Künstlersozialkasse: Das sind Ihre Aufzeichnungspflichten

Damit Ihre Jahresmeldung für die KSK bzw. für einen Betriebsprüfer nachvollziehbar ist, sind Sie nach § 28 KSVG zu Aufzeichnungen über alle an selbstständige Künstler und Publizisten gezahlten Entgelte verpflichtet. Dabei bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie diese Aufzeichnungen im Detail führen. Einige Vorgaben müssen Sie allerdings beachten.
Künstlersozialkasse – So erfüllen Sie Ihre Aufzeichnungspflichten

1. Nach § 27 Abs. 1 KSVG muss aus den Aufzeichnungen heraus nachprüfbar sein, wie Ihre Meldungen, Berechnungen und Zahlungen zu Stande kamen. Das bedeutet konkret: Zeichnen Sie jedes gezahlte Entgelt fortlaufend nach dem Tag der Zahlung auf. Geben Sie dabei den Namen des freien Mitarbeiters an.

2. Der Zusammenhang mit den zu Grunde liegenden Unterlagen muss
jederzeit herstellbar sein. Das bedeutet konkret: Geben Sie in den Aufzeichnungen entsprechende Hinweise (Belegnummern der Rechnungen, Quittungen etc., Art der Leistung).

3. Mehrere Entgeltzahlungen für eine künstlerische/publizistische Leistung müssen listenmäßig zusammengeführt werden können.

Haben Sie die Aufzeichnungen bzw. Unterlagen, Meldungen, Berechnungen und Zahlungen mit Hilfe technischer Einrichtungen erstellt oder verwalten Sie Ihre Aufzeichnungen mit technischen Einrichtungen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Anforderungen der Aufzeichnungspflichten erfüllt werden. Datenverarbeitungsprogramme müssen ordnungsgemäß dokumentiert sein. Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, auf.
Wichtig: Führen Sie Ihre Aufzeichnungspflichten nicht, nicht korrekt oder nicht vollständig durch, ist das eine Ordnungswidrigkeit. Diese kann die KSK mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro ahnden.