Die 5 Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung
Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften dazu, welche Anforderungen Sie bei der Aktenvernichtung erfüllen müssen, um eine datenschutzrechtlich einwandfreie Entsorgung von Papier zu gewährleisten.
DIN zur Aktenvernichtung
Die Anforderungen an Maschinen und Einrichtungen zur Vernichtung von Informationsträgern (dazu zählt auch Papier) sind aber in der DIN 32757 geregelt. Bei DIN-Normen handelt es sich zwar nicht um Rechtsvorschriften, aber sie liefern dennoch wichtige Anhaltspunkte für das Sicherheitsmaß, das im konkreten Einzelfall jeweils für eine ordnungsgemäße Entsorgung von Unterlagen mit personenbezogenen Daten eingehalten werden muss. Je nach Grad der Schutzbedürftigkeit der Informationen, die auf dem Papier stehen, gibt es 5 Sicherheitsstufen. Wie sich diese bei der Aktenvernichtung unterscheiden, zeigt die unten stehende Tabelle.
Praxistipp zur Aktenvernichtung
Papier mit personenbezogenen Daten sollten Sie in Ihrem Unternehmen mit Aktenvernichtern entsorgen, die mindestens die Voraussetzungen der Sicherheitsstufen 3 der DIN 32757 erfüllen. Das folgt aus den übereinstimmenden Empfehlungen der Datenschutzbeauftragten mehrerer Bundesländer.
Der Grund:
Die Papierschnipsel sind so klein, dass es nur mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand möglich ist, sie wieder zu einem Schriftstück zusammenzusetzen. Am besten entscheiden Sie sich generell für eine Aktenvernichtung der Sicherheitsstufe 4. Jedenfalls aber dann, wenn es um das Schreddern sensibler personenbezogener Daten geht (z.B. in der Personalabteilung).
| Sicherheits-stufe | Beschreibung | Streifen-breite | Länge |
| 1 | Die Reproduktion der geschredderten Daten ist ohne besondere Hilfsmittel und ohne Fachkenntnisse möglich. | < 12 mm | beliebig |
| 2 | Die Reproduktion der Daten ist mit Hilfsmitteln und einigem Zeitaufwand möglich. | < 6 mm | beliebig |
| 3 | Die Reproduktion der Daten ist nur mit aufwendigen Hilfsmitteln und mit ganz erheblichem Arbeits- und Zeitaufwand möglich. | < 2 mm | beliebig |
| 4 | Die Reproduktion der Daten ist nur bei Anwendung spezieller und aufwendiger Verfahrenstechniken möglich. | < 2 mm | < 15 mm |
| 5 | Die Reproduktion der Daten ist nach Stand der Technik nicht möglich. | < 0,8 mm | < 13 mm |