10 Tipps für die effektive Postverteilung

Die Postbearbeitungsstelle ist ein wichtiger Umschlagplatz von Informationen im Unternehmen. Hunderte von Briefen erreichen in großen Betrieben meist zu Erst die Zentrale, in kleineren Firmen landen sie meist im Sekretariat. Schon hier können bei Nichtbeachtung einiger prinzipieller Regeln grobe und unter Umständen folgenschwere Fehler passieren. Worauf es ankommt lesen Sie hier.

Wie wird die Post zugestellt?

Die Zustellung der Post erfolgt entweder durch den Briefzusteller oder Postboten oder aber sie wird im vom Unternehmen angemieteten Postfach der jeweiligen Poststelle im Einzugsgebiet gesammelt. Letzteres ermöglicht Unternehmen eine flexiblere Handhabung hinsichtlich der Zustellzeiten, macht es jedoch erforderlich, die Post abzuholen.

Was gehört zur Postbearbeitung – Erste Schritte

Die wichtigsten Bereiche der Postbearbeitung im Büro sind Briefe (alle Formate) und Postkarten, Päckchen und Pakete sowie Faxe und E-Mails. In der Regel öffnet und sortiert der Postbeauftragte eines Unternehmens zunächst die Post, meist per Hand. Die geöffnete Post wird dann üblicherweise mit einem Eingangsstempel versehen und in entsprechenden Ablagefächer einsortiert, wobei jedes Ablagefach meist einer bestimmten Abteilung zugeordnet ist. Abteilungsleiter oder Mitglieder der Geschäftsleitung haben meist gesonderte Fächer für Ihre Post.

Was gehört zur Postbearbeitung – 10 Tipps, die die Effizienz erhöhen:

  1. Vor allem anderen gilt: Geschäftspost darf nur von Mitarbeiter/innen geöffnet werden, die auch eine Postvollmacht haben.
  2. Sortieren Sie die Post zunächst ungeöffnet in Geschäftsbriefe und Private Post.
  3. Erst dann öffnen Sie die Post und sortieren die Briefe nochmals nach Abteilungen.
  4. Sortieren Sie die Post der jeweiligen Abteilungen nun nach Ansprechpartnern, sofern möglich.
  5. Versehen Sie die geöffneten Briefe mittels Stempel mit dem Tagesdatum, am besten rechts oben.
  6. Prüfen sie dabei sorgfältig, an wen die Post gerichtet ist und sortieren Sie anschließend nach Abteilungen, Sachbearbeitung, usw. in die jeweiligen Ablagefächer oder Sortierkörbe.
  7. Auf keinen Fall sollten Sie Urkunden, Vertragsdokumente oder Zahlungsdokumente wie beispielsweise Schecks stempeln!
  8. Stellen Sie sicher, dass die Briefumschläge vollständig entleert wurden! In den meisten Fällen gibt der Absender im Schreiben selbst unter “Anlagen“ an, was der Brief enthält. Sie sollten prüfen, ob der Umschlag tatsächlich enthielt, was angegeben wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, dann versehen Sie den Brief mit einer entsprechenden Bemerkung, die Sie auf einen Selbstklebezettel schreiben. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass man Ihnen eventuelle Verluste von Anlagen später nicht anlasten kann.
  9. Prüfen Sie auch, ob das Datum des Poststempels in zeitlicher Nähe mit dem Datum des Briefes ist, denn dies ist bei Terminsachen wichtig. Sollten die Abweichung zu groß sein, dann haben Sie den Umschlag als Nachweis auf und heften Sie ihn an das Schriftstück.
  10. Nicht alle Briefe dürfen geöffnet werden, denn das kann unter
    Umständen gegen das Postgeheimnis verstoßen. Beim Öffnen von Briefen
    gilt die Regel: Private Postsendungen dürfen nur persönlich vom
    Empfänger geöffnet werden. Sie erkennen eine private Postsendung an der
    Reihenfolge von Personennamen und Firmennamen. Steht der Firmenname an
    erster Stelle, zum Beispiel "Musterfirma GmbH & Co. KG, z.H. Herrn
    Mustermann", dann dürfen sie den Brief öffnen. Ist die Person zuerst
    genannt, zum Beispiel Herr Mustermann, c/o Musterfirma GmbH & Co.
    KG, dann dürfen Sie den Brief nicht öffnen, denn hier gilt das
    Briefgeheimnis. Dies gilt auch für Briefe mit dem Zusatz "Persönlich/Vetraulich" in der Adresszeile.