Personalrestrukturierung ist keine Zauberei – Tipps zur Umsetzung

In den sich verändernden Märkten nehmen die Globalisierung, die Spezialisierung, das Besinnen auf das Core Business, aber auch die Unternehmensentwicklung, die Investitionen – Desinvestitionen stetig zu. Kostenreduzierung ist ein weiteres wichtiges Thema, das auch die Personalrestrukturierung nicht ausspart. Wie gehen Sie dabei vor? Achten Sie auf die Fallen und seien Sie genau in den Prozessen.

Das Phasenmodell

Alle Aktivitäten können in Phasen unterteilt werden und müssen in der jeweiligen Phase abgeschlossen sein, bevor wir ein endgültiges Ziel erreichen.

1. Bereiten Sie das Thema besonders vor

Diese Phase ist entscheidend für den Erfolg der Restrukturierungsmaßnahme. Dazu gehört die Definition der Projektorganisation, die unternehmerische Entscheidung, die arbeitsrechtliche Due Diligence, verschiedene Backup-Varianten und die Vorbereitung des Betriebsrates.

Die Vorbereitung dauert zwischen einem und drei Monaten.

  • Definieren Sie die Projektorganisation genau. Benennen Sie die Mitglieder der Task Force im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, das Verhandlungsteam und die Eskalationsinstanz. Legen Sie einen Zeitplan fest.
  • Involvieren Sie im Projektteam die Geschäftsleitung, das Controlling, Rechtsanwälte bzw. Verbandsvertreter, den Bereich PR und Kommunikation und den Bereich Operation. Für das Projektteam sollten nur Mitarbeiter bestimmt werden, die voraussichtlich von der Restrukturierung nicht betroffen sind und ausreichend verfügbar sind.
  • Das Verhandlungsteam besteht aus Front-End und Back-End-Mitarbeitern. Im Front-End sehen wir den Projektleiter, Personalmitarbeiter und ggf. Rechtsberater.
  • Im Back-End sind die Datenlieferanten, Controllingfunktionen, der Bereich Kommunikation und ggf. ebenfalls Rechtsberater. Berücksichtigen Sie bei der Zusammensetzung des Verhandlungsteams die unterschiedlichen Charaktere. Bringen Sie die Geschäftsleitung nicht zu früh ins Spiel.

2. Analysieren Sie die Unternehmenssituation, also die unternehmerische Entscheidung

Verfassen Sie eine detaillierte Analyse der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens. Prüfen Sie Umsatz, Kostenergebnis und Liquidität, Auslastung, Auftragsbestand und den Personalbestand. Ist die Unterauslastung vorübergehend oder dauerhaft? Die umfassende Analyse der Unternehmenssituation ist Voraussetzung für alle notwendigen Entscheidungen.

Definieren Sie Ziele für

  • Kostenreduzierung
  • Strategische Ausrichtung
  • Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Sicherung der Arbeitsplätze
  • Erhalt des Unternehmens
  • Verständnis über Projekt und Kosten
  • Zuordnung von Aufgaben und Verantwortungen

3. Wichtig: Die Personalkosten

Hier gibt es viele Hebel. Maßnahmen entwickeln sich über Arbeitszeitkonten, Arbeitszeitreduzierung/Teilzeitarbeit, Insourcing, Abbau von Leiharbeitern, keine Verlängerung befristeter Mitarbeiterverträge, Mitarbeiterabbau während der Probezeiten, Verleihen von Mitarbeitern, temporäre Beschäftigung bei anderen mit Rückkehrgarantie, Sabbatical, Gehaltsverzicht (ggf. Kompensation bei Überreichung des Ebits).

Entwickeln Sie neue Gehaltsmodelle – variablere Vergütungen, entwickeln Sie Boni für direktes Ergebnis, überführen Sie Festangestellte in Freiberufler, reduzieren Sie die Arbeitszeit bzw. betrachten Sie die Verträge teurer externer Mitarbeiter. Führen Sie ggf. Kurzarbeit ein.

