Personalkosten sind zu einem großen Teil quasi-fixe Kosten. Sie sind gebunden an vereinbarte Arbeitsverträge, Tarifverträge und gesetzliche Bestimmungen (z. B. Sozialversicherungen) und damit nur schwer beeinflussbar. In mitbestimmten Betrieben wird zudem der Arbeitgeber kaum eine Maßnahme zur Kostenreduzierung ohne die Zustimmung des Betriebsrates durchführen können.
Dennoch lohnt es sich, auch scheinbare Nischen anzuschauen, in denen beeinflussbare Personalkosten oder personalnahe Sachkosten entstehen. Wichtig ist dabei, nicht nur an Personalabbau zu denken. Denn ist die Krise erst einmal vorbei, wird das Personal wieder gebraucht und muss (ggf. teuer) wieder beschafft werden. Maßnahmen, die nicht auf dauerhafte Personalfreisetzung sondern auf Beeinflussung der Kostenstrukturen setzen, sind daher langfristig sinnvoller.
Aus Geld wird Zeit
Prüfen Sie, ob Sie bisher in Geld vergütete Mehrarbeit in Zeitguthaben umwandeln können. Auch Sonderzahlungen lassen sich – je nach Struktur des Vergütungssystems – in Zeitguthaben umwandeln. Parallel dazu sollten Sie Anreize für Langzeiturlaube oder Sabbaticals schaffen.
Überprüfen Sie Ihr Portfolio an Zusatzleistungen
Sind Ihre Zusatzleistungen noch zeitgemäß? Zahlen Sie "aus historischen Gründen" Prämien, Boni, Zuwendungen aus Anlässen, die Sie eigentlich gar nicht honorieren möchten? Prüfen Sie, auf welcher Grundlage die Zusagen erfolgt sind und ob diese -ggf. mit Zustimmung des Betriebsrates – widerrufbar sind. Wandeln Sie diese ggf. um in erfolgsabhängige Zahlungen, um in Krisenzeiten davon frei zu sein.
Personalkosten senken durch Teilzeitarbeit
Wo immer möglich, sollten Sie die Bereitschaft fördern, Arbeitsplätze in Teilzeit zu besetzen. Gerade die vollzeitnahen Teilzeitbeschäftigungen sind hochproduktiv. Wirken Sie hier insbesondere auf Ihre Führungskräfte ein, Teilzeitarbeit zuzulassen.
Arbeiten Sie mit zugeordneten Budgets im Bereich der Weiterbildung
Wenn bisher eine zentrale Kostenstelle alle Bildungsaufwendungen trug, sollten Sie die Kosten der Weiterbildung auf die einzelnen Kostenstellen verteilen. Dies führt zu einem Rückgang der Bildungsgeschenke und des Seminartourismus, sofern es diesen bei Ihnen noch gibt. Gleichzeitig sollten Sie dafür sorgen, dass nicht falsch verstandene Sparsamkeit der Kostenstellenverantwortlichen zu einem Bildungsnotstand führt.
Stellen Sie zur Senkung der Personalkosten jede Ausgabe auf den Prüfstand
Um die Betriebsblindheit zu umgehen, kann es sinnvoll sein, sich durch externe Berater unterstützen zu lassen, wenn es darum geht, vermeidbare Kosten zu identifizieren. Oft werden Ausgaben als selbstverständlich angesehen, weil sie über Jahre hinweg angefallen sind. Argumente wie "Das wurde bisher aber immer bezahlt" zählen nicht. Entscheidend ist die Grundlage für jede einzelne Zahlung. Hier wird man besonders im Bereich der niedrigen, aber häufigen Zusatzleistungen Erfolge erzielen.
Kostensenkung funktioniert oft nur, wenn alle Beteiligten von der Notwendigkeit überzeugt sind. Denn vielfach müssen die Kosten zunächst einmal transparent gemacht werden. Das geht meist nur mit Hilfe der Betroffenen. Die oben angeführten Beispiele führen zu einer kurzfristigen Senkung der Kosten. Dies ist bei Personalkosten besonders wichtig, da der Personalabbau im Normalfall nur sehr zeitverzögert Kosten einspart.