Einsparpotenziale in der öffentlichen Verwaltung

Die A.T. Kearney-Studie "Shared Services in Government" beziffert die jährlichen Einsparpotenziale in der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland durch die Konsolidierung interner Abläufe auf über drei Milliarden Euro.

A.T. Kearney und Prof. Seitz von der Technischen Universität Dresden untersuchen die Einsparpotenziale in der Öffentlichen Verwaltung durch den Einsatz privatwirtschaftlicher Einkaufsmethoden.

Aktuelles Einsparpotenzial in der Öffentlichen Verwaltung
Durch den Einsatz moderner, privatwirtschaftlicher Einkaufsmethoden könnte die Öffentliche Verwaltung in Deutschland ein Einsparpotenzial von über vier Milliarden Euro pro Jahr realisieren. Dabei verteilt sich das Einsparpotenzial in der Öffentlichen Verwaltung wie folgt:

  • 2,6 Milliarden Euro auf Gemeindeebene,
  • 0,8 Milliarden Euro auf Länderebene und
  • 0,7 Milliarden Euro auf Bundesebene.

Zu diesem Ergebnis kommt eine gemeinsame Analyse der Managementberatung A.T. Kearney und dem Lehrstuhl für Empirische Finanzwissenschaften und Finanzpolitik an der Technischen Universität Dresden.

Grundlage für die Optimierung des öffentlichen Einkaufs sehen die Autoren in einem strategischen Beschaffungsmanagement, das die Gesamtkosten für zugekaufte Materialien und Dienstleistungen reduziert. Im Mittelpunkt steht dabei die Bündelung von Einkäufen, die Neubestimmung technischer Anforderungen, die Restrukturierung der Lieferantenbeziehungen sowie die Optimierung und Globalisierung der gesamten Beschaffungskette.

Ausgangslage in der Öffentlichen Verwaltung
Bei ihren Berechnungen zu den möglichen Einsparpotenzialen in der Öffentlichen Verwaltung haben die Autoren berücksichtigt, dass in Deutschland bereits vereinzelt Maßnahmen in die richtige Richtung ergriffen wurden.

So wird festgestellt, dass die aktuelle Situation der öffentlichen Hand in weiten Teilen der Lage vieler deutscher Unternehmen vor einigen Jahren entspricht, bevor man das Beschaffungswesen als strategische Funktion erkannt und erfolgreich eingeführt hat.

Dennoch lässt sich die Vorgehensweise privatwirtschaftlich geführter Unternehmen nicht so einfach auf die öffentliche Verwaltung übertragen, da sich der öffentliche Sektor typischerweise durch eine ganze Reihe von Verhaltensmustern kennzeichnen lässt, die eine optimale Ausrichtung der Einkaufsfunktion in der Verwaltung erschweren.

Strategisches Beschaffungsmanagement in der Öffentlichen Verwaltung
Um die vorhandenen Einsparpotenziale in der Öffentlichen Verwaltung zu realisieren, gilt es vor allem, die alten Verhaltensmuster aufzubrechen und auch die Grundphilosophie hinter einem optimalen Beschaffungsmanagement zu verstehen und danach zu handeln.

Lieferanten sind danach nicht als „Verhandlungs-Gegner“, sondern als Partner mit einem gemeinsamen Ziel zu sehen. Ziel hierbei müsse es sein – so die Autoren – die „Total Cost of Ownership“ – das heißt Einkaufspreis, Logistik, Handhabung, Anwendung, Instandhaltung und Entsorgung – zu optimieren und so gemeinsam mit dem Lieferanten zu einer „Win-Win“-Situation zu gelangen.

Shared Services in der Öffentlichen Verwaltung
Eine weitere Möglichkeit, um Einsparpotenziale in der Öffentlichen Verwaltung zu realisieren, sehen die Autoren in der Konsolidierung ausgewählter Einkaufsfunktionen über das organisatorische Gestaltungselement Shared Services.

Die strategisch relevanten Kernprozesse – typischerweise Beobachtung der Entwicklung des legalen Rahmens und des Beschaffungsmarktes, strategisches Sourcing, Qualitätssicherung sowie Beschaffungscontrolling – werden dabei organisatorisch in einer Einheit gebündelt, um Synergie- und Skaleneffekte möglichst optimal zu nutzen.

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