Bei Neueinstellungen brauchen Sie alle erforderlichen Unterlagen, um die Lohnabrechnungen für den Arbeitnehmer durchführen zu können. Neben den Arbeitspapieren für die Entgeltabrechnung kann es aber je nach Branche und Stellenbeschreibung noch weitere Unterlagen geben, die Sie zwingend benötigen. Dies kann z. B. der Nachweis einer Fahrerlaubnis sein oder ein Nachweis, bestimmte Tätigkeiten verrichten zu dürfen. Im Folgenden konzentriere ich mich aber auf die Arbeitspapiere in der Lohnabrechnung.
Verlangen Sie diese Arbeitspapiere
Zu den Arbeitspapieren, die Sie von einem neuen Arbeitnehmer bei Abschluss des Arbeitsvertrages verlangen können, gehören:
- Die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. eine Ersatzbescheinigung (vom Finanzamt, wenn die Lohnsteuerkarte 2010 nicht vorliegt). Ab 2013 benötigen Sie die Steuer-ID des Arbeitnehmers, um die ELSTAM-Daten abrufen zu können.
- Sozialversicherungsausweis (als Kopie ablegen)
- Arbeitszeugnis des letzten Arbeitgebers bzw. Abschlusszeugnis bei Schulabgängern
- Urlaubsbescheinigung (Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub)
- Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Elternnachweis, sofern auf der Lohnsteuerkarte keine Kinderfreibeträge eingetragen sind
- Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung (nur im Baugewerbe)
- Gesundheitszeugnis (in der Lebensmittelbranche)
- Arbeitsgenehmigung (bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten)
- Gesundheitsbescheinigung (nur bei Jugendlichen)
- Kindergeldbescheinigung (bei Angestellten im öffentlichen Dienst und Beamten)
Neben diesen Arbeitspapieren benötigen Sie natürlich noch die persönlichen Angaben des Arbeitnehmers sowie eine Bankverbindung, damit Sie dem neuen Arbeitnehmer seinen ersten Lohn auch überweisen können. Darüber hinaus sollten Sie sich auch die Kommunikationsdaten des Mitarbeiters notieren, da es gerade bei den ersten Abrechnungen oft noch zu Fragen kommt.