Steuern & Buchführung

Was Sie über Reisekosten wissen sollten – Übernachtungskosten

geschrieben von Marion Orthmann

Als Unternehmer können Sie Übernachtungskosten für eine Geschäftsreise steuerlich geltend machen. Anhand von Beispielen lernen Sie hier, worauf Sie dabei achten müssen.

Zur Erinnerung: Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die Ihnen unmittelbar durch eine Geschäftsreise entstehen:

Bei der gemütlichen Zusammenkunft unseres Existenzgründer-Quartetts geht es immer noch um das Thema Reisekosten. Matthias, der Boutique-Besitzer, der vor Kurzem eine Geschäftsreise unternommen hat, möchte wissen, ob er seine Hotelrechnung steuerlich geltend machen kann.

Wie so häufig weiß Peter, der regelmäßig an Existenzgründer-Seminaren teilnimmt, Rat: "Als Übernachtungskosten sind die tatsächlich entstandenen Kosten, in Deinem Fall also die Hotelkosten, steuerlich anzusetzen. Hast Du auch im Hotel gefrühstückt? Wenn ja, wurde das Frühstück extra berechnet?"

Matthias kramt seine Rechnung hervor. "Ja, morgens habe ich im Hotel etwas gegessen. Das war ein tolles Frühstücksbuffet! Es gab alles, was das Herz begehrt! Hier auf der Rechnung heißt es: Übernachtung mit Frühstück 118,80 €."

Eigenanteil für das Frühstück abziehen

"Gut, dann musst Du vom Gesamtpreis einen sogenannten Eigenanteil für das Frühstück in Höhe von 4,80 € abziehen. Das sind 20% von den 24,00 € Tages-Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand.

Den Rest, also 114,00 € pro Nacht, kannst Du als Übernachtungskosten beim Finanzamt einreichen.

Kosten für Minibar nicht abzugsfähig

Falls Du bei Deinem Aufenthalt etwas aus der Minibar verzehrt hast, kostenpflichtig telefoniert oder ferngesehen hast, sind das private Ausgaben, die Du aus der Rechnung herausrechnen musst. Die werden nämlich nicht erstattet", hat Peter eine weitere wichtige Information für Matthias.

"Nein, die Minibar habe ich nicht angerührt!" "Gut, dann hast Du jetzt alles, um Deine Fahrtkosten, den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten für Deine Geschäftsreise beim Finanzamt steuerlich geltend zu machen."

Sonstige Nebenkosten

Der Vollständigkeit halber bleibt noch zu erwähnen, dass generell auf Geschäftsreise verschiedene Reisenebenkosten denkbar sind: Hotelgarage, berufliche Telefongespräche, Telefaxübermittlungen oder Schriftverkehr, Parkgebühren, Maut, Flug- oder Fährkosten oder Gepäckaufbewahrung. Diese Kosten müssen anhand von Belegen nachgewiesen werden.

Solche Nebenkosten sind Matthias dieses Mal nicht entstanden. Für die nächste Geschäftsreise ist er aber nun bestens vorbereitet!

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Marion Orthmann

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