Kennen Sie das? Sie wollten Ihre Ablage machen und geben jetzt doch die aktuellen Zahlen ein, weil das jetzt doch wichtiger scheint. Mit einem Mal scheint alles attraktiver zu sein, als die erledigten Vorgänge abzuheften. Selbst die Bestellung des Büromaterials scheint unaufschiebbar zu sein. Diese Verlagerung führt im Nachhinein oft zu schlechtem Gewissen. Dazu kommt die Zeitverschwendung für das Suchen von Unterlagen. Das Anwachsen des Ablagestapels dokumentiert daher Ihr persönliches Waterloo.
Doch wie schaffen Sie es, dauerhaft Dokumente abzulegen? Und nicht wieder neue Stapel hier und da zu schaffen, die Sie "irgendwann, wenn Zeit ist" abheften wollen? Wie gelingt es, ein Ablagesystem wirklich aktuell und in Ordnung zu halten? Da hilft nur eins: Ändern Sie konsequent Ihre Gewohnheiten. Trainieren Sie sich um. Denn es ist kein Organisationsproblem, sondern ein Disziplinproblem. Am besten gehen Sie dabei strategisch vor.
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Drei Schnell-Checks
Bevor Sie einen Vorgang ablegen, überprüfen Sie als erstes, ob dies wirklich sinnvoll ist! Denn je weniger Sie ablegen, desto leichter wird es.
- Muss ich diese Unterlage wirklich aufbewahren? Muss der gesamte Vorgang ablegt werden? Reicht ggfs. die Ablage eines Blattes, auf dem die wesentlichen Informationen erfasst sind?
- Handelt es sich um eine Information, die verloren ist, wenn ich sie jetzt nicht ablege? Oder kann ich sie mir jeder Zeit wieder besorgen (Kollegen, Intranet, Internet)?
- Muss ich ablegen? Oder reicht es, wenn es an anderer Stelle z. B. einer anderen Abteilung abgelegt ist und ich bei Bedarf darauf zugreifen kann?
Seien Sie streng bei der Beantwortung Ihrer Fragen. Stellen Sie sich Ihre Ablage als eine Art "exklusiven Club" vor. Und da kommt eben nicht jeder rein. Und der Türsteher, der das kontrolliert, sind Sie!
Ihre Ablage – Ihre Regeln
Warten Sie nicht, bis Sie motiviert sind oder Lust haben, die Ablage zu erledigen. Dann wird das wahrscheinlich nie etwas. Versuchen Sie es doch mit der "so-tun-als-ob-Taktik". So tun, als ob Sie Lust hätten, Ablage zu machen. Und das heißt: nicht lange fackeln, sondern einfach anfangen. Dazu ist es hilfreich, wenn Sie sich einige Regeln als "Autopilot" überlegen, damit Sie wirklich sofort ins Tun kommen. Wie wäre es mit diesen Regeln für Sie?
- Sofort-Prinzip als Ablageprinzip. Alles, was innerhalb von 3 Minuten zu erledigen ist, wird sofort abgelegt. Machen Sie sich diese Regel zu Ihrem persönlichen Ablagesystem. Genießen Sie es, den Vorgang wirklich abzuschließen.
- Vorablage als Sammelstelle für Ablage. Nicht alles lässt sich mit dem Sofort-Prinzip ablegen. Diese Vorgänge brauchen bis zur endgültigen Ablage eine feste Sammelstelle. Benutzen Sie dazu einen Ablagekorb oder eine Hängemappe, in der Sie diese Dokumente sammeln.
- 5 Minuten abheften pro Tag. Stellen Sie sich selbst die Büroregel auf, jeden Tag fünf Minuten die Ablage wegzuheften. Nehmen Sie einfach den untersten Vorgang und heften Sie ihn ab, dann den nächsten. Maximal 5 Minuten, nicht mehr. Bestimmen Sie dazu eine feste Zeit, beispielsweise nach dem Mittagessen, das ist meist ein guter Zeitpunkt für "ohne-denken-Aufgaben".
Jetzt sind Sie dran – so integrieren Sie Ihre Ablage-Aktivitäten in den Tag
Sind Ihnen beim Lesen weitere, bessere Ideen gekommen? Dann notieren Sie sie sofort. Am besten tragen Sie sich Ihre neu Gewohnheit gleich in Ihre Aufgabenliste ein und vergeben auch einen Termin dazu. Tragen Sie beispielsweise Ihre "5-Minuten-Aktionen" als Serientermin in Ihren Terminkalender ein. Freuen Sie sich darüber, dass Ihre Ablage immer schlanker, geordneter und übersichtlicher wird.
Gutes Gelingen wünscht Ihnen Wera Nägler, Ihre Expertin für eine bessere Büro-Orga