Die Kontakte in Outlook bieten schon eine vorgegebene Struktur, um einen Serienbrief zu erstellen. Wenn man keine vorhandene Datenbank hat, kann man während der Erstellung des Serienbriefes auch eine Access-Datenbank aus Word heraus anlegen. Im folgenden zeige ich Ihnen, wie sich für das Erstellen eines Serienbriefes Datenbanken aufbauen lassen.
Erstellung eines Serienbriefes mit einer Datenbank Word
Schritt 1: Erstellen einer Word-Tabelle in Word (Datenbank)
Abspeichern der Word-Tabelle
Schritt 2: (Serien)Brief in Word erstellen
Word-Tabelle (Datenbank) über die Seriendruckfunktion verknüpfen
Welchen Aufbau hat nun eine Word-Datenbank (Schritt 1)?
Eine Word-Datenbank ist eine Word-Tabelle. Man startet Word und erstellt eine Word-Tabelle mit Zeilen und Spalten. In der obersten Zeile stehen die Feldname beispielsweise Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort.
Diese Zeile mit den Feldnamen muss die oberste Zeile der Word-Datenbank sein!!
In den nächsten Zeilen der Word-Datenbank-Tabelle stehen die Datensätze.
Beispiel für eine Word-Datenbank:
| Name | Vorname | Straße | PLZ | Ort |
| Merkel | Angela | Regenstraße 10 | 11111 | Berlin |
Erstellung eines Serienbriefes mit einer Datenbank Excel
Schritt 1: Erstellen einer Excel-Tabelle in Excel (Datenbank)
Abspeichern der Excel-Tabelle
Schritt 2: (Serien)Brief in Word erstellen
Excel-Tabelle (Datenbank) über die Seriendruckfunktion verknüpfen
Welchen Aufbau hat nun eine Excel-Datenbank (Schritt 1)?
Eine Excel-Datenbank ist eine Excel-Tabelle. Auf dem 1. Tabellenblatt erstellt man die Excel-Datenbank für den Serienbrief. In der obersten Zeile stehen die Feldname – beispielsweise Name, Vorname, Strasse, PLZ, Ort.
Diese Zeile mit den Feldnamen muss die oberste Zeile der Excel-Datenbank sein!!
In den nächsten Zeilen der Excel-Datenbank-Tabelle stehen die Datensätze.
Beispiel für eine Excel-Datenbank
| Name | Vorname | Straße | PLZ | Ort |
| Merkel | Angela | Regenstraße 10 | 11111 | Berlin |
Erstellung eines Serienbriefes mit einer Datenbank Access-Datei
Schritt 1: (Serien)Brief in Word erstellen
Schritt 2: Serienbrieffunktion in Word starten
Schritt 3: Access-Datenbank aus dem Serienbrief heraus anlegen.
Welchen Aufbau hat nun eine Access-Datenbank (Schritt 3)?
Access ist das Microsoft-Programm für die Erstellung von Datenbanken.
Sie können in Access daher eine Datenbank für die Serienbrieffunktion erstellen.
Allerdings benötigt man für die Erstellung einer Access-Tabelle einige Grundkenntnisse in Access.
Daher bietet es sich an die Funktion einer Access-Tabelle aus Word heraus zu nutzen.
Wenn Sie die Serienbrieffunktioin starten, fragt Word, ob Sie eine neue Datenbank anlegen wollen.
Bei der Anlage dieser Datenbank aus Word heraus wird ein Assistent gestartet, in dem Sie in einer vorgegebenen Maske
a) die Feldnamen anlegen
b) die Datensätze erfassen.
Nach der Anlage dieser Access-Datenbank speichert Word diese Datenbankmaske in eine Datei an, die das Dateiformat (die Dateiendung) einer Access-Datei besitzt. Diese Datei können Sie dann auch in Access öffnen.