Das Archiv: Reduzieren Sie die Raumkosten
Ihr Archiv bleibt schlank, wenn Sie sich an folgende Regeln halten:
Ihr Archiv bleibt schlank, wenn Sie sich an folgende Regeln halten:
- Ihr Schriftgut kommt nur dann ins Archiv (und nicht sofort in den Papierkorb), wenn es wirklich aufbewahrt werden muss – aus gesetzlichen oder firmeninternen Gründen.
- Jeder Schriftgutbehälter, der ins Archiv gebracht wird, ist deutlich mit einem Vernichtungsdatum versehen.
- Mindestens einmal im Jahr wird das "fällige" Schriftgut entsorgt – was aufgrund des Vernichtungsdatums unkompliziert von statten geht.
- Verwenden Sie Archivschachteln anstelle von Ordnern, um eine genaue Vorstellung von Ihrer Archivraumgröße zu erhalten, um so die Raumkosten besser kalkulieren zu können.
- Berechnen Sie Ihren Möbelbedarf und die notwendigen Stellflächen, um eine genaue Vorstellung Ihrer Archivraumgröße zu erhalten.
- Einfache Stahlregale sind in den meisten Fällen völlig ausreichend. Geben Sie kein Geld für teure Archivmöbel aus, es sei denn, Sie würden damit eine erheblich bessere Raumausnutzung erreichen und so an anderer Stelle Raumkosten sparen.
- Wenn Sie Materialkosten sparen wollen, etwa indem Sie Unterlagen in billige Archivordner umsortieren: Rechnen Sie nach, ob sich das wirklich lohnt. In den meisten Fällen wird der Personalaufwand höher sein als die eingesparten Materialkosten.
- Bilden Sie "Archiveinheiten" – ein Ordner, ein Archivordner oder eine Archivschachtel.
- Jede Archiveinheit erhält eine laufende Standortnummer. Versuchen Sie also nicht, Ihre Archivbehälter nach Themengruppen zu ordnen – das zwingt Sie nur zum ständigen Umräumen. Besser ist eine ordentliche Buchführung über die eingelagerten Unterlagen, in der jeder gut erkennen kann, welche Unterlagen sich in welchem Regal befinden.
Jede Archiveinheit wird in einer Datenbank erfasst. Speichern Sie dazu folgende Informationen:
- den Titel der Archiveinheit
- das Aktenzeichen, sofern eines vorhanden ist
- wichtige Schlagwörter zum Inhalt der Archiveinheit
- das Wiedervorlege- oder Vernichtungsdatum
- die Standortnummer im Archiv
- den Status der Akte (beispielsweise "Entliehen von Mitarbeiter Krause am 18.02.2007")
Um die Raumkosten für Ihr Archiv dauerhaft zu senken, informieren Sie alle Archivnutzer über die Archivorganisation und legen Sie ein System fest, das das Ausleihen von Unterlagen dokumentiert.