Die Vorteile einer zeitnahen Betriebsprüfung aus Sicht der Finanzverwaltung

Planen Sie eine zeitnahe Betriebsprüfung ein, um von der bislang üblichen Praxis einer Prüfung im Drei-Jahresrhythmus abzugehen und eine jährliche Prüfung anzustreben. Dies hat die Oberfinanzdirektion Koblenz zum Anlass genommen, in einer Broschüre über die Eckpunkte einer zeitnahen Betriebsprüfung zu informieren.

In der Regel erstrecken sich steuerliche Betriebsprüfungen auf einen Zeitraum von drei Jahren. Darüber hinaus umfassen die Prüfungsjahre insbesondere in größeren Betrieben und Konzernen oft weit zurückliegende Zeiträume.

Zeitnahe Betriebsprüfung: Ziel
In erster Linie ist es Ziel der zeitnahen Betriebsprüfung, von der bislang üblichen Praxis einer Prüfung im Drei-Jahresrhythmus abzugehen und einen Ein-Jahresrhythmus anzustreben. Ferner wird mit der zeitnahen Betriebsprüfung angestrebt, die Prüfungszeiträume an aktuellere Veranlagungszeiträume heranzuführen  und die Prüfungsdauer zu verkürzen.

Um diese Ziele zu realisieren setzt eine zeitnahe Betriebsprüfung den Willen zur verstärkten Kooperation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung voraus. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass sie bei kooperationsbereiten Unternehmen alle Möglichkeiten ausschöpfen wird, um das gemeinsame Ziel der größeren Zeitnähe der   Betriebsprüfung zu realisieren.

Zeitnahe Betriebsprüfung: Vorteile
Nach Ansicht der Oberfinanzdirektion Koblenz bietet eine zeitnahe Betriebsprüfung gegenüber weit zurückliegenden Prüfungszeiträumen erkennbare wirtschaftliche Vorteile.

Zunächst sollen die Unternehmen im Hinblick auf die Beurteilung steuerlich relevanter Vorgänge durch die Finanzverwaltung schneller Rechts- und Planungssicherheit erhalten. Die soll sich insbesondere auf Dauersachverhalte (z. B. Verrechnungspreise zwischen verbundenen Unternehmen) beziehen.

Durch die zeitnahe Betriebsprüfung sollen Unternehmen frühzeitig Informationen über mögliche Nachzahlungspflichten bekommen. Die Gefahr, dass in schlechten Jahren Steuern für frühere ertragreiche Jahre fällig werden, wird hierdurch reduziert.

Ferner würde durch eine zeitnahe Prüfung das Problem sehr hoher – und steuerlich nicht abzugsfähiger – Nachzahlungszinsen (§ 233 a AO) entfallen oder sich zumindest weniger negativ auswirken.

Die Aufarbeitung aktueller Zeiträume ist in der Regel sehr viel leichter und problemloser, da aufklärungsrelevante Sachverhalte noch in Erinnerung sind. Somit können bei einer zeitnahen Betriebsprüfung Anfragen der Betriebsprüfung mit weniger Aufwand erledigt werden, da das zeitaufwendige Rekonstruieren anhand von alten Belegen und Verträgen entfällt. Die nachteiligen steuerlichen Folgen einer mangelnden Sachaufklärung können durch die zeitnahe Betriebsprüfung somit vermieden werden.

Mögliche Probleme durch Personalwechsel sind bei einer zeitnahen Betriebsprüfung tendenziell geringer. Personen, die prüfungsrelevante Sachverhalte bearbeitet haben, stehen bei einer zeitnahen Betriebsprüfung in der Regel noch zur Verfügung.

Insbesondere im Zusammenhang mit der digitalen Betriebsprüfung sind Unternehmen bei traditionellen Betriebsprüfungen in der Regel gezwungen, technisch überholte Systeme für Zwecke der Betriebsprüfung vorzuhalten. Dieser Gesichtspunkt ist zu vernachlässigen, wenn Betriebsprüfungen zeitnah vorgenommen werden.

Zeitnahe Betriebsprüfung: Vorgehen
Bei einer zeitnahen Betriebsprüfung wird die Betriebsprüfungsstelle die zuständigen Veranlagungsstelle über Unternehmen in Kenntnis setzen, die eine zeitnahe Betriebsprüfung wünschen. In diesen Fällen ist nach den Vorstellungen der Oberfinanzdirektion Koblenz sicherzustellen, dass eingehende Steuererklärungen bevorzugt bearbeitet werden. Die Betriebsprüfungsstelle wird umgehend über den Eingang der Steuererklärungen informiert.

