Die Ermahnung: ein zahnloser Tiger?
In vielen Unternehmen greift der Arbeitgeber zunächst zu einer Ermahnung. Im Rahmen eines Personalgesprächs wird der Mitarbeiter mit dem Fehlverhalten konfrontiert und ermahnt, sich in Zukunft beanstandungsfrei zu verhalten. Das Ganze hat mehr psychologische Wirkung als eine juristische. Als Vorbereitung für eine verhaltensbedingte Kündigung reicht eine Ermahnung jedoch nicht. Hierzu ist in der Regel eine Abmahnung wegen des gleichen oder eines vergleichbaren Fehlverhaltens erforderlich.
Formvorschriften für eine Ermahnung bestehen nicht. Sie können den Mitarbeiter also auch mündlich ermahnen. Sie steigern die psychologische Wirkung der Ermahnung aber, wenn Sie über das Mitarbeitergespräch mit der Ermahnung eine Aktennotiz verfassen und den Mitarbeiter unterschreiben lassen.
In vielen Fällen reicht eine Ermahnung aus, um den Mitarbeiter wieder "auf Spur" zu bringen. Entscheidend ist dabei auch die Struktur der Mitarbeiter und die generelle Häufigkeit von Beanstandungen durch den Arbeitgeber.
Wenn Sie mit Ermahnungen bei leichteren Fehlern arbeiten, hat dies außerdem den Vorteil, dass die Abmahnung als eskalierte Reaktion wahrgenommen wird, mit anderen Worten: sie wird ernst genommen.
Bei der Abmahnung wird es dagegen ernst
Ein anderes Kaliber ist dagegen die Abmahnung. Mit dieser versuchen Sie, dem Mitarbeiter deutlich zu machen, was Sie von ihm erwarten. Gleichzeitig machen Sie ihm klar, dass er im Wiederholungsfall mit der Kündigung des Arbeitsverhältnisses zu rechnen hat.
Auch die Abmahnung ist gesetzlich nicht geregelt. Sie ist in aller Regel aber Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung bei einem erneuten Fehlverhalten. Ohne die Abmahnung wird das Arbeitsgericht eine Kündigung wegen eines Fehlverhaltens kassieren.
Auch für die Abmahnung bestehen keine Formvorschriften. Abmahnungen sollten Sie aber ausnahmslos schriftlich vornehmen. Denn im Falle einer späteren Kündigung und eines deshalb anstehenden Kündigungsschutzprozesses vor dem Arbeitsgericht sind Sie dafür beweispflichtig, dass eine ordnungsgemäße Abmahnung vorher vergeblich ausgesprochen wurde. Und wenn Sie die Abmahnung nur mündlich vorgenommen haben, werden Sie diesen Beweis kaum führen können.
Das gehört in Ihre Abmahnung:
- Beschreiben Sie das Fehlverhalten genau, mit Datum und Uhrzeit. Der Mitarbeiter muss genau erkennen können, was Sie ihm vorwerfen.
- Beschreiben Sie, wie er sich richtig hätte verhalten müssen.
- Fordern Sie auf, sich zukünftig vertragsgetreu zu verhalten.
- Mahnen Sie ihn ausdrücklich ab ("Hiermit erteilen wir Ihnen wegen des vorstehend beschriebenen Verhaltens eine Abmahnung").
- Teilen Sie ihm mit, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung rechnen muss ("Wir weisen darauf hin, dass Sie im Wiederholungsfall mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen müssen").
- Im Idealfall lassen Sie sich von dem Mitarbeiter unterschreiben, dass er die Abmahnung erhalten hat und sie als berechtigt anerkennt.
Ermahnung und Abmahnung: Betriebsrat muss nicht angehört werden
Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie diesen, anders als bei der Kündigung, vorher nicht anhören, bevor Sie eine Ermahnung oder Abmahnung aussprechen.