Bei der Bildung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten ist zu beachten, dass für den Begriff "Ausgabe" nicht der umgangssprachliche, sondern der betriebswirtschaftliche Inhalt von Bedeutung ist. Ausgaben sind daher mit einer Verminderung des Geldvermögens einer Unternehmung verbunden, sei es durch die Abnahme des Zahlungsmittelbestandes (Geld, Wechsel, Scheck, Bankguthaben) oder von Forderungen (z. B. durch Abtretung), aber auch durch Zunahme von Verbindlichkeiten.
Ausgaben umfassen daher sowohl alle Auszahlungen als auch Veränderungen der Forderungen/Verbindlichkeiten.
Voraussetzungen für die Bildung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten
Als weitere Voraussetzung für die Bilanzierung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) ist es erforderlich, dass der Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Abschlussstichtag vorliegt.
Ähnlich wie bei den Auszahlungen ist auch bei der Begriffsbestimmung des Aufwands bei der Bildung von aktiven Rechnungsabgrenzungsposten auf den betriebswirtschaftlichen Inhalt abzustellen. Aufwand ist hiernach gegeben, wenn das Reinvermögen der Unternehmung vermindert wird. Aufwand liegt daher zum Beispiel nicht vor, wenn aufgrund der Ausgabe ein Vermögensgegenstand entsteht bzw. erworben wird.
Leistet das Unternehmen daher z. B. eine Anzahlung für den Kauf eines Vermögensgegenstandes, der erst in der folgenden Periode geliefert wird, so ist die Anzahlung als Forderung zu aktivieren.
Aktive Rechnungsabgrenzungsposten bei wiederkehrenden Leistungen
Vorauszahlungen bei Dauerschuldverhältnissen für Miete, Pacht oder Ähnliches weisen zwar die gleichen Merkmale wie die Anzahlungen aus dem vorgenannten Beispiel auf. Der durch die Vorauszahlung begründete wirtschaftliche Anspruch zum Beispiel auf Nutzung eines Gebäudes stellt jedoch lediglich ein immaterielles Nutzungsrecht dar, das nicht aktiviert werden kann.
Im Unterschied zu den echten Anzahlungen sind die Vorauszahlungen bei wiederkehrenden Leistungen zeitraumbezogen. Daher sind solche Vorauszahlungen bei der Bildung von Rechnungsabgrenzungen zu berücksichtigen.
Die Ausgaben sind allerdings im Rahmen von aktiven Rechnungsabgrenzungskosten nur insoweit abzugrenzen, als ihre Erfolgswirksamkeit die folgenden Wirtschaftsjahre betrifft. Eine generelle künftige Erfolgswirksamkeit reicht nicht aus. Gefordert wird vielmehr, dass sich der Zeitraum rechnerisch genau bestimmen lässt. Anfang und Ende des Zeitraumes müssen daher eindeutig feststehen.
Beispiel: Vertragsgemäß zahlt ein Unternehmen die Miete für die Monate Dezember 2011 bis Mai 2012 am 1. Dezember 2011 in Höhe von 12.000 Euro im Voraus. Die Miete ist daher als Aufwand des alten Jahres für den Monat Dezember in Höhe von 2.000 Euro zu erfassen. Für die restlichen 10.000 Euro ist ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) zu bilden, da sie als Aufwand dem folgenden Geschäftsjahr zuzurechnen sind.
Beispiele dafür, dass Ausgaben erfolgswirksam über den Bilanzstichtag hinausreichen können, jedoch keine exakte Bestimmung des Zeitraums möglich ist, sind etwa Werbekampagnen oder Forschungsaufwendungen. Sicher können solche Ausgaben einen erfolgswirksamen Beitrag der künftigen Abrechnungsperioden darstellen. Es lässt sich aber nicht bestimmen, für welche Zeit dies konkret gilt. Daher dürfen für solche Ausgaben auch keine aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) gebildet werden.