So führen Sie effiziente Besprechungen durch

Regelmäßige Besprechungen eines Teams sind wichtig für die Arbeitseffizienz und können die Stimmung des Teams entscheidend beeinflussen. Doch viele Führungskräfte sind enttäuscht, dass bei Besprechungen kaum konkrete Ergebnisse herauskommen. Im Folgenden finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Besprechungen effizient durchführen können.
Legen Sie eine exakten Rhythmus fest (beispielsweise jeden Montag) und lassen Sie nicht zu viel Zeit zwischen den einzelnen Terminen verstreichen. Wenn keine inhaltlichen Themen zu besprechen sind, sagen Sie den Termin nicht ab, sondern veranstalten Sie eine Kurzbesprechung bei einer Tasse Kaffee. Die Regelmäßigkeit ist wichtig für den sozialen Zusammenhalt des Teams. Und unterschätzen Sie nicht die Wirkung des informellen Meinungsaustauschs.
Vereinbaren Sie zu Beginn der Besprechung feste Spielregeln, an die Sie sich unbedingt halten sollten:
  • Die goldene Besprechungsregel lautet: Nie länger als zwei Stunden!
  • Fangen Sie stets pünktlich an, auch wenn nicht alle Teilnehmer da sind. Das ist für die Zuspätkommenden ein deutliches Signal, dass Sie diese Unhöflichkeit nicht akzeptieren.
  • Fragen Sie zu Anfang jeder Besprechung, ob die Tagesordnung in der vorliegenden Form von den Teilnehmern akzeptiert wird. Fügen Sie Ergänzungen ein, aber nur, wenn diese von dem jeweiligen Teilnehmer gut vorbereitet sind.
  • Arbeiten Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte zügig durch, aber lassen Sie ausreichend Raum für Diskussionen. Wenn Sie merken, dass ein Punkt mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant, legen Sie mit den Teilnehmern gemeinsam fest, wie Sie weiter vorgehen wollen. Prüfen Sie: Welche Punkte müssen unbedingt noch besprochen werden, welche können verschoben werden?
  • Machen Sie bei längeren Besprechungen nach 45 bis 60 Minuten eine Pause. Dann steigt die Aufmerksamkeit wieder enorm. Benutzen Sie die Pausentechnik auch dann, wenn sich die Diskussion festgefahren hat. Eine Pause bewirkt manchmal Wunder. Die Gemüter können sich beruhigen und Sie kommen schneller zu einer Lösung.
  • Nutzen Sie die Möglichkeit zu visualisieren, wo es nur geht. Visualisieren lassen sich Tagesordnung oder wichtige Fragen auf Flipchart. Folien eignen sich hervorragend, um komplexe Sachverhalte oder Zahlen zu verdeutlichen.
  • Fassen Sie regelmäßig den Stand der Diskussion zusammen und geben Sie so den Teilnehmern eine wichtige Orientierung. Auch hierfür eignet sich das Flipchart wiederum sehr gut als Visualisierungsmittel.
  • Beziehen Sie alle Teilnehmer der Sitzung in die Diskussion mit ein. Achten Sie darauf, dass keiner außen vor bleibt, nur weil er sich nicht so gut präsentieren kann.
  • Beenden Sie die Besprechung pünktlich, fassen Sie zum Schluss die Ergebnisse zusammen und legen Sie fest, wer was bis wann zu machen hat. Diese Ergebnisse sind dann im Protokoll festzuhalten. Halten Sie dort auch fest, was mit den Tagesordnungspunkten geschehen soll, die nicht behandelt worden sind.