Es gibt wahrscheinlich auch in Ihrem Unternehmen Artikel, die in nahezu konstanten Mengen verkauft werden, und solche, bei denen der Verbrauch stark schwankt. Genau hier setzt die XYZ-Analyse an.
So setzten Sie die XYZ-Analyse im Einkauf ein
Mit der XYZ-Analyse berücksichtigen Sie in Ihrem Einkauf die unterschiedliche Vorhersagegenauigkeit des mengenmäßigen Verbrauchs bei Ihren Bestelldispositionen. Hierdurch können Sie nicht nur die Einkaufsprozesse, sondern auch Ihre Lagerbestände optimieren und damit die Kosten für die Bevorratung von Produkten deutlich verringern.
Stellen Sie Bedarfsschwankungen mithilfe der XYZ-Analyse fest
Entsprechend den Schwankungen beim Bedarf teilen Sie die zu beschaffenden Artikel im Rahmen einer XYZ-Analyse durch Ihren Einkauf in folgende Kategorien ein:
- X-Artikel benötigen Sie regelmäßig in mehr oder weniger konstanten
Mengen. Die Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs ist hier sehr groß. - Y-Artikel haben einen trendmäßig steigenden oder fallenden
Bedarfsverlauf. Die Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs ist von mittlerer
Qualität. - Z-Artikel benötigt Ihr Unternehmen nur unregelmäßig. Die Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs ist hier gering.
Der Bedarfsverlauf eines Artikels und somit die Vorhersagegenauigkeit
des Bedarfs lässt sich im Rahmen der XYZ-Analyse durch den sogenannten
Schwankungskoeffizienten (SQ) ausdrücken, der zeigt, wie stark die
Bestellmengen voneinander abweichen. Je höher der
Schwankungskoeffizienten, desto geringer die Vorhersagegenauigkeit.
Vergeben Sie X-, Y- und Z-Kennzeichen
Um Artikel in die Kategorien X, Y oder Z einordnen zu können, werden die Beschaffungsmengen der laufenden und der vergangenen Perioden verglichen (zum Beispiel Woche und Vorwoche oder Monat und Vormonat). Wie bei der ABC-Analyse werden die absoluten Abweichungen (SQ-Abweichungen) in absteigender Reihenfolge sortiert und klassifiziert. Allerdings können die Grenzen der Klassifizierung auch direkt über den SQ-Wert festgelegt werden. Häufig verwendet man hierfür die folgende Einteilung:
- X-Artikel: SQ-Abweichung < 0,350 %
- Y-Artikel: SQ-Abweichung < 0,700 %
- Z-Artikel: SQ-Abweichung ? 0,700 %
Meine Empfehlung: Allgemeingültige Werte für die SQ-Abweichungen gibt es nicht. Letztlich müssen Sie aufgrund der Umstände in Ihrem Unternehmen entscheiden, welche Grenzwerte Sie im Rahmen der XYZ-Analyse für sinnvoll halten.
Bestimmen Sie durch Einsatz der XYZ-Analyse die optimale Beschaffung
Haben Sie die Artikel den einzelnen Kategorien zugeordnet, legen Sie anschließend für jede Kategorie die optimale Beschaffung fest:
- X-Artikel eignen sich für eine bedarfssynchrone Beschaffung. Die Artikelkategorie der XYZ-Analyse ist darüber hinaus besonders geeignet, Bestände zu reduzieren und mit Lieferanten genaue Lieferpläne abzustimmen.
- Demgegenüber sollten bei Y-Artikeln Vorräte angelegt werden, sodass ein großer Teil an planerischer Arbeit wegfällt. Y-Artikel müssen vom Einkauf operativ betreut werden. Das Einkaufsmanagement muss hier besonders auf eine genaue Abstimmung zwischen Bedarfsträgern und Einkauf achten.
- Bei Z-Artikeln ist eine Beschaffung im konkreten Bedarfsfall die beste Lösung. Bei dieser Kategorie der XYZ-Analyse besteht für den Einkauf die Aufgabe darin, die Lieferzeiten so weit wie möglich zu verkürzen. Dank kürzerer Lieferzeiten besteht dann die Möglichkeit, auch auf unvorhergesehene Bedarfe zeitnah zu reagieren.