Jedes Jahr im letzten Quartal dreht sich in vielen Unternehmen das Trennungskarussell. Betriebsbedingter Personalabbau, Fusionen, Betriebsstilllegungen oder Outsourcing von Betriebsteilen sind gerade auch in den aktuellen wirtschaftlichen Krisensituationen an der Tagsordnung. Und so mancher Mitarbeiter geht auch von allein und verlangt vorsorglich ein Zwischenzeugnis. Viele Arbeitsplätze stehen auf dem Spiel, viele Arbeitnehmer stellen sich auf einen Jobwechsel ein und verlangen ein Arbeitszeugnis. Da kommt viel Arbeit auf die unmittelbaren Vorgesetzten und die Personalabteilung zu: Arbeitszeugnisse schreiben.
Mitarbeitergespräche vereinfachen die Erstellung des Arbeitszeugnisses
Wie geht man vor, wenn ein Mitarbeiter seinen Wunsch nach einem qualifizierten Zeugnis äußert. Relativ einfach dürfte dieses Thema in Unternehmen ausführbar sein, in denen regelmäßig Mitarbeitergespräche durchgeführt und sauber dokumentiert werden. Hier braucht der unmittelbare Vorgesetzte als Vorlage für die Personalabteilung nur noch einen abschließenden Beurteilungsbogen ausfüllen, dessen Angaben dann zusammen mit dem Inhalt der jährlich chronologisch fortgeführten Mitarbeitergesprächsprotokolle in einen Arbeitszeugnistext münden.
In Unternehmen, wo es keine jährliche Beurteilungskultur gibt, muss der unmittelbare Vorgesetzte eine recht ausführliche schriftliche Einschätzung über die gesamte Beschäftigungszeit ausarbeiten. Er sollte sich auf eine präzise Beschreibung der Aufgaben und Tätigkeiten konzentrieren. Wenn verschiedene Aufgaben über einen langen Zeitraum ausgeübt wurden, müssen diese alle erwähnt und beurteilt werden.
Sind zwischen einzelnen betrieblichen Stationen Zwischenzeugnisse ausgestellt worden, kann auf diese verwiesen werden und nur die letzte Tätigkeit wird ausführlich beschrieben. Es folgen fachliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Arbeitsleistungen mit Beziehung zu den Arbeitsergebnissen, Arbeitsverhalten, Sozialverhalten, Art der Trennung, Schlussformulierung. Bei Führungskräften gehört auch noch eine Beurteilung von Führungsstil und Führungsleistung ins Zeugnis.
Einbeziehung der Mitarbeiter zur Erstellung des Arbeitszeugnisses
Vielleicht kann der Mitarbeiter auch selbst mit in diesen Vorgang einbezogen werden. Das kann recht zweckmäßig sein, denn er weiß am besten, für welche Aufgaben er verantwortlich war und was er alles selbstständig ausgeführt hat. Und er kann seine Fähigkeiten den Aufgaben zuordnen, bei denen er sie am effektivsten einsetzen konnte und dabei positive Arbeitsergebnisse erzielt hat. Diese Selbsteinschätzung ist eine gute Zuarbeit für den beurteilenden Vorgesetzten und führt zu mehr Transparenz bei der Zeugniserstellung.
Aus diesen gesammelten Informationen kann in der Personalabteilung nun ein Zeugnisentwurf erstellt werden, der vom unmittelbaren Vorgesetzten geprüft und eventuell ergänzt wird. Die Endfassung, sauber auf dem Geschäftsbogen der Firma ausgestellt und unterschrieben, kann am letzten Arbeitstag dem Mitarbeiter ausgehändigt werden.
Zeitnahe Erstellung eines Arbeitszeugnisses
Der gesamte Vorgang zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden. Besser ist es, sofort nach bekannt werden der Trennungsabsicht mit den Arbeiten zu beginnen, damit nicht erst Zeitnot in den turbulenten Wochen vor dem Jahresende entsteht. Das gebietet auch die Fürsorge als Arbeitgeber dem Mitarbeiter gegenüber, denn dieser braucht schließlich ein Arbeitszeugnis bei seinen Bewerbungsbemühungen um eine neue berufliche Zukunft.
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