Personalplanung / -controlling

So wählen Sie die richtigen Personalkennzahlen aus

geschrieben von Fred Schübbe

Mit gut ausgewählten Personalkennzahlen werden dem HR-Management wertvolle Informationen bereitgestellt. Die Aufgabe, die „richtigen“ Kennzahlen auszuwählen, ist für den Personalcontroller nicht leicht. Lesen Sie in diesem Beitrag, worauf es bei der Auswahl und Erstellung von Personalkennzahlen ankommt.

Personalkennzahlen sind hervorragend geeignet, um uns zu zeigen, in welchen Bereichen das HR-Management und das Unternehmen zu personalrelevanten Themen gut aufgestellt sind und wo Handlungsnotwendigkeiten bestehen. Sie helfen, Entscheidungen zu treffen, wenn sie bedarfsgerecht ausgewählt und professionell aufbereitet wurden.

Dabei steht jeder Personalcontroller zwangsläufig vor der Frage, welche Personalkennzahlen die geeigneten sind. Aus der theoretisch unendlich großen Menge von Kennzahlen können und sollten nur einige wenige dem Management zur Verfügung gestellt werden, denn eine zu große Anzahl von Kennzahlen übt keinen Steuerungsimpuls mehr aus, sondern verwässert die Informationen und verunsichert die Informationsempfänger. Umso wichtiger ist die Auswahlentscheidung, die der Personalcontroller zu Beginn seiner Berichtstätigkeit, aber auch immer wieder neu treffen muss.

Welches sind die strategischen HR-Themen?

Ausgehend von der
HR-Strategie können Personalkennzahlen identifiziert werden, die die in
der Strategie behandelten Themenfelder zahlenmäßig darstellen. Das
Personalcontrolling folgt also den in der HR-Strategie definierten
Themen. Aber Achtung: Das Personalcontrolling muss gleichzeitig den
HR-Strategen Hinweise auf kritische Themen geben, die (noch) nicht im
Fokus des Managements stehen. Daher sind – sozusagen im Hintergrund –
viele weitere Kennzahlen auszuwerten und zu verfolgen.

Welche Daten stehen zur Verfügung?

Die verfügbare Datenbasis bestimmt wesentlich die Leistungsfähigkeit des Personalcontrollings und die Verfügbarkeit von Personalkennzahlen. Integrierte Systeme (z.B. Stammdaten, Gehaltsabrechnung, Zeitwirtschaft) erspart dem Personalcontrolling die Arbeit des Zusammenführens. Bei getrennten Datenbeständen müssen Bindeglieder gefunden werden, die die Daten zusammenführen. Das gleiche gilt beim Bezug von "Fremddaten" aus Quellen außerhalb des HR-Bereiches.

Mit welchen Instrumenten werden Kennzahlen ermittelt?

Das Personalcontrolling benötigt leistungsfähige Instrumente, um die verfügbaren Daten flexibel auswerten zu können. Standardreports und einfache Excel-Tabellen erfüllen diese Voraussetzung regelmäßig nicht. Stattdessen sind speziell für Auswertungszwecke erstellte Tools erforderlich, die als Zusatzsoftware gekauft oder selbst erstellt werden können. Gerade hier gilt, dass der Preis nicht unbedingt die Qualität bestimmt. Die Eigenschaften der ausgewählten Software bestimmen i.d.R. nicht die Auswahl der zu erstellenden Personalkennzahlen, wohl aber die Flexibilität ihrer Darstellung.

Die Auswahl der zu erstellenden Kennzahlen hängt also vom Bedarf sowie von den verfügbaren Daten und Instrumenten ab. Unternehmensindividuelle Kennzahlen ergänzen sich dabei mit Kennzahlen, die in übergreifende Statistiken und Benchmarks einfließen. Während bei ersteren jedes Unternehmen in der Definition frei ist, müssen bei den übergreifend verwendeten Kennzahlen Standards eingehalten werden. Bei jeder Kennzahl ist daher anzugeben, für welchen Zweck sie erstellt wurde.

Woran Sie gute Personalkennzahlen erkennen können, lesen Sie in einem weiteren Artikel in diesem Portal.

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Fred Schübbe

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