Führen Sie ein separates Geschäftskonto
Hannah hat sich selbständig gemacht und führt seit einigen Wochen ein kleines Bistro am Stadtrand. Heute hat sie einen Termin bei ihrem Steuerberater. Es geht um die Einrichtung eines Geschäftskontos bei ihrer Hausbank. Ihr Steuerfachmann Herr Weiß steht Rede und Antwort. "Ich bin bisher sehr gut mit dem einen Konto, das ich sowohl privat als auch geschäftlich nutze, zurecht gekommen. Die Anzahl der Buchungen für mein Geschäft ist derzeit noch durchaus überschaubar. Für ein weiteres Konto fallen doch auch wieder Kosten für die Kontoführung an – dann zahle ich ja doppelt! Und die ganzen Formalitäten, die zu einer Kontoeröffnung gehören, beginnen auch noch einmal!" argumentiert Hannah.
Herr Weiß erklärt ihr, wie wichtig es für sie als Unternehmerin ist, ein Geschäftskonto zu führen. "Allein durch die Trennung von Privat und Geschäft sowie die bessere Übersichtlichkeit werden anfangs gefühlte Nachteile schnell wieder wett gemacht. Ein Vorteil ist, dass Sie nur das Geschäftskonto in Ihrer Buchführung erfassen müssen. Wenn Sie Privat und Geschäft über ein Konto abwickeln, zahlen Sie für jede Ihrer Privatbuchungen mit, denn in der Regel wird die Buchführung nach Aufwand berechnet."
So legen Sie Ihre Bankunterlagen richtig ab
Herr Weiß hat einen weiteren Tipp für Hannah: "Bei der Ablage der Bankunterlagen ist es wichtig, dass Sie zwischen zwei unterschiedlichen Belegarten unterscheiden: Handelt es sich um monatliche Unterlagen, die Sie für die laufende Buchführung benötigen, wie monatliche Kontoauszüge, dann heften Sie diese in einen Jahresordner und nennen ihn z.B. "Bank 2011". Vorteil ist, dass dieser Ordner im nächsten Jahr erledigt ist und ins Archiv gebracht werden kann.
Handelt es sich bei den Belegen um Vertragsunterlagen (z.B. für die Kontoführung, Infos zu Zinssatzänderungen oder erteilte Daueraufträge und Einzugsermächtigungen), also dauerhaft gültige und wichtige Daten, unabhängig von einem bestimmten Kalenderjahr, werden sie in einem Dauerordner abgelegt. Dieser sollte ständig griffbereit in Ihrer Nähe stehen. Sie werden sehen, Sie haben jederzeit den vollen Durchblick und sparen viel Zeit."
Die Bearbeitung der Kontoauszüge
Ihre Kontoauszüge für die Buchführung vorzubereiten, ist dann ganz leicht: Sie heften die Auszüge regelmäßig, z.B. einmal pro Woche oder einmal im Monat, chronologisch sortiert ab. Die älteren Vorgänge gehören nach unten, das Neue wird oben drauf abgelegt. Prüfen Sie alle Bewegungen! Sind alle Beträge korrekt?
Legen Sie die entsprechenden Belege hinter den Kontoauszug, denn in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung heißt es: Keine Buchung ohne Beleg! Wenn Sie diese Prüfungen regelmäßig durchführen, wissen Sie, dass die Bewegungen auf Ihrem Konto in Ordnung sind und können bei Unklarheiten diese sofort ausräumen", beendet Herr Weiß seine Ausführungen.