Den richtigen Aktenvernichter wählen: Sicherheitsstufen
Die DIN 32757 legt für alle Aktenvernichter in Deutschland die Sicherheitsstufen fest. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner wird Ihr Papier geschreddert und desto sicherer ist es natürlich vernichtet.
Es gibt fünf Stufen: Stufe 1 (die niedrigste) ist also für allgemeines Schriftgut zu empfehlen, Stufe 2 für interne Dokumente, die nicht sehr vertraulich sind. Stufe 3 sollten Sie für vertrauliche und Stufe 4 für geheime Daten verwenden. Die Stufe 5 ist die höchstmögliche Sicherheitsstufe; so klein geschreddertes Papier lässt sich nach dem heutigen technischen Stand nicht wieder zusammensetzen.
Übrigens: Mittlerweile wird auch oft eine Sicherheitsstufe 6 angeboten. Sie ist entsprechend noch sicherer als Stufe 5, bisher jedoch nicht in der DIN 32757 geregelt.
Den richtigen Aktenvernichter wählen: Fremdvergabe möglich
In manchen Fällen lohnt es nicht, einen eigenen Aktenvernichter anzuschaffen. Wer beispielsweise oft besonders viele Akten zu vernichten hat, kann sich an professionelle Unternehmen wenden, die größeren Mengen gewachsen sind. Dies ist auch sinnvoll, wenn einmalig große Mengen Akten vernichtet werden, beispielsweise wenn ein komplettes Archiv entrümpelt wird. Der Aufwand, jedes Blatt Papier einzeln schreddern zu müssen, wäre zu groß.
In der Regel halten sich die Kosten bei entsprechenden Dienstleistern in Grenzen und eine Fremdvergabe spart Ihnen jede Menge Zeit und Arbeit. Nach der Vernichtung erhalten Sie, zusammen mit der Rechnung, ein Zertifikat, das Ihnen die ordnungsgemäße Vernichtung Ihrer Dokumente nach DIN bestätigt.
Wichtig ist, dass Sie nur mit solchen Unternehmen zusammenarbeiten, die Ihre Akten nach den geltenden Datenschutzbestimmungen vernichten. So sind Sie auf der sicheren Seite, was Ihre Aktenvernichtung angeht.
Zum Schluss noch ein Praxishinweis: Auch die Vernichtung von Datenträgern wie beispielsweise DVDs und die einst so beliebten Disketten oder auch Kreditkarten werden von Datenvernichtungsunternehmen geschreddert. So sind Sie auch hier auf der sicheren Seite.