Im Rahmen der Kostenartenrechnung ist die Kostenartenbildung so vorzunehmen, dass alle anfallenden Kostenbelege auch von verschiedenen Sachbearbeitern eindeutig, zweifelsfrei und kontinuierlich den jeweiligen Kostenarten zugeordnet werden können. Um dies zu gewährleisten, sind einige Grundsätze bei der Kostenartenbildung zu beachten.
Grundsätze der Kostenartenrechnung für die Kostenartenbildung
Nach dem Grundsatz der Vollständigkeit hat die Kostenartenbildung so zu erfolgen hat, dass alle anfallenden Kosten vollständig untergebracht werden können. Die Kostenartengliederung der Kostenartenrechnung darf somit keine Lücken aufweisen.
Der Grundsatz der Eindeutigkeit besagt, dass die Definition des Inhaltes einer Kostenart eindeutig und klar verständlich sein muss, um eine zweifelsfreie Kosteneinordnung zu ermöglichen. Im Rahmen der Kostenartenrechnung erleichtert eine eindeutige Kostenarteneinteilung und Kostenartenbezeichnung den zuständigen Sachbearbeitern die Entscheidung, bei welcher Kostenart ein bestimmter Geschäftsvorfall untergebracht werden soll.
Nach dem Grundsatz der Einheitlichkeit ist eine gleichbleibende Zuordnung von Kosten zu bestimmten Kostenarten notwendig, um über mehrere Perioden hinweg die Vergleichbarkeit der Ergebnisse der Kostenartenrechnung zu gewährleisten.
Der Grundsatz der Reinheit besagt, dass für den Inhalt einer Kostenart nur eine Kostengüterart, das heißt, ein kostenverursachender Produktionsfaktor beziehungsweise Input, bestimmend ist. Eine zu grobe Kostenartenbildung ist daher auf jeden Fall zu vermeiden. Bildet man etwa eine Kostenart "Gebühren und Beiträge" ohne weitere Differenzierungen, so fallen darunter unter anderem Porto- und Telefonkosten oder Beiträge für Verbände. Damit wäre eine getrennte Betrachtung von Porto- und Telefonkosten oder Verbandsbeiträgen nicht mehr möglich.
Die Differenzierung darf für die Kostenartenrechnung allerdings auch nicht so weit gehen, dass die Wirtschaftlichkeit der Kostenartenrechnung infrage gestellt würde.
Gliederungsmöglichkeiten für die Kostenartenrechnung
Unter Beachtung der angeführten Grundsätze lassen sich die Gesamtkosten eines Unternehmens nach verschiedenen Kriterien in einzelne Kostenarten aufspalten. Die hier vorgestellten Gliederungsmöglichkeiten stellen allerdings nur grobe Raster der Kostenarteneinteilung dar, das heißt Kostenartengruppen, die für den praktischen Einsatz noch weiter differenziert werden müssen.
Mögliche Gliederungskriterien für die Kostenartenrechnung
In Anlehnung an die Einteilung der Produktionsfaktoren kann eine Gliederung der Kostenarten für die Kostenartenrechnung nach der Art der verbrauchten Produktionsfaktoren in Material, menschliche Arbeitsleistung und Betriebsmittel zu folgenden Kostenartengruppen führen:
- Materialkosten
- Personalkosten
- Betriebsmittelkosten
- sonstige Kostenarten
Die funktionsorientierte Gliederung für die Kostenartenrechnung könnte z. B . durch folgende Kostenartengruppen dargestellt werden:
- Beschaffungskosten
- Fertigungskosten
- Vertriebskosten
- Verwaltungskosten
Nach der Art der Verrechnung ergibt sich eine Einteilung für die Kostenartenrechnung in
Gemäß dem Verhalten bei Beschäftigungsschwankungen können für die Kostenratenrechnung folgende Kostenartengruppen gebildet werden:
- variable Kosten
- fixe Kosten
Faktororientierte Gliederung für die Kostenartenrechnung
Neben den hier vorgestellten Gliederungskriterien sind für die Kostenartenrechnung noch zahlreiche weitere Einteilungen denkbar. Als Hauptgliederungsmerkmal bei der Kostenarteneinteilung sollte aber grundsätzlich die faktororientierte Unterteilung gewählt werden. Da in der anschließenden Kostenstellen-und Kostenträgerrechnung die Kosten ohnehin den Kostenstellen und Kostenträgern zugeordnet werden, reicht diese Unterteilung vollständig aus. Als Ergänzung zu der produktionsfaktororientierten Kostenarteneinteilung sind kostenstellen- und kostenträgerorientierte Einteilungskriterien zwar grundsätzlich zulässig. Sie sind aber möglichst zu vermeiden, da sie unnötig die Anzahl der Kostenarten erhöhen, ohne die Ergebnisse zu verbessern.
Der Kostenartenplan der Kostenartenrechnung
Als Ergebnis der Kostenartengliederung nach den genannten Kriterien und Grundsätzen erhält man einen sogenannten Kostenartenplan. Die Kennzeichnung einer Kostenart erfolgt darin durch eine Kostenartennummer und eine Kostenartenbezeichnung. Durch die Zusammenfassung ähnlicher Kostenarten werden Kostenartengruppen gebildet.
Bei der Kontierung werden die Belege zunächst mit der Kostenartennummer und Kostenbezeichnung markiert. Es muss ferner erkennbar sein, welcher Geschäftsvorfall welche Kosten verursacht hat und wie dieser Beleg im System der Kostenrechnung weiterverrechnet werden soll. Belege mit Einzelkosten werden durch Produkt-, Artikel- oder Auftragsnummern gekennzeichnet um die unmittelbare Verbindung zu den betrieblichen Produkten oder Aufträgen herzustellen. Belege mit Gemeinkosten sind um die Kostenstellennummern derjenigen Abteilungen zu ergänzen, in denen die betrachteten Kostenbeträge entstanden sind.
Kontierungshinweise der Kostenartenrechnung
Da in der betrieblichen Praxis die Grundsätze der Kostenartenbildung wegen der großen Anzahl von Buchungsfällen oft nur ansatzweise eingehalten werden können, empfiehlt es sich, den Kontenplan um Kontierungshinweise und Kontierungsbeispiele zu erweitern und die Regeln der Zuordnung zu einzelnen Kostenarten zu erläutern.