Viele Unternehmen erfassen im Rahmen des Personalcontrollings Kennzahlen. Diese Kennzahlen werden erhoben, um einen Betrieb zu analysieren, das Betriebsgeschehen zu planen, die Betriebsabläufe zu steuern und die Betriebsergebnisse zu kontrollieren. Damit dies gelingt, werden verschiedene Kennzahlen erfasst. Bei diesen Kennzahlen kann es sich um absolute oder relative Zahlen handeln.
Als Beispiele für absolute Zahlen in Form einer Einzelzahl, einer Summe, einer Differenz oder eines Mittelwerts, sind im Bereich des Personalcontrollings folgende Werte zu nennen:
- die Anzahl der Angestellten (Einzelzahl)
- die Höhe der Personalkosten (Summe)
- der Altersunterschied (Differenz)
- das Durchschnittsalter (Mittelwert)
Neben diesen absoluten Kennzahlen gibt es relative Kennzahlen, bei denen zwei Zahlen in Form von einer Gliederungszahl, einer Beziehungszahl oder einer Indexzahl in ein Verhältnis gesetzt werden. Als Beispiele für solche Zahlen können folgende Kennzahlen genannt werden:
- der Anteil an Frauen im Unternehmen (Gliederungszahl)
- die Personalkosten pro Mitarbeiter (Beziehungszahl)
- die Entwicklung der Personalkosten über einen bestimmten Zeitraum (Indexzahl)
Der Vorteil von Kennzahlen liegt darin, dass man einen Vergleich durchführen kann. Bei diesem Vergleich kann es sich um einen internen oder um einen externen Vergleich handeln.
Ein interner Kennzahlenvergleich stellt die Entwicklung eines Unternehmens dar
Bei einem internen Kennzahlenvergleich wird die Entwicklung eines Unternehmens über einen längeren Zeitraum betrachtet. Zu diesem Zweck untersucht man beispielsweise, wie sich die Personalkosten pro Mitarbeiter oder das Durchschnittsalter der Mitarbeiter entwickelt haben.
Mit einem internen Kennzahlenvergleich kann ein Unternehmen überprüfen, ob verschiedene personalpolitische Maßnahmen den gewünschten Erfolg gebracht haben. So lässt sich zum Beispiel auf der Grundlage der Krankenquote ableiten, ob durch eine Verbesserung des Arbeitsumfelds und der Arbeitsabläufe die Krankheitstage reduziert werden konnten.
Durch einen internen Kennzahlenvergleich kann somit überprüft werden, ob es einem Unternehmen gelungen ist, sich positiv zu entwickeln. Aussagen zu der Entwicklung des Unternehmens im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche sind mit dieser Methode jedoch nicht möglich.
Der externe Vergleich ermöglicht eine Gegenüberstellung von Kennzahlen mit anderen Unternehmen
Mithilfe eines externen Vergleichs kann man die eigene Leistungsfähigkeit des Unternehmens einschätzen. Damit ein solcher Vergleich jedoch auch aussagekräftig ist, sollte man unbedingt darauf achten, dass:
- die Unternehmen aus der gleichen Branche stammen
- die Unternehmen in der gleichen Region ansässig sind
- die Unternehmen etwa gleich groß sind
Ein Vergleich von unterschiedlichen Unternehmen ist nicht sinnvoll, da beispielsweise das Lohnniveau stark variieren kann. So werden zum Beispiel in einem großen Softwareunternehmen in Deutschland wesentlich höhere Löhne gezahlt, als in einem Handwerksbetrieb in Polen. Aufgrund dieser Unterschiede im Lohnniveau ist ein Vergleich nicht sinnvoll. Im Gegensatz dazu kann es jedoch empfehlenswert sein, wenn ein Unternehmen seine Personalkennzahlen mit veröffentlichten Kennzahlen der IHK, der Handwerkskammer oder der Innung vergleicht.