Dämmen Sie die Zettelflut ein
Auch im Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung wird in den meisten Büros noch mit Papier gearbeitet. Wenn man sich schnell Notizen machen muss, ist die Kombination Zettel und Stift noch immer ungeschlagen. Im Laufe der Zeit sammelt sich am Arbeitsplatz eine Unmenge an Papier an. Versuchen Sie, die Papierflut auf ein Minimum zu beschränken.
Fragen Sie sich jedes Mal, bevor Sie etwas ausdrucken, ob Sie diese Kopie wirklich benötigen. Sie werden merken, dass auf viele Druckvorgänge getrost verzichtet werden kann. Post-its sind der Ordnung im Büro zwar sehr zuträglich, doch sobald eine kritische Menge überschritten wird und der Bildschirmrand mit farbigen Klebezetteln übersät ist, sollte man hier dringend Ordnung schaffen.
Ideal ist es, die kleinen Zettel nur als Erinnerungsstütze für einen Arbeitstag zu nutzen. Arbeiten Sie die notierten Punkte der Reihe nach ab und entfernen Sie die Klebezettel von Ihrem Schreibtisch. Am Abend sollte der Arbeitsplatz nach Möglichkeit wieder frei sein.
Reinigen Sie Ihren Schreibtisch gründlich
So banal es klingen mag – wenn Sie regelmäßig Ihren Schreibtisch säubern, schaffen Sie automatisch Ordnung im Büro, da Sie alle auf dem Tisch befindlichen Gegenstände entfernen müssen. Reinigen Sie nicht nur die Arbeitsfläche vor Ihrem Bildschirm, sondern entfernen Sie restlos alles, was sich gerade auf dem Schreibtisch befindet.
Nachdem Sie den Tisch gesäubert haben, stellen Sie die Dinge auf den Tisch zurück, die für Ihre Arbeit wirklich unentbehrlich sind – Sie werden sich wundern, dass Sie mit nur sehr wenigen Gegenständen auskommen. Dazu gehören unter anderem Ihr Monitor, Tastatur und Maus sowie ein Telefon und wenige Stifte. Es ist ein gutes Gefühl, wenn Sie sich nach getaner Arbeit an einen sauberen, aufgeräumten Schreibtisch sitzen und endlich Ordnung im Büro haben. So bekommen Sie den Kopf wieder frei und können mit neuem Elan die nächsten Aufgaben angehen.
Ordnen Sie Ihr Archiv
Aktenordner sind eigentlich dazu da, Ordnung im Büro zu schaffen – gleichwohl sind die Ordner in vielen Büros ungeordnet oder stauben vor sich hin. Es ist hilfreich, die Aktenordner, die Sie am häufigsten benutzen, in unmittelbarer Nähe zu Ihrem Schreibtisch zu positionieren – so sparen Sie auf lange Sicht viel Zeit. Wenn Sie so viele Ordner im Büro haben, dass Sie den Überblick verlieren, lohnt es sich, ein Farbsystem einzuführen. In den Aktenordnern selbst sollte ebenfalls Ordnung herrschen.
Durch Trennblätter erhöhen Sie die Übersichtlichkeit, insbesondere dann, wenn sich mehrere Hundert Blätter in dem Aktenordner befinden. Wenn der Ordnerinhalt sich alphabetisch gliedern lässt, empfiehlt sich das Verwenden eines ABC-Registers. Auch für Tage, Monate und Zahlen gibt es passende Register. Schnellhefter können ebenfalls von großem Nutzen sein. Mit ihrer Hilfe können Sie einige Blätter zusammenpacken und dem Ordner jederzeit entnehmen.
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