Sofern die Abgabe der Steuererklärungen für einen bestimmten Zeitraum zu einem bestimmten Termin durch das Unternehmen verbindlich zugesagt wird, ist dies von den Betriebsprüfungsstellen im Rahmen der Planung einer zeitnahen Betriebsprüfung zu berücksichtigen.

Ferner setzen die Betriebsprüfungsstellen nach Bedarf Prüferteams ein, die sich aus qualifizierten Großbetriebsprüfern sowie Fachprüfern (Datenzugriff, Auslandssachverhalte, betriebliche Altersversorgung) zusammensetzen. Daneben werden bei der zeitnahen Betriebsprüfung Lohnsteueraußenprüfer und Umsatzsteuersonderprüfer – soweit dies möglich ist – zeitgleich eingesetzt.

Für die Dauer der Betriebsprüfung steht dem Unternehmen ein leitender Prüfer für alle Anfragen zur Verfügung.

Die Betriebsprüfung bildet innerhalb angemessener Zeit Prüfungsschwerpunkte, die dem Unternehmen gebündelt mitgeteilt werden. Eine Erweiterung der Prüfungsschwerpunkte findet im Allgemeinen dann nur noch in Ausnahmesituationen statt. Lediglich, wenn sich während der Prüfung neue bedeutsame Prüffelder aufdrängen, so besteht grundsätzlich die Möglichkeit, diese zu überprüfen. Die Finanzverwaltung erwägt für solche Fälle die Kürzung weniger bedeutsamer Prüffelder.

Nach Auffassung der Oberfinanzdirektion Koblenz ist in allen Fällen einer zeitnahen Betriebsprüfung anzustreben, zügiger als bisher mit der Prüfung zu beginnen und durch die Beschleunigung der Prüfungsabläufe schneller zu ihrem Abschluss zu kommen.

Nach Beendigung der zeitnahen Betriebsprüfung werden die im Bericht vermerkten Feststellungen unmittelbar nach Ergehen des Berichts in geänderte Steuerbescheide umgesetzt.

Die zeitnahe Betriebsprüfung im Unternehmen
Für die Dauer der zeitnahen Betriebsprüfung sollten Unternehmen einen entscheidungsbefugten Mitarbeiter benennen, über den alle Anfragen und Anforderungen der Betriebsprüfung laufen. Dieser Mitarbeiter ist dann im Rahmen der zeitnahen Betriebsprüfung dafür verantwortlich, aufkommende Fragen möglichst umgehend zu beantworten.

Er sollte von der Geschäftsleitung daher mit den entsprechenden Vollmachten ausgestattet sein, um dieses Ziel auch gegenüber anderen Abteilungen des Unternehmens durchsetzen zu können. Für die Dauer der zeitnahen Betriebsprüfung sollte der Mitarbeiter darüber hinaus von zeitintensiven laufenden Arbeiten weitestgehend entlastet werden.

Erforderliche Unterlagen für eine zeitnahe Betriebsprüfung

Zu Beginn der zeitnahen Betriebsprüfung sind den Betriebsprüfern folgende Unterlagen zu übergeben:

  • Unterschriebene Steuererklärungen
  • Handelsbilanzen und Steuerbilanzen
  • Abschlussunterlagen aus dem Bereich Rechnungswesen
  • Anpassung an vorangegangene Betriebsprüfungen durch Bilanzpostenmethode
  • Wirtschaftsprüfungsberichte
  • Gesellschaftsrelevante Vertragsunterlagen

Diese Unterlagen sind bei Konzernen für alle zugehörigen Firmen und unabhängig von dem zu prüfenden Wirtschaftsjahr zur Verfügung zu stellen.

Nutzt das Unternehmen elektronische Informationsquellen oder tauscht auf diesem Weg Informationen aus, ist nach Absprache mit den Betriebsprüfern zu Beginn der zeitnahen Prüfung ein entsprechender Zugang einzurichten (z. B. Internet- und Intranetzugang).

Im Rahmen der zeitnahen Betriebsprüfung sind die Betriebsprüfer über Änderungen aus gesellschaftsrechtlicher und wirtschaftlicher Sicht mit steuerlicher Relevanz (z. B. Gesellschafterwechsel, Umstrukturierungsmaßnahmen, Rechtsbeziehungen zwischen konzernzugehörigen Unternehmen) zu informieren. Ferner erläutert das Unternehmen die aus seiner Sicht prüfungsrelevanten Sachverhalte und legt die zugehörigen entscheidungserheblichen Unterlagen vor.

Elektronischer Datenzugriff bei zeitnaher Betriebsprüfung
Für eine zeitnahe Betriebsprüfung ist ein uneingeschränkter elektronischer Datenzugriff nach den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erforderlich, und zwar – nach Ansicht der Oberfinanzdirektion – ohne Beschränkung auf den Prüfungszeitraum. Hierdurch sollen Rückfragen durch die Prüfer möglichst vermieden werden.

Durch die Einsichtnahme in die aktuellen Daten können bei der zeitnahen Betriebsprüfung Dauersachverhalte schneller geklärt werden. Die Zugriffsberechtigungen sollten hierzu mindestens den Festlegungen der Prüferrolle nach den Empfehlungen der DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe) oder – bei anderen Systemen – einem   vergleichbaren Umfang entsprechen.

Je nach Lage des Einzelfalls sollen die Modalitäten des Datenzugriffs gesondert vereinbart werden. Für Fragen zu den Benutzeroberflächen (z. B. SAP-Benutzeroberfläche) oder zu technischen Problemen sollte das Unternehmen einen Ansprechpartner benennen, da nur so ein reibungsloser Ablauf des Datenzugriffs für die zeitnahe Betriebsprüfung gewährleistet werden kann.

Zeitnahe Betriebsprüfung: Fristen
Auch eine zeitnahe Betriebsprüfung kann nur durch eine schnelle Beantwortung der Anfragen innerhalb einer verhältnismäßig kurzen Zeitdauer beendet werden. Die Geschäftsleitung sollte daher alle Abteilungen des Betriebs dazu anhalten, die Anfragen der Betriebsprüfer schnellstmöglich zu beantworten. Hierzu ist für jede Anfrage ein Erledigungstermin zu vereinbaren. Bei einer zeitnahen Betriebsprüfung sollte die Beantwortung der Anfrage nach Auffassung der Oberfinanzdirektion Koblenz in der Regel vier Wochen nicht überschreiten.

Nach Beantwortung der Anfrage und Übergabe entsprechender Unterlagen, soll die endgültige Bearbeitung durch die zeitnahe Betriebsprüfung erfolgen. Fachprüfer sind ggf. hinzuzuziehen.

Besprechungen im Rahmen der zeitnahen Betriebsprüfung
Im Rahmen der zeitnahen Betriebsprüfung sollen regelmäßige Besprechungen die Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung fördern. Hierdurch können auftretende Probleme direkt besprochen und Missstände beseitigt werden.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung Koblenz sollte die erste gemeinsame Besprechung bereits vor dem eigentlichen Beginn der zeitnahen Betriebsprüfung stattfinden. Zweckmäßig ist ein Austausch beider Parteien über die Zeitplanung, die Größe des Prüferteams und das Kennenlernen der Ansprechpartner.

Im Laufe der zeitnahen Betriebsprüfung sind regelmäßige Zwischenbesprechungen erforderlich, in denen unter Teilnahme von Entscheidungsträgern des Unternehmens u.a. Prüfungsfeststellungen bereits endgültig besprochen werden.

Betriebsprüfungsdatenbank für die zeitnahe Betriebsprüfung
Die Oberfinanzdirektion Koblenz regt für die Durchführung von zeitnahen Betriebsprüfungen die Einrichtung einer speziellen Betriebsprüfungsdatenbank an. Einsehbar für beide Seiten sollte die Datenbank die Prüffelder der zeitnahen Betriebsprüfung, sämtliche Anfragen hierzu, deren Fristen und die steuerlichen Auswirkungen enthalten.

Ist ein Sachverhalt abschließend ermittelt und stimmt das Unternehmen der Behandlung durch die Betriebsprüfung zu, so ist eine Prüfungsmitteilung zu fertigen. Die Änderung durch die zeitnahe Betriebsprüfung ist umgehend in die Prüferbilanzen aufzunehmen. Dies erleichtert die Planung für das Unternehmen und die Betriebsprüfer.

Angleichungsbuchungen durch die zeitnahe Betriebsprüfung
Zeitnah an die Ergebnisse der zeitnahen Betriebsprüfung hat das Unternehmen seine Steuerbilanzen anzupassen. Optimal hält die Oberfinanzdirektion eine regelmäßige fortlaufende Einarbeitung der Prüfungsfeststellungen. Gegebenenfalls ist ein entsprechendes Softwareprogramm von der Firma herzustellen oder zu erwerben, das zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Angleichungsbuchungen genutzt werden kann.

Download der Informationen zur zeitnahen Betriebsprüfung
Im Internet steht die Broschüre über die Eckpunkte einer zeitnahen Betriebsprüfung zum Download zur Verfügung.