Benchmarking betrifft den Vergleich von Kennzahlen. Hier wird zum Beispiel die Größe der Personalabteilung im Vergleich zur Unternehmensgröße auf den Prüfstand gestellt. Auch Kennzahlen, die auf die Qualität von Personalprozessen, wie beispielsweise der Bewerbungsbearbeitung abzielen, können Inhalt eines Benchmarkings sein.
Beim Benchmarking sind einige wesentliche Aspekte zu beachten.
- Wenn ein Apfel wie ein Apfel aussieht, ist er vielleicht trotzdem eine Birne. Peinlichst genau ist beim Benchmarking darauf zu achten, dass die Kriterien, die miteinander verglichen werden, nach identischen Grundsätzen betrachtet werden. Bei Personalzahlen kommt es auf sehr genaue Definitionen von Grundgesamtheiten an.
- Werden Funktionen miteinander verglichen, ist auch hier sicherzustellen, dass alle Beteiligten unter der genannten Funktion das Gleiche verstehen. Wird beispielsweise festgestellt, wie viele Mitarbeiter mit der Gehaltsabrechnung beschäftigt sind, müssen die darin enthaltenen Schritte beschrieben werden (Eingabe der Daten, Erstellen von Bescheinigungen, Ausführen des Abrechnungsprogramms, Versenden der Entgeltnachweise usw.).
Beachten Sie beim Benchmarking im Personalbereich auch Folgendes:
- Benchmarking ermittelt ein Best-Practice-Beispiel, an dem sich die anderen Unternehmen orientieren können. Da nichts so gut ist, dass es nicht noch besser gemacht werden könnte, handelt es sich bei dem ermittelten Best-Practice-Beispiel nicht unbedingt um das mögliche Optimum. Daher ist es durchaus legitim und auch sinnvoll, sich über den Best-Practice-Ansatz hinaus Gedanken über weitere Verbesserungen zu machen.
- Im Rahmen von Benchmarking-Studien sollte neben der exakten Ermittlung der Vergleichskriterien eine Umfeldbetrachtung vorgenommen werden. Das Best-Practice-Beispiel muss nicht in jedem Umfeld funktionieren, sondern kann ggf. sogar schlechtere Werte aufweisen, wenn es dort eingesetzt wird, wo die Rahmenbedingungen nicht geeignet sind.
- Möchten Sie ein unternehmensübergreifendes Benchmarking im Personalbereich durchführen, sollten Sie prüfen, ob es bereits eine laufende Benchmarking-Studie unter professioneller Begleitung gibt. Hier wird gewährleistet, dass die Ergebnisse anschließend aussagekräftig und vergleichbar sind.
- Bedenken Sie auch, dass es mit dem Aufwand für das Benchmarking nicht getan ist. Berücksichtigen Sie die für die anschließende Maßnahmenumsetzung erforderlichen Personal- und / oder IT-Kapazitäten.
Benchmarking kann also wertvolle Ergebnisse liefern, wenn es professionell durchgeführt wird. Nutzen Sie gegebenenfalls externe Hilfe, um sich das erforderliche Know-How und auch die notwendige Unabhängigkeit zu sichern.