Besucherempfang im Büro: Wann Sie Kaffee einschenken sollten, und wann lieber nicht

Müssen Sie Gästen den Kaffee einschenken? Hier ein klares "Nein" Denn: Idealerweise haben Sie bereits alles vor Eintreffen der Besucher bereitgestellt. Kaffee- und Teekanne stehen in der Mitte des Tisches. Dann stellt sich die Frage nach dem Einschenken sowieso nicht. Auch wenn Sie Kaffee oder Tee nachträglich hereinreichen, müssen Sie den Damen und Herren nicht einschenken.
Besucherempfang im Büro
Ihre Gäste sind in einem Büro zu Gast und nicht in einem Sterne-Lokal. Es gibt Grenzen. Und die sind beim Einschenken erreicht. Außerdem: Wenn Sie den Gästen einschenken, müssen Sie eine Rangfolge beachten. Und das stört mit Sicherheit das Gespräch.

Wenn Einschenken trotzdem erwünscht ist
Bei wenigen Besuchern – sagen wir bis zu fünf Personen – kann eingeschenkt werden. Idealerweise übernimmt der Chef das Einschenken.

Zusätzlich sollte er ergänzen: "Sie bedienen sich dann bitte, wenn Sie noch etwas wünschen." Da sich der Mensch nicht immer traut, sich selbst zu bedienen, sollte Ihr Chef nach einer Weile nachfragen: "Mögen Sie noch etwas Kaffee?"

Möglich ist, dass Ihr Chef darauf besteht, dass Sie den Gästen den Kaffee einschenken. Wenn es Sie nicht stört oder Sie ihn nicht davon überzeugen können, dass die Gäste sich selbst helfen können, hier die wichtigsten "Servierregeln" auf einen Blick:

  • Sie "servieren" immer von rechts.
  • Zum Einschenken bleiben die Tassen auf dem Tisch stehen.
  • Wenn Ihnen ein Gast seine Tasse mit Untertasse entgegenreicht, schenken Sie ihm in die gereichte Tasse ein. Nehmen Sie ihm dazu seine Tasse nicht aus der Hand! Auf gar keinen Fall sollten Sie zum Einschenken oder Nachschenken eine Tasse von ihrer Untertasse hochheben! Das wäre plump.
  • Beim Einschenken "bedienen" Sie zuerst den ranghöchsten Gast. Die restlichen Anwesenden werden entsprechend der Sitzordnung im Uhrzeigersinn bedient.

Tipp: Sie müssten "eigentlich" zuerst alle anderen Gäste "bedienen" und zwar entsprechend der Rangfolge, und dann die "Internen". Es könnte passieren, dass Sie von einer Seite des Tisches auf die andere laufen, um ja die Hierarchie zu beachten. Das ist albern. Also es bleibt dabei: Bei großen Runden bleibt das Einschenken tabu.  

Bei internen Gesprächen
Sind nur mehrere Damen und Herren aus dem eigenen Unternehmen anwesend, bedienen Sie auch hier zuerst den Ranghöchsten.