Das Audit Committee hat seine Beurteilung und seine Beschlussempfehlung an den Aufsichtsrat in einer Weise darzulegen und zu begründen, dass alle Aufsichtsratsmitglieder in der Lage sind, informiert und sachgerecht an der Beschlussfassung teilnehmen zu können.
Hierfür hat der Aufsichtsrat das Audit Committee mit allen ihm zur Verfügung stehenden Informationsrechten auszustatten, die das Audit Committee zur sachgerechten Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt.
Der Vorsitzende des Audit Committees hat den Aufsichtsrat in der jeweils unmittelbar folgenden Sitzung über die Ausschusssitzung und die dort getroffenen wesentlichen Feststellungen zu informieren. Die Protokolle der Prüfungsausschusssitzungen sind den Aufsichtsratsmitgliedern zugänglich zu machen.
Der Vorsitzende des Audit Committees sollte in dringenden Angelegenheiten unmittelbar Kontakt mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden aufnehmen und diesen unterrichten.
Audit Committees: Selbstkritische Betrachtung
Die Mitglieder des Audit Committees haben regelmäßig die Effizienz ihrer Tätigkeit zu überprüfen, hierüber dem Plenum zu berichten und ggf. Verbesserungsmaßnahmen durchzuführen. Führt der Aufsichtsrat selbst eine Effizienzprüfung durch, soll insbesondere auch das Audit Committee und dessen Zusammenarbeit mit dem Plenum mit einbezogen werden.
Die Tätigkeit und die Ergebnisse einer Effizienzprüfung sind dem Aufsichtsrat in einem Bericht zu präsentieren, sodass sich die Anteilseigner ein Bild darüber verschaffen können, wie der Aufsichtsrat und sein Audit Committee ihren Pflichten, insbesondere mit Blick auf die Überwachung der Rechnungslegung, nachgekommen sind.
Ressourcen für Audit Committees
Die Mitglieder eines Audit Committees sollen über die für ihre Arbeiten erforderliche Zeit sowie Engagement verfügen. Hierzu ist das Audit Committee mit ausreichenden Mitteln auszustatten.
Das Audit Committee soll nach Abstimmung mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden externe Berater in Rechts-, Prüfungs- und sonstigen Fragen in Anspruch nehmen können, wenn dies für die Wahrnehmung von Aufgaben erforderlich ist.