Vordergründig stellen sich Manager virtueller Teams vor allem folgende Fragen:
Woher weiß ich, dass mein Team das tut, was ich von ihm möchte? Woher weiß ich, ob die einzelnen Mitarbeiter überhaupt so viel arbeiten wie sie vorgeben? Kann ich ihnen vertrauen?
Wie kriege ich ein Team dazu, effizient und harmonisch zusammen zu arbeiten, wenn die einzelnen Mitarbeiter einander nur ein- oder zweimal gesehen haben?
Natürlich gelten für die Führung virtueller Teams viele Regeln, die auch für die Führung von traditionellen Teams gelten. Das Management eines virtuellen Teams stellt an die Führungskraft jedoch noch höhere Ansprüche hinsichtlich sozialer Kompetenz sowie Kenntnissen und Erfahrungen in Mitarbeiterführung.
Um ein virtuelles Team kompetent zu führen, sollte sich die Führungskraft auf folgende Themen konzentrieren:
- Aufbau der absoluten Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Führungskraft und Schaffung einer Vertrauenskultur innerhalb des Teams.
- Einführung und Steuerung einer effizienten und offenen Kommunikation innerhalb des virtuellen Teams.
- Entwicklung einer positiven Teamkultur.
- Permanente Auseinandersetzung mit den speziellen Bedürfnissen der Mitarbeiter des virtuellen Teams.
- Effiziente Handhabung anspruchsvoller Managementaufgaben (z.B. Performance Management) auf virtuellem Weg.
Außerdem sind bei der Führung virtueller Teams folgende Aspekte zu beachten:
Virtuelle Teams neigen dazu, schriftlich zu kommunizieren.
Schriftliche Kommunikation ist jedoch meist aufgabenorientiert und
spart jegliche sozialen Aspekte aus. Gerade die soziale Kommunikation
ist es aber, die so wichtig ist für den Aufbau von Beziehungen zwischen
Führungskraft und Mitarbeitern oder den Mitarbeitern untereinander.
Dem Manager eines virtuellen Teams muss es gelingen, die Gemeinsamkeiten zwischen den Teammitgliedern innerhalb der Organisation herauszuarbeiten oder – wenn es keine gibt – diese zu schaffen. Zeigen Sie auf, was das Team einzigartig macht und wodurch es sich vom Rest der Organisation abgrenzt. Vermitteln Sie klar und deutlich die gemeinsamen Wert- und Zielvorstellungen.
Besonders bei Mitarbeitern, die hinsichtlich ihrer Leistung hinter den Erwartungen bleiben, ist die Führung auf Distanz schwierig. Kommunizieren Sie daher Ihren virtuellen Teammitgliedern Ihre Erwartungen öfter als Mitgliedern konventioneller Teams, und bieten Sie verstärkt Unterstützung bei Problemen an. Fordern Sie auch häufiger als üblich Feedback und Statusberichte ein, damit Sie immer auf dem Laufenden sind.
Finden Sie alternative Führungsweisen
Direkte, verhaltensorientierte Führung ist in virtuellen Teams kaum bis gar nicht möglich. Die Mitarbeiter müssen dadurch nicht nur eigenverantwortlicher arbeiten, sondern auch die sozialen Prozesse aktiv unterstützen. Als Manager können Sie die Einhaltung von Regeln und Normen nicht gut im Auge behalten, daher ist es notwendig, eine selbstregulierende Kultur aufzubauen.
Alle Mitarbeiter dürfen bzw. sollen sogar unterstützend an der Einhaltung der Normen arbeiten. Am besten, Sie fragen die Mitarbeiter selbst, welches Verhalten Sie sich innerhalb des Teams wünschen und welches Sie als inakzeptabel ansehen. Die Einhaltung der so erarbeiteten Normen wird dann von allen Mitarbeitern getragen.
Regelmäßige Kommunikation ist wichtig
Sprechen Sie regelmäßiger als mit traditionellen Teammitgliedern mit Ihren virtuellen Teammitgliedern über Ihr gefordertes und geleistetes Arbeitspensum. Setzen Sie gemeinsam Prioritäten und überlegen Sie gemeinsam, wie Sie als Manager den Mitarbeiter am besten unterstützen können.
Vermeiden Sie in diesen Gesprächen "Mikromanagement" und gehen Sie nicht zu sehr auf einzelne Aufgaben oder aktuelle Herausforderungen ein. Beleuchten Sie stattdessen die einzelnen Arbeitsbereiche des Mitarbeiters – die sogenannten "Key Result Areas".
Sprechen klar aus, was Sie von dem Mitarbeiter in jedem einzelnen Bereich erwarten und worauf er sich in den nächsten Monaten konzentrieren sollte. Bitten Sie den Mitarbeiter ebenfalls um klares Feedback diesbezüglich. Denken Sie daran – jeder Mitarbeiter ist anders in seinen Bedürfnissen und Präferenzen. Das betrifft auch sein Management.
Fragen Sie den Mitarbeiter, welche Art der Kommunikation ihm am liebsten ist, welche Intervalle/Tageszeiten passend für ihn sind und welche Art von Unterstützung er sich von Ihnen wünscht um optimale Leistung bringen zu können.