4. Analysieren Sie die Budgets

Versuchen Sie alle Budgets zu analysieren und sparen Sie ggf. auch beim Management (z. B. Dienstwagen). Die sonstigen Kosten wie Entwicklungsbudget, Marketingkosten/Vertrieb, Messen und Provisionen – wie sieht Ihre Infrastruktur aus?

Zum Beispiel Büroflächenreduzierung, Home Office. Themen wie Telefonkosten bzw. Reisekosten gehören mit in die Analyse. Downsizeing  von Firmenwagen, monatliche Leasingrate, Motorisierung Fahrzeugauswahl, all dies sind Maßnahmenkataloge für eine mögliche Kostenreduzierung.

5. Arbeitsrechtliche Due Diligence. Checken Sie die vertraglichen Situationen

Prüfen Sie alle Vereinbarungen, insbesondere Verpflichtungen zum Erhalt von Beschäftigung und möglicher Ausstiegsklauseln. Wie sehen Ihre Vertriebsvereinbarungen aus, Vereinbarungen über Beschäftigungssicherung (Schlechtwetterklausel, bereits früher abgeschlossener Interessensausgleich, einzelvertragliche Zusagen, Verpflichtungen z. B. aus öffentlichen Subventionen für Beschäftigungserhalt sowie Tarifverträge).

Unterziehen Sie die Personaldaten unbedingt einer umfassenden Prüfung. Stellen Sie eine regelmäßige Aktualisierung sicher.

Bereiten Sie sich auf Abwehrmaßnahmen der Arbeitnehmer vor (Backup-Varianten). Spielen Sie frühzeitig zu erwartende Abwehrmaßnahmen der Arbeitnehmer durch und entwickeln Sie Gegenstrategien.

6. Bereiten Sie die Arbeitnehmer auf die Personalrestrukturierung rechtzeitig vor

Sprechen Sie die wesentlichen Meinungsführer vertraulich auf bevorstehende Einschnitte an. Dazu gehört die Darstellung der wirtschaftlichen Situation und der möglichen Folgen. Dokumentieren Sie klar und deutlich die wirtschaftlichen Kerndaten im Wirtschaftsausschuss, im Aufsichtsrat, in den Beiräten. Führen Sie vertrauliche Gespräche mit dem Betriebsratsvorsitzenden bzw. alternativen Meinungsführern in der Mitarbeiterschaft. Schalten Sie die Gewerkschaft und ggf. die Politik mit ein.

Diskutieren Sie nicht, auf welche Informationen der Betriebsrat Anspruch hat. Informieren Sie ihn und seine Berater offen und umfassend. Zeigen Sie die ungeschminkte Information über die wirtschaftliche Lage. Informieren Sie über alle untersuchten Szenarien und deren Bewertung durch das Unternehmen.  Schaffen Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, eine positive Verhandlungskultur.

Verhandeln Sie über Maßnahmen und deren Umsetzung mit den Arbeitnehmervertretern. Achten Sie dabei besonders auf die professionelle Terminplanung. Schlagen Sie Alternativtermine vor, Folgetermine und Reservetermine.

Verhandeln Sie über Maßnahmen und deren Umsetzung. Achten Sie bei dem Fokus auch auf freiwillige Maßnahmen. Dazu gehören Arbeitsplatzangebote an anderen Standorten, Arbeitsplatzangebote innerhalb des Konzerns bzw. des Unternehmens, Aufhebungsangebote, Vorruhestandsregelungen, Transfergesellschaften und betriebsbedingte Kündigungen. Achten Sie immer auf einen wertschätzenden Umgang mit Ihren Mitarbeitern und motivieren Sie die Bleibenden.

7. Kommunizieren Sie aktiv

Besonders wichtig ist die aktive Kommunikation, die interne und externe Information über den Verhandlungsstand und die Ergebnisse. Führen Sie regelmäßige, positive Kommunikation mit allen Beteiligten. Behalten Sie die Kommunikation in Ihrer Hand. Üben Sie eine aktive Pressearbeit aus und binden Sie die Führungskräfte als Multiplikatoren mit ein. Entwickeln Sie möglichst gemeinsame Kommunikation mit dem Betriebsrat und lassen Sie sich ggf. durch externe Profis unterstützen.

