Handlungsempfehlungen zu den GDPdU

Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) e. V. hat eine aktualisierte Version der Empfehlungen zur Anwendung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) veröffentlicht.

Die DSAG-Arbeitsgruppe GDPdU im Arbeitskreis Financials konstituierte sich bereits im September 2001, um in enger Zusammenarbeit mit den Entwicklungsabteilungen der SAP AG Lösungen zur Umsetzung der GDPdU zu erarbeiten. Nachdem im Mai 2002 erstmals Empfehlungen zum Thema GDPdU veröffentlicht wurden und im Mai 2006 die zweite Fassung herausgegeben wurde, legt die Arbeitsgruppe nun die 3. Version der Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU vor.

Das Werk zum Umgang mit den GDPdU – die auch scherzhaft mit "Gib dem Prüfer deine Unterlagen" übersetzt werden – ist das Ergebnis aus Analysen von Experten aus Mitgliedsfirmen der Bereiche IT, Steuern, Finanzen und Revision namhafter Unternehmen.

Gegenüber der 2. Version wurde die Darstellung stark ausgedehnt, da viele Anregungen aus den DSAG-Mitgliedsfirmen und anderen SAP-Anwendungsunternehmen in die Empfehlungen zu den GDPdU eingeflossen sind. Hinweise kamen auch aus den Reihen der Finanzverwaltung.

Ziel der Handlungsempfehlungen zu den GDPdU
Ziel der Handlungsempfehlungen zu den GDPdU ist es, Ratschläge zu bieten, wie die Herausforderungen des digitalen Datenzugriffs im Rahmen von Betriebsprüfungen praxisgerecht gemeistert werden können. Nachdem ein GDPdU-Einführungsprojekt vielleicht vor einigen Jahren durchgeführt wurde, ergeben sich im Alltag neue Herausforderungen rund um den digitalen Datenzugriff der Betriebsprüfer, sodass die Materie nicht ad acta zu legen ist. Vielmehr bringt die Anwendung der GDPdU fortlaufende Aktualisierungen mit sich, wenn sich Organigramme, Geschäftsprozesse und IT-Systeme ändern.

Hinweise zu den GDPdU-Empfehlungen für SAP-Anwender
Die Handlungsempfehlungen zu den GDPdU beruhen im Wesentlichen auf Erfahrungen mit dem Standard-Funktionsumfang der SAP-Systeme. SAP-Branchenlösungen und die Erweiterungsmodule APO, SEM, CRM, SCM, BI, PLM etc. sind grundsätzlich nicht in den Handlungsempfehlungen zu den GDPdU einbezogen. Die Handlungsempfehlungen zu den GDPdU beschränken sich auf Hinweise, welche Optionen im SAP-Standard bereitstehen, um auch unternehmensspezifische Veränderungen der Datenbasis in die Datenträgerüberlassung einzubeziehen.