Um die verschiedenen Ziele innerhalb der Beschaffung zu erreichen, ist der Einsatz unterschiedlicher Instrumente zur Planung, Steuerung und Kontrolle erforderlich. Neben den allgemein im Controlling eingesetzten Methoden, wie beispielsweise der Kostenrechnung oder der Abweichungsanalyse, gibt es auch eine Reihe von Instrumenten, die speziell für das Beschaffungscontrolling entwickelt wurden.
Instrumente des Beschaffungscontrollings
Bei den Instrumenten, die im Rahmen des Beschaffungscontrollings eingesetzt werden, lässt sich zwischen solchen, die originär aus dem Beschaffungsbereich kommen, und solchen, die typischerweise dem Controlling zugerechnet werden, unterscheiden Beschaffungscontrolling-Instrumente, die ursprünglich aus dem Beschaffungsbereich kommen, sind etwas die ABC-Analyse, die Lieferantenanalyse, die Beschaffungsmarktanalyse und die verschiedenen Portfolioanalysen.
Mein Tipp: Obwohl man die ABC-Analyse als das typische Werkzeug der Beschaffung ansehen kann, ist sie als Instrument zur Planung und Kontrolle, beispielsweise von Materialkosten, in jedem Fall auch dem Beschaffungscontrolling zuordenbar. Nutzen Sie daher dieses Instrument auch im Beschaffungscontrolling.
Zu typischen Controlling-Instrumenten des Beschaffungscontrollings gehören vor allem die Kennzahlen, da sich diese ohne Weiteres auf den Beschaffungsbereich übertragen lassen. So kann beispielsweise die Fortschreibung von Preisindizes der Planung und Kontrolle von Beschaffungskosten dienen.
Originäre Instrumente des Beschaffungscontrollings
Zu den originären Instrumenten des Beschaffungscontrollings gehören solche Instrumente, die typischerweise im Beschaffungsbereich angesiedelt sind:
- Bei der Beschaffungsmarktforschung geht es vor allem um die systematische Erhebung, Bewertung und Analyse aller einen bestimmten Beschaffungsmarkt betreffenden Informationen. Diese Erhebung erfolgt je nach Fragestellung einmalig oder auch fortlaufend.
- Neben der ABC-Analyse trifft die XYZ-Analyse als Instrument des Beschaffungscontrollings Aussagen über die Regelmäßigkeit des Verbrauchs der benötigten Güter.
- Die Lieferantenanalyse dient als Instrument des Beschaffungscontrollings primär dazu, den richtigen Lieferanten zu finden, der die benötigten Güter in der entsprechenden Menge und den gewünschten Spezifikationen unter Berücksichtigung der Logistikkosten zu einem günstigen Preis liefern kann.
Mein Tipp: Nutzen Sie dieses Instrument des Beschaffungscontrollings, um zum Beispiel das Erscheinen neuer Substitutionsprodukte rechtzeitig zu erkennen oder sich über neue Produktionstechniken zu informieren.
- Indikatorensysteme dienen vor allem der Früherkennung von kritischen Entwicklungen im Beschaffungsbereich. Ihre Hauptaufgabe besteht im Rahmen des Beschaffungscontrollings darin, zukünftige Veränderungen so frühzeitig anzuzeigen, dass bestimmte Entwicklungen im Rahmen der weiteren Planung noch berücksichtigt werden können.
- Kennzahlen können allgemein als Zahlen bezeichnet werden, die quantitativ erfassbare Tatbestände konzentriert darstellen. Der Fokus von Kennzahlen im Beschaffungscontrolling liegt dabei zweifelsohne auf beschaffungsrelevante Tatbestände.
- Mit der Analyse von Preisobergrenzen ermitteln Sie den Preis, den Sie maximal für ein Gut zahlen wollen oder können. Da dieses Instrument des Beschaffungscontrollings auf Daten aus der Produktion und dem Absatz zurückgreift, wird es häufig auch in diesen Bereichen durchgeführt.
Mein Tipp: Verwenden Sie vor allem die im Beschaffungscontrolling typischen Kennzahlen, wie zum Beispiel die durchschnittliche Lieferzeit oder die Retourenquote.