Aufträge und Anweisungen klar kommunizieren

Man will Kollegen oder Vorgesetzten keine Befehle geben und fragt höflich "Könnten Sie mal …" oder "Wenn du Zeit hast, kannst du dann …". Dann macht man meist die frustrierende Erfahrung, dass nichts passiert. Wird dann nachgefragt, kann schnell schlechte Stimmung entstehen, die dann in Sätzen wie "Ich dachte …" und "Nein, ich meinte …" mündet. Die Frage ist: Wie kommt man raus aus der gegenseitigen Schuldzuweisung? Wie Sie Aufträge und Anweisungen an Ihre Kollegen klar kommunizieren, lesen Sie hier.

Kennen Sie das? Sie bitten eine Kollegin, Ihnen einige Zahlen zusammenzustellen: "Ich brauche die Zahlen von der letzten Kampagne, könntest du mir die mal zusammenstellen?" Die Kollegin nickt und sagt beim Weitergehen: "Na klar, mach‘ ich." Am nächsten Tag warten Sie immer noch auf das Material und werden allmählich ärgerlich. "Und wenn ich sie jetzt anspreche, wird sie wahrscheinlich zickig, da habe ich auch keine Lust drauf", denken Sie für sich. Da stellt sich nicht nur die Frage, was schiefgelaufen ist, sondern vielmehr: Wie kann es beim nächsten Mal besser klappen?

[adcode categories=“organisation,bueroorganisation“]

Unklare Anfragen und Aufgaben sind üblich

Sicher haben Sie gemerkt, dass die Unklarheit selbst produziert wurde. "Könnten Sie mal xy für mich erledigen?" ist eine vage und indirekte Formulierung, die reichlich Raum für unterschiedliche Interpretationen lässt. Denn während Sie an "heute" denken, hat der andere vielleicht "morgen" im Kopf.

Selbst wenn Sie sagen "Könntest du so schnell wie möglich …?" ist das keine Verbesserung. Denn wie schnell ist "so schnell wie möglich"? In den nächsten zehn Minuten, bis zur Mittagspause, bis zum Feierabend, bis zum Nachmittag? Gehen Sie davon aus, dass Ihr Gegenüber zu Recht den eigenen Aufgaben eine höhere Priorität einräumt. Und da kann für ihn durchaus "so schnell wie möglich" am Ende der Woche sein.

Übrigens rutschen Sie mit der Formulierung "Wenn Sie Zeit haben, könnten Sie dann mal …" mit allergrößter Wahrscheinlichkeit gleich auf den letzten Platz. Kommen wir nun zu dem, was besser ist.

So reden Sie Klartext

Wenn Sie eine Aufgabe übertragen, nennen Sie immer einen exakten Termin. Im Eingangsbeispiel würden Sie zu Ihrer Kollegin sagen: "Ich brauche die Zahlen von der letzten Kampagne. Könntest du mir die bitte bis 13 Uhr zusammenstellen und mir als Tabelle zumailen?" So stellen Sie eine konkrete Anfrage und wenn ein Ja kommt, haben Sie eine verbindliche Zusage.

Sie müssen sich natürlich nicht rechtfertigen. Aber gerade bei knappem zeitlichen Vorlauf sollten Sie transparent machen, wofür die gewünschte Aufgabe wichtig ist. Ergänzen Sie in einem solchen Fall beispielsweise: "Wir haben die Kundenpräsentation für morgen früh jetzt noch einmal umgestellt und wollen heute Nachmittag die Zahlen einarbeiten." Und noch mehr Verbindlichkeit stellen Sie bei Ihrem Gegenüber her, wenn Sie nachfragen: "Klappt das? Kriegst du das noch hin?" Ihren Chef sollten Sie das allerdings niemals fragen.

Jetzt sind Sie dran – Klarheit bei Anfragen und Aufträgen

Jeder Mensch ist etwas anders. Überlegen Sie sich, welche Formulierung zu Ihnen passen würde, ohne dass die Präzision verloren geht. Das kann auch sein, dass Sie eine Spanne nennen, beispielsweise: "… am liebsten bis neun Uhr, spätestens um zehn Uhr müsste ich es haben." Wenden Sie Ihre Lieblingsformulierung gleich beim nächsten Mal an.

Und noch ein Tipp für Sie: Wenn ein Kollege oder auch der Chef Ihnen eine "Wischiwaschi"-Anfrage stellt, bitten Sie gleich um Konkretisierung: "Bis wann brauchen Sie das?" Das verhindert Missverständnisse und schont vor allem Ihre Nerven. Wenn Sie noch mehr Tipps erhalten möchten, wie Sie generell bei unklaren Arbeitsaufträgen von Vorgesetzten reagieren, empfehle ich Ihnen meinen Fachartikel "Unklare Chefanweisung im Büro".

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation