Spesen abrechnen: Seien Sie vorsichtig mit zu schneller Kündigung

Bei Spesen abrechnen sind Mauscheleien oder Fehler immer noch ein häufiger Grund für eine Kündigung. Mal wird auch das Privatfahrzeug auf Firmenkosten betankt, private Restaurantbesuche über die Firma abgerechnet und mal werden Abwesenheitszeiten aufgerundet. All das kann ein Grund für eine Kündigung sein. Aber als Arbeitgeber sollten Sie prüfen, ob Ihnen möglichweise auch ein Fehler in diesem Zusammenhang unterlaufen ist, bevor Sie die Kündigung überreichen. Denn das kann Ihr Kündigungsrecht vernichten.

Unsauberkeiten beim Spesen abrechnen
Das musste ein Arbeitgeber vom Arbeitsgericht Cottbus erfahren. Er hatte einem Mitarbeiter eine Kündigung ausgesprochen, weil dieser über Jahre bei seinen Spesenabrechnungen die Abwesenheitszeiten für die Außer-Haus-Besuche munter auf die nächste halbe bzw. volle Stunde aufgerundet hatte. Dadurch machte er höhere Spesen geltend. Seine fristlose Kündigung wurde aber zu seinem Erstaunen vom Arbeitsgericht verworfen (Az.: 7 Ca 868/09).

Das Gericht kassierte die Kündigung v. a. deshalb, weil der Chef die Spesenabrechnungen immer abgezeichnet hatte. Nach Ansicht des Gerichts durfte der Mitarbeiter daher davon ausgehen, dass die Abrechnungen inhaltlich geprüft und gebilligt waren. Mit anderen Worten: Er durfte annehmen, dass der Arbeitgeber die Spesenabrechnung so für richtig hielt.

Vor diesem Hintergrund hätte der Arbeitgeber den Mitarbeiter erst auf den Fehler in den Abrechnungen aufmerksam machen und eine Stellungnahme zur Spesenabrechnung verlangen müssen. Oder er hätte das Verfahren zur Erstattung von Spesen ändern müssen. Vorher war eine Kündigung nicht möglich.

Spesen abrechnen: So machen Sie alles richtig
Schaffen Sie klare Richtlinien zur Abrechnung von Spesen, am besten schriftlich. Lassen Sie sich diese von dem Mitarbeiter unterzeichnen. Dabei sollten Sie genau formulieren, welche "Spielregeln" bei der Abrechnung von Spesen einzuhalten sind. Sonst laufen Sie Gefahr, dass eine Kündigung wegen Fehlern bei Spesenabrechnungen vom Gericht nicht anerkannt wird.