Setzt man zwei Zahlen miteinander ins Verhältnis, entsteht eine relative Zahl. Die meisten Personalkennzahlen werden als relative Zahl dargestellt. Beispiele hierfür sind die Fluktuationsquote oder die Krankenquote.
Darstellung der Personalkennzahl als Grafik
Relative Zahlen werden als Prozentzahl, seltener als Bruch ausgewiesen. Da die relativen Zahlen i.d.R. den Anteil eines Wertes vom Ganzen darstellen, ist eine Aufbereitung als Kreis- oder Tortengrafik in vielen Fällen sinnvoll. Hierbei ist zu beachten, dass besonders kleine Anteile des Kreises nur schlecht dargestellt werden können. Diese sollten ggf. unter einer Position "Sonstiges" zusammengefasst werden.
Nachkommastellen bei relativen Zahlen
Ob Nachkommastellen angegeben werden, und wenn ja, wie viele, hängt davon ab, in welcher Range sich die ausgewiesenen Werte aufteilen. Variieren die dargestellten Werte beispielsweise zwischen 10% und 70%, können Nachkommastellen entfallen. Liegen die Werte in einem engen Korridor, z.B. zwischen 70% und 75%, sind Nachkommastellen erforderlich, um die Unterschiede herauszuarbeiten.
Generell verführen die errechneten relativen Zahlen dazu, eine genauere Darstellung zu realisieren, als es für den Sachverhalt notwendig und der Übersicht dienlich ist.
Relative Zahlen in zwei Gruppen
Weiter unterteilen lassen sich die Relativen Zahlen in Gliederungszahlen und Beziehungszahlen. Die Gliederungszahl hat im Zähler und im Nenner die gleiche Einheit, zum Beispiel Mitarbeiter. Wird der Anteil der Mitarbeiter mit Abitur an der Gesamtmitarbeiterzahl dargestellt, handelt es sich um eine Beziehungszahl. Im Gegensatz dazu weist die Verhältniszahl im Zähler und Nenner unterschiedliche Einheiten auf. Beispiel: Anzahl der Diebstähle pro 1.000 Mitarbeiter.