"Unter Multitasking (seltener menschliches Multitasking ) versteht man die Fähigkeit eines Menschen, mehrere Tätigkeiten zur gleichen Zeit oder abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten durchzuführen, so z. B. eine E-Mail zu verfassen und gleichzeitig einem Bericht zuzuhören." So steht es bei Wikipedia. Ich bin mir aber sicher, dass Sie in Ihrer Bürotätigkeit sehr viel Multitasking praktizieren.
Doch das Multitasking weist einige Schwächen auf, die bereits in dieser Serie erläutert wurden. Jetzt geht es darum, welche Arbeitsorganisation eine echte Alternative zum Multitasking im Büro sein kann.
Statt Multitasking im Büro: Beenden Sie bewusst einzelne Tätigkeiten!
Die Aufgabe, die Sie aktuell bearbeiten, sollten Sie versuchen, bewusst abzuschließen. Das gilt gerade auch bei Unterbrechungen. Beispielsweise erstellen Sie gerade eine Präsentation und werden zu Ihrem Chef gebeten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, Ihre Gedanken und Ideen kurz als Ideen zu skizzieren. Dann geht nichts verloren und Sie können nach dem Gespräch schneller wieder in Ihre ursprüngliche Aufgabe "reinkommen".
Denn meist sitzt man nach einer Unterbrechung vor einem angefangenen Brief oder wie hier einer Präsentation und fragt sich "was wollte ich hier jetzt noch mal machen?". Ihre Notizen helfen Ihnen, schnell wieder anzuknüpfen. Also: Aktuellen Stand speichern, kurze Notizen über die nächsten Schritte und dann erst zum Chef.
Statt Multitasking im Büro: Trainieren Sie die Fähigkeit, rasch umzuschalten!
Wir verfügen alle über die Fähigkeit, zwischen verschiedenen Ansprüchen und Aufgaben hin und her zu wechseln. Tatsache ist aber auch, dass man sich nach jeder Störung wieder neu in die Arbeit hineinversetzen muss. Dazu benötigen wir die Fähigkeit, rasch umzuschalten und die Gedanken von einer Sache auf die andere zu lenken. Diese Fähigkeit lässt sich trainieren.
Der eine Weg ist, sich konsequent anzugewöhnen, sich nach einer Störung konsequent der eigentlichen Aufgabe zuzuwenden. Der andere Weg ist durch ein gezieltes Konzentrationstraining (Bücher oder Kurse).
Hier ein Tipp zum Üben: Sehen Sie sich zwei Filme "gleichzeitig" an, in dem Sie 15 Minuten Film 1 ansehen, dann 15 Minuten zu Film 2 wechseln, dann zurückkehren zu Film 1 für eine Viertelstunde. Können Sie die Handlung trotz Wechsel verfolgen?
Probieren Sie es aus, Sie werden merken, dass Sie immer besser werden, je mehr Sie das "Umschalten" trainieren. Das Gleiche können Sie auch mit dem Lesen von zwei unterschiedlichen Büchern trainieren: Sie lesen eine Seite aus Buch 1, dann eine Seite aus Buch 2 und so weiter. Überprüfen Sie, ob Sie auch wirklich den Inhalt beider Bücher erfassen können.
Zum "Spielen": Multitasking-Test
Ich weiß nicht, ob der so genannte Multitasking-Test wirklich als Test zur Feststellung von Multitasking-Fähigkeiten taugt. Aber auf jeden Fall macht er einen Heidenspaß.
Die Beschreibung ist einfach, das Ausprobieren auch. Meine ersten Versuche lagen im Bereich 0,339 Sekunden – und Ende. Schauen Sie auf die Seite, dann wissen Sie, was ich meine. Ich habe mich schon beträchtlich und mit viel Spaß gesteigert, aber zur Pilotin würde ich immer noch nicht zugelassen werden!
Jetzt sind Sie dran – Multitasking im Büro
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Legen Sie für sich fest, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Freuen Sie sich darüber, wenn Sie bewusst einem hektischen Multitasking Konzentration und Gelassenheit entgegen setzen.