Wie Ihre Zuschläge steuer- und beitragsfrei bleiben

In bestimmten Grenzen sind Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sowohl steuer- als auch beitragsfrei. Unbedingte Voraussetzung hierfür sind nach Ansicht von Verwaltung und Rechtsprechung allerdings akribische Einzelaufstellungen über die geleistete Arbeit und die gezahlten Zuschläge. Ganz ausnahmsweise dürfen Sie auf solche Aufzeichnungen aber verzichten – auch wenn Sie Zuschläge zahlen.

Aus einem Urteil des Finanzgerichts (FG) Münster (vom 13. März 2008, AZ: 3 K 4804/05 L) geht hervor, wann Sie auf die akribischen Aufzeichnungen verzichten können, obwohl Sie Zuschläge zahlen.

Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder während der Nacht erhalten, sind nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Nach R 3b Lohnsteuerrichtlinien (LStR) müssen Sie die Zuschläge aber tatsächlich zahlen, und zwar zusätzlich zum Grundentgelt. Außerdem sind nur Zuschläge steuerfrei, die Sie für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen. Dabei sind Sie verpflichtet, für detaillierte Nachweise über die tatsächlich geleistete Arbeit zu sorgen (R 3b Abs. 6 LStR). Diese strengen Aufzeichnungspflichten hatte ein Arbeitgeber nicht beachtet.

Zwei seiner Mitarbeiter (Bäckergesellen) leisteten ihre Arbeitszeit regelmäßig in den Nachtstunden ab. Für ihre Nachtarbeit erhielten sie einen monatlichen Zuschlag in gleich bleibender Höhe, der als solcher auch in der Entgeltabrechnung ausgewiesen war. Einzelaufzeichnungen oder eine gesonderte Abrechnung erfolgten allerdings nicht.

Zuschläge für regelmäßige, gleich bleibende Nachtarbeit
Das Finanzamt wollte die Steuerfreiheit der gezahlten Nachtarbeitszuschläge nicht akzeptieren, weil die Dokumentationen nicht ausreichend waren. Der Arbeitgeber klagte.

Das FG gab ihm Recht: Die Aufzeichnungen seien hier ausnahmsweise ausreichend, weil die Nachtarbeit regelmäßig, im Voraus planbar und zu bestimmten, im Arbeitsvertrag geregelten Zeiten anfiel.

Diese Auffassung ist aus Arbeitgebersicht sehr großzügig. Das Finanzamt hat im Streitfall deshalb auch Revision eingelegt (AZ: VI R 16/08). Es bleibt abzuwarten, ob der Bundesfinanzhof (BFH) die Auffassung des FG unterstützt. Bis zu diesem Zeitpunkt kann das FG-Urteil für Sie immerhin eine Argumentationshilfe sein, falls das Finanzamt auch Ihre Aufzeichnungen als zu ungenau beanstandet.

Auch der BFH verlangt detaillierte Angaben
Der BFH hat schon einmal in einer Entscheidung (Urteil vom 25. Mai 2005, AZ: IX R 72/02) betont, wie wichtig detaillierte Aufzeichnungen für die Steuerfreiheit von Zuschlägen sind. Pauschalierte Aufzeichnungen hat er allerdings für den Fall zugelassen, dass

  1. die Zahlungen nach dem übereinstimmenden Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zunächst bloße Abschlagszahlungen oder Vorschüsse sind und
  2. später einzeln abgerechnet werden.

Achtung  
Selbst wenn Sie nach obigem FG-Urteil von weniger strengen Dokumentationspflichten ausgehen, ist es wichtig, dass Sie die Zuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen. Aus Ihren Aufzeichnungen müssen also unbedingt die Fehltage (z.B. auf Grund von Urlaub, Krankheit etc.) hervorgehen. Außerdem müssen die Zuschläge in der Entgeltabrechnung separat ausgewiesen sein.

Wie Ihre Zuschläge steuer- und beitragsfrei bleiben
Nach § 3b EStG sind die Zuschläge nur dann steuerfrei, wenn Sie die folgenden Grenzen einhalten:

  1. Sonn- und Feiertagszuschläge dürfen für die Arbeit am Sonntag (von 0 bis 24 Uhr) maximal 50 % des Grundentgelts, für Arbeit am 31.12. (von 14 bis 24 Uhr) und an gesetzlichen Feiertagen (0 bis 24 Uhr) maximal 125 % des Grundlohns betragen. Für Arbeit am 24.12. (14 bis 24 Uhr) und am 25.12., am 26.12. sowie am 1.5. dürfen sie höchstens 150 % des Grundentgelts betragen.
  2. Nachtarbeitszuschläge dürfen grundsätzlich maximal 25 % des Grundentgelts für die Zeit von 20 bis 0 Uhr und von 4 bis 6 Uhr betragen. Für die Zeit von 0 bis 4 Uhr dürfen Sie höchstens 40 % des Grundentgelts zusätzlich zahlen, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wird.
  3. Sie dürfen außerdem von einem Grundentgelt in Höhe von maximal 50 € pro Stunde ausgehen.