Kennen Sie das? Eine Notiz haben Sie im PC hinterlegt, eine andere auf ein Zettelchen geschrieben. Sie notieren auf einem Post-it schnell eine Telefonnummer und entdecken einen Zettel mit einer Idee, die Sie letzte Woche in einer Besprechung hatten. Weil Sie befürchten, die Idee aus dem Blick zu verlieren, schieben Sie sie mehrmals von links nach rechts. „Ich schreibe immer alles in ein Buch“, kommentiert eine Kollegin Ihr Vorgehen. „Habe ich schon mal ausprobiert“, kontern Sie sofort, „das war mir aber zu umständlich und zu unübersichtlich.“
Wenn es Ihnen auch so geht, dann lesen Sie doch meine konkreten Tipps. Denn zwischen einem normalen Notizbuch und einem Super-Buch gibt es tatsächlich gravierende Unterschiede.
Notizen mit System
Ob Sie sich aus einem Notizbuch ein Super-Buch selbst gestalten oder ein fertiges Super-Buch kaufen, einige Voraussetzungen müssen Sie beachten, damit es klappt. Ihrer Kreativität und weiteren Ideen sind wirklich keine Grenzen gesetzt.
- Fester Platz im Büro und unterwegs. Auf Ihrem Schreibtisch sollte das Super-Buch einen festen Platz haben. Griffbereit für Rechtshänder wäre die linke Seite ihres Schreibtisches (in der rechten Hand halten Sie ja den Stift). Stecken Sie Ihr Super-Buch in ihrer Arbeitstasche immer an den gleichen Platz.
- Tageweise Einträge. Beginnen Sie einen neuen Tag mit einem Querstrich und dem Tagesdatum auf der linken Seite.
- Kennzeichnen Sie Aufgaben. Beispielsweise mit einem großen „A“. So sehen Sie sofort welche Aufgaben Sie im Laufe des Tages noch zu erledigen haben bzw. welche Aufgaben Sie beispielsweise in Outlook noch terminieren müssen.
- Arbeiten Sie mit mehreren Spalten. Die erste Spalte ist für Überschrift/Kurzbeschreibung des Themas plus Informationen. Die nächste schmale Spalte wäre für Kürzel wie „A“, „@“ = Mailadresse, eine Sprechblase für Idee, ein „?“ für recherchieren. Als dritte schmale Spalte bietet sich der Status an, hier haken Sie Erledigtes ab. Komplett erledigte Seiten des Super-Buches werden mit einem diagonalen Strich gekennzeichnet.
- Überblick mit dem Inhaltsverzeichnis. Am Anfang Ihres Super-Buches sollte Platz für ein Inhaltsverzeichnis reserviert sein für häufig verwendete Einträge und Themen. Ins Inhaltsverzeichnis kommt eine Kurzbeschreibung plus die Seitenzahl. Deshalb sollte Ihr Super-Buch Seitenzahl haben. Die verwenden Sie dann auch für Übertragungen in z. B. Outlook.
So bleibt Ihr Super-Buch übersichtlich
Nur reinschreiben reicht nicht – dann haben Sie innerhalb kürzester Zeit tatsächlich eher Chaos als Entlastung. Sicher haben Sie schon einmal von der Empfehlung gehört, dass Sie Ihr Super-Buch „pflegen“ sollen. Damit ist gemeint, dass Sie Unerledigtes übertragen.
Pflegen Sie dazu alle Termine, Aufgaben, Kontaktdaten etc. in Ihr bevorzugtes Organisationssystem ein. Übertragen Sie übriggebliebene, unerledigte und nicht terminierte Einträge aus den Vorseiten auf die Seite des nächsten Tages. So können Sie in der Regel einen Diagonalstrich machen, der den gesamten Tag als erledigt kennzeichnet.
Übersicht auch in der Super-Buch-Sammlung
Schnell ist ein Super-Buch vollgeschrieben. Deshalb gewöhnen Sie sich von Anfang an an, Ihr Super-Buch eindeutig zu kennzeichnen. Damit meine ich, dass Sie fortlaufende Nummern vergeben, also Buch1, Buch2 etc. Schreiben Sie dies plus den Zeitraum auf die Vorderseite des Buches. Wenn Sie die Superbücher wie andere Bücher im Regal sammeln, dann notieren Sie die Nummer auch auf dem Buchrücken. So haben Sie einen schnellen Zugriff auf Notizen, auch wenn sie lange zurückliegen.
Selbst basteln oder fertig kaufen?
Mit diesen und weiteren Ideen können Sie natürlich aus einem handelsüblichen Notizbuch Ihr eigenes Super-Buch erstellen. Denken Sie auch an eine Seite mit Ihren Kontaktdaten, falls Sie Ihr Super-Buch einmal liegenlassen oder verlieren.
Der Verlag BusinessVillage hat ein handliches, durchdachtes Super-Buch herausgebracht. Damit können Sie sofort loslegen. Es ist übersichtlich geordnet. Eine Adress- und Projektseite sind bereits enthalten, ebenso Inhaltsverzeichnis, Seitennummerierung und Spalteneinteilung. Letztendlich ist es nur unwesentlich teurer als eine handelsübliche „Kladde“ und sieht dabei aber mehr nach Business aus. Zudem sparen Sie die Zeit beim Einrichten des Super-Buches.
Jetzt sind Sie dran – ist das Super-Buch auch etwas für Sie?
Überlegen Sie sich, welche Vor- und Nachteile aus Ihrer Sicht für Ihren eigenen Arbeitsbereich auftreten könnten. Welche Seite überwiegt? Wenn sich die Waage in Richtung Super-Buch neigt, dann könnten Sie als nächsten Schritt ein normales Notizbuch kaufen und es in Ihr eigenes Super-Buch verwandeln. Oder Sie bestellen sich Ihr erstes Super-Buch und legen gleich los.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler,
Expertin für Büroorganisation
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