Bestimmt gibt es in Ihrem beruflichen Alltag Mails, bei denen Sie den Inhalt immer wieder schreiben.
- persönliche Schlussformel (liebe Grüße Deine Angela)
- gleichlautende Einladungstexte zur Projektbesprechung
- Erinnerungsmails an Kollegen bei der Abgabe von Urlaubs- und Stundenzettel
- Hinweise bei Rechnungen per Mail
- Akquisetexte
Mit Hilfe der Textbausteine können Sie ab Outlook 2007 sich das wiederholte Schreiben dieser Inhalte sparen. Outlook 2003 kennt diese Funktion nicht. Allerdings kann man sich dort mit einem Trick behelfen, indem man die Funktion der Signatur als "Textbausteinfunktion" umfunktioniert.
Wie erstellen Sie einen Textbaustein in Outlook 2003?
- Klicken Sie auf den Menüpunkt Extras – Untermenüpunkt – Register E-Mail-Format – Signaturen
- Dort erfassen Sie zunächst die Signatur mit Ihren Firmendaten.
- Legen Sie die Signatur mit Ihren Firmendaten als permanente Signatur