8. Berücksichtigen Sie die Flexibilität innerhalb des Budgetrahmens

Bei den weiteren Schritten und dem Abschluss des Interessenausgleiches/Sozialplans achten Sie auf die Flexibilität innerhalb des Budgetrahmens. Schreiben Sie die Kosten des Sozialplans mit und führen Sie eine "mitlaufende Kalkulation" durch.

9. Schalten Sie bei Bedarf eine Einigungsstelle ein

Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die mögliche Anrufung einer Einigungsstelle vor und planen Sie den möglichen Zeitbedarf mit ein. Durch diese Einigungsstelle kann ein Zeitverzug zwischen drei Monaten und mehr entstehen.

Führen Sie eine genaue Detailplanung und ein transparentes Maßnahmencontrolling durch, die die erfolgreiche Umsetzung der Personalmaßnahmen im Rahmen Ihres Budgets dokumentiert. Diese Phasen der Umsetzung dauern zwischen drei und 18 Monaten.

10. Betonen Sie Ihre soziale Verantwortung

Bringen Sie in der Kommunikation Ihres Verhandlungsergebnisses Ihre soziale Verantwortung zum Ausdruck. Vermarkten Sie Ihr Ergebnis nach innen und außen und stellen Sie die Maßnahmen für Ihre Mitarbeiter dar. Dazu  gehört auch die Vorbereitung der Führungskräfte auf die ungewohnten Aufgaben. Schulen Sie die Führungskräfte.

Nicht oder unzureichend informierte Führungskräfte gefährden den Erfolg Ihrer Maßnahmen. Dazu gehören die Detailinformationen über die Vereinbarungen, Training von Trennungsgesprächen sowie die Begleitung und Unterstützung in schwierigen Situationen.

Führen Sie eine stringente Projektplanung durch (wer, was, wann, wie). Nach Abschluss aller Vereinbarungen professionelle Umsetzung (Planung sollte der Schlüssel zu Ihrem Erfolg sein). Stellen Sie eine Umsetzung auf Basis der getroffenen Vereinbarungen ohne Ausnahmen sicher. Fordern Sie ein deutliches Commitment  des Managements. Kein Aufweichen der Vereinbarungen, und die Berücksichtigung von Eigeninteressen betroffener Mitarbeiter.

11. Betreiben Sie Maßnahmencontrolling

Bei all Ihren Schritten entwickeln Sie ein Maßnahmencontrolling sowie laufendes Controlling. Dazu gehören der Plan-Ist-Vergleich, Termine, Ergebnisse und das Budget. Berufen Sie einen regelmäßigen Steuerkreis, in dem Projektleiter, Personalleitung, Geschäftsführung, Betriebsrat bzw. der Lenkungsausschuss mit der Geschäftsführung aktiv sind. Ihr Projekt ist kein Selbstläufer – steuern Sie es aktiv!

Das sind die Erfolgsfaktoren für Ihr Projekt

  • Umfassende Vorbereitung
  • Vertraulichkeit während der Vorbereitung
  • Verhandlungskultur (die Kultur des Unternehmens zeigt sich auch in der Trennung)
  • Management Attention
  • Kommunikation
  • Klare, rechtssichere Vereinbarungen
  • Stringente, vereinbarungsgemäße Umsetzung
  • Ausreichende Ressourcen zur Umsetzung

Bei allen diesen Punkten und Positionen scheuen Sie nicht, eine umfassende Beratung und Unterstützung in allen Phasen der Vorbereitung und Umsetzung Ihres Restrukturierungsprojektes extern  mit einzuschalten.

Erfahrene Berater und Interimsmanager haben zahlreiche Personalanpassungs- und Restrukturierungsprojekte erfolgreich umgesetzt. Neben der Projektleitung können sie Ihnen bei Datenanalyse und Vorbereitung, Beratung und Unterstützung der Vorbereitung und Umsetzung, Coaching Ihrer Führungskräfte und im Outplacement behilflich sein.

Wenn all diese Faktoren erfolgreich greifen, sind Sie gewappnet für die nächsten, weiteren Herausforderungen Ihres Unternehmens.