Kennen Sie das? Sie haben gerade in einem Telefonat von einem Kunden einige Neuigkeiten erfahren. „Das ist auch für den Chef interessant“, denken Sie und gehen in sein Büro für einen kurzen Bericht. „Prima“, findet auch Ihr Vorgesetzter, „am besten machen Sie davon gleich eine Aktennotiz, dann ist jeder informiert, der mit dem Vorgang zu tun hat.“ Schnell dahin gesagt und eigentlich kein Problem. Doch dann merken Sie, dass Sie nicht genau wissen, wie Sie eine Aktennotiz systematisch erstellen. Weil Sie sich relevante Kriterien selbst überlegen müssen, benötigen Sie jetzt bereits ziemlich lange für diese Aufgabe. Besser geht’s mit den nachfolgenden Tipps.
Was genau ist eigentlich eine Aktennotiz?
Aktennotizen sind eine spezielle Form von Protokollen. Dabei werden bestimmte Sachverhalte aus Gesprächen oder Telefonaten dokumentiert. Meist werden sie im internen Firmengebrauch eingesetzt. Manchmal sind sie vertraulich und nur bestimmten Personenkreisen zugänglich. Sie können sehr knapp und sachlich dargestellt werden. Am besten stellen Sie die Fakten und Informationen in chronologischer Reihenfolge dar. Eigene Meinungen, Vermutungen und Einschätzungen sollten als solche kenntlich gemacht sein. Ritualisierte Korrespondenzfloskeln sind überflüssig. Eine schnörkellose Aufzählung ist oft die richtige Form.
Gehen Sie wie Journalisten vor
Nur den Inhalt zu notieren, reicht nicht aus. Nach längerer Zeit, von anderen Mitarbeitern oder als eventuelles Beweismaterial ist eine rein inhaltlich dokumentierte Unterlage ziemlich wertlos. Der Rahmen ist mindestens genauso wichtig. Was genau sollte man dabei aufschreiben? Orientieren Sie sich bei der Strukturierung einer Aktennotiz an der Arbeitsweise von Journalisten: Es gibt eine Einleitung, die kurz die Fragen „Wer, Was, Wo, Wann, Warum?“ beantwortet. Erst danach folgt der eigentliche Inhalt eines Gesprächs oder Telefonats im Hauptteil.
- Was? Ist es eine interne Mitteilung, die für alle, die damit arbeiten, zugänglich ist oder eine vertrauliche Mitteilung?
- Wer? Beteiligte nennen mit Namen, Firmenbezeichnung, Funktion, Kontaktdaten, zumindest Telefon und E-Mail-Adresse. Beteiligte sind einmal Sie als interner Mitarbeiter (und damit sind Sie gleichzeitig der Verfasser der Aktennotiz) und der (externe) Gesprächspartner.
- Wann? Datum und Uhrzeit, zu der das Gespräch, der Besuch oder das Telefonat stattgefunden haben.
- Wo? Ort nennen
- Wie? Telefonisch oder persönlich?
- Wen? Wen betrifft dies weiter im Unternehmen? Wer sollte informiert werden?
- Weshalb? Das ist der Betreff. Nennen Sie hier ein Themenstichwort oder den Gesprächsanlass. Ergänzen können Sie noch den Hinweis, ob dieses Thema erstmalig besprochen wurde oder ob es ein Folgegespräch ist.
- Wofür? Welches Ziel soll erreicht werden, was soll geschehen?
Der Hauptteil der Aktennotiz enthält dann die eigentlichen Informationen und den Sachverhalt.
Jetzt sind Sie dran – Aktennotizen zeitsparend schreiben
Wenn Sie häufiger Aktennotizen schreiben, lohnt sich das Erstellen einer Vorlage. Mit Tabellenfunktion und Ankreuzkästchen (z. B. Erstgespräch oder Folgegespräch) haben Sie so sehr schnell einen passenden „Kopf“ Ihrer Aktennotizen erstellt. Und Sie denken dadurch an die wesentlichen Punkte, die den eigentlichen Inhalt erst wertvoll machen. Denn wenn nicht klar ist, wann das Gespräch mit wem genau geführt wurde, ist der Wert der Nachricht nach beispielsweise zwei Jahren von neuen Kollegen nicht einzuschätzen. Wenn Sie die Hinweise berücksichtigen, ist die Aktennotiz schnell und systematisch erstellt. Und der Auftrag „Machen Sie mal eben eine Aktennotiz, damit alle Bescheid wissen“ verliert seinen Schrecken.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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