnisse erforderlich.
- Technische Fertigstellung des Programmheftes je nach den materiellen Möglichkeiten.