Kennen Sie das? Sie nehmen sich vor, heute die Präsentation für Ihren Kunden zu beginnen. Doch kaum sind Sie im Büro konkurrieren Telefon, Mail, Fax und Kollegen um Ihre Aufmerksamkeit. Bevor Sie die Präsentation beginnen, führen Sie "eben-noch-schnell" ein Telefonat, beantworten drei Mails, besprechen mit einer Kollegin einige Punkte des aktuellen Projekt.
"Jetzt aber los!" spornen Sie sich selbst an, da fällt Ihnen ein, dass Sie ja noch einen Briefentwurf für eine Einladung erstellen sollen. Das hat zwar noch etwas Zeit, aber Sie haben gerade eine richtig gute Idee für das Mailing. Diese Gelegenheit können Sie sich gar nicht entgehen lassen.
Prioritäten – der Blick auf das Wesentliche
Wenn es Ihnen ähnlich geht, verlieren Sie wirklich wichtige Dinge leicht aus den Augen. Sie verstreuen förmlich Ihre Energie, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf alles lenken, was laut "hier!" oder "mich zuerst!" ruft. Dann machen Sie in der Regel nicht das, was Sie sich vorgenommen haben, sondern Sie sind von außen bestimmt. Selbstbestimmtes Arbeiten sieht anders aus, das wissen Sie. Doch wie schafft man es, wirklich das zu erledigen, was man sich vorgenommen hat?
Wie klappt die Tagesplanung mit Prioritäten setzen?
- Notieren Sie die wichtigsten Dinge, die Sie zu erledigen haben in einer Tagesplanung.
- Legen Sie Ihre Reihenfolge mit 1., 2., 3. … fest.
- Beginnen Sie mit Aufgabe 1. Arbeiten Sie Aufgabe 1 komplett ab.
- Überprüfen Sie Ihre Prioritäten für die Tagesplanung nochmals.
Vielleicht sind neue Dinge dazu gekommen, die Ihre Priorität verändern? Dann aktualisieren Sie Ihre Reihenfolge und nummerieren entsprechend neu durch. - Nehmen Sie sich jetzt Aufgabe 2 vor.
Ich weiß, das klingt hart und nach furchtbar viel Disziplin. Bedenken Sie aber den Vorteil. Sie kümmern sich um die wirklich wichtigen Dinge und nicht um Nebensächlichkeiten.
Wie schaffen Sie die Tagesplanung und Ihre Prioritäten trotz Chaos?
Was aber machen Sie, wenn Ihr Tageseinstieg so ist, wie eingangs beschrieben? Lassen Sie uns einige Punkte anschauen:
- Sie kommen ins Büro und "der Teufel ist los". Jeden morgen. Immer.
*Vorgehen*: Dann sollten Sie sichten und sortieren. Was ist wichtig? Was dringend? Was wichtig und dringend? Nur die letztgenannten sind sogenannte A-Aufgaben, also Aufgaben, die in der Reihenfolge Ihrer Tagesplanung ganz oben stehen. Reihenfolge vergeben und mit Nr. 1 starten! Setzen Sie sich für diesen Prozess ein Zeitlimit. Sonst ist "plötzlich" Frühstückspause und Sie sichten immer noch. - Eine Kollegin will etwas mit Ihnen besprechen.
*Vorgehen*: Versuchen Sie einen späteren Termin zu vereinbaren, der Ihnen auch! und besser passt. Bei der Kollegin "brennt es", sie kann nicht warten? Sagen Sie deutlich: Bitte beim nächsten Mal früher. Dann klären Sie Ziel des Gesprächs und Zeit, damit Sie dann auch wirklich produktiv und zielorientiert arbeiten. Wenn das Thema besprochen oder die vereinbarte Zeit erreicht ist, sofort beenden. Verabreden Sie sich zum "plaudern" und "nach besprechen" zur Mittagspause. - Die richtig gute Spontan-Idee. Was machen Sie mit der richtig guten Idee für das Mailing, obwohl Sie doch jetzt an der Präsentation arbeiten? Ablenken lassen? Idee "verschenken"?
*Vorgehen*: Ideen kommen oft zu den "ungünstigsten" Momenten. Doch wenn man Sie auf "später" verschiebt, sind sie oft unwiderruflich verloren. Ich empfehle Ihnen, sich entweder eine Ideen-Schatztruhe oder ein Ideenbuch anzulegen. Beides sind Orte, an denen Sie Ideen festhalten, damit sie nicht verloren gehen, dann aber zu Ihrer eigentlichen Aufgabe zurück kehren können. Beschrieben habe ich dies in zwei Kurzartikeln "Geistesblitze im Büro" (Lesezeit: ca. 4 Minuten).
Jetzt sind Sie dran – Prioritäten für die Tagesplanung, die klappt
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie ansprechen und von denen Sie sich einen Nutzen versprechen. Überlegen Sie, was Sie dazu zukünftig anders machen müssten. Freuen Sie sich darüber, wenn Sie es zukünftig anders machen; nämlich selbstbestimmt arbeiten mit einer guten Tagesplanung.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation