Kennen Sie das? Sie sind im Zug unterwegs zum Geschäftsbesuch und möchten noch einen anderen Termin absprechen. Sie suchen aus Ihrem Telefonbuch die Telefonnummer heraus, nehmen Ihr Handy aus der Tasche und erledigen den Anruf. Der Ansprechpartner hat Ihnen mittlerweile per Mail einen eigenen Terminvorschlag gemailt. Nun klären Sie alles telefonisch, klar, das geht auch. Aber kompetenter hätten Sie gewirkt, wenn Sie Kenntnis von der Mail gehabt hätten.
Vielleicht sollten Sie doch auf Ihre Sekretärin hören? Denn die preist schon längere Zeit die Vorteile eines sogenannten Smartphones an. Und natürlich ist sie begeistert, als Sie ihr "grünes Licht" geben. Und sie hat versprochen, Ihnen Ihre Lieblings-Klassikmusik aufzuspielen, damit Sie während der Zugfahrt auch entspannen können.
Smartphones – was ist das eigentlich?
Smartphones kombinieren elegant die Funktionen eines Minicomputer, eines Mobiltelefons und eines PDA (Personal Digital Assistant). Es gibt allerdings auch wesentliche Unterschiede und Zusatzfunktionen, die in den Einzelgeräten nicht abrufbar sind.
Einer der wesentlichsten Unterschiede ist, dass Smartphones im Gegensatz zum Telefon über ein Betriebssystem verfügen. Das ermöglicht es dem Anwender Programme zu installieren. Sicher haben Sie schon den Begriff "Apps" gehört? Das ist der Kurzbegriff für die Applikationen (Programme) des Herstellers Apple für das sehr bekannte iPhone.
Smartphones, die Tausendsassas
Smartphones kombinieren wie gesagt die verschiedenen Funktionsbereiche und sind so optimal zur mobilen Büro- und Datenkommunikation geeignet. Gerade für Büromenschen, die viel unterwegs sind, bieten sie echte Vorteile. Wenn Sie meinen zweiteiligen Artikel Ist Ihr Büro stationär, mobil oder to-go? lesen, wissen Sie nach fünf Minuten, ob Sie überhaupt Bedarf an mobiler Technologie wie einem Smartphone haben. Ansonsten haben Smartphones enorm viel zu bieten:
- Smartphones sind eine Mini-Kommunikationszentrale mit Maxi-Wirkung als Mobiltelefon, Webbrowser, E-Mail, SMS, MMS.
- Als Personal Information Manager (PIM) bilden Smartphones alles ab, was einen Büromenschen "glücklich" macht: Terminkalender, Adressbuch, to-do-Liste, Post-its.
- Und alles selbstverständlich mit Abgleich zu einer Desktop-Applikation per WLAN, Bluetooth, Infrarot, USB-Kabel sowie die Verbindungsprotokolle GSM, UMTS, GPRS und andere.
- Fun- und Medienfunktionen werden geboten mit MP3-Player, Radio, Videoplayer, Bildbetrachter, Fotofunktion und Videokamera sowie Videospiele.
- In Punkto Mobilität ersetzt ein Smartphone zunehmend mit Navigationsfunktion und Landkarten gängige Navigationssysteme.
- Als Diktiergerät und mobiler Datenspeicher ist wieder eine Businessanforderung erfüllt.
- Und fast schon selbstverständlich haben Sie mit einem Smartphone einen mobilen Taschencomputer. Beispielsweise für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, als PDF-Reader, einen Taschenrechner usw.
- Die ersten Modelle ermöglichen zudem Videokonferenzen und auch der theoretische Schritt zum Empfang von Fernsehprogrammen ist bereits vollzogen.
Jetzt sind Sie dran – Smartphones
Ist ein Smartphone unter Umständen genau das, was Ihnen die Büroorganisation unterwegs und im Büro erleichtern könnte? Sicher sind derzeit alle Smartphones noch "Batteriefresser". Und die Qualität von Einzelgeräten ist in der Regel immer besser als die Kombi-Variante. Wie ist Ihre Bilanz? Gibt es für Ihre Arbeitsweise einen (sinnvollen) Nutzen eines Smartphones? Überwiegen für Sie die Vorteile oder die Nachteile eines Smartphones? Wenn die Vorteile überwiegen sollten, haben Sie "nur noch" die Qual der Wahl bei den unterschiedlichen Modellen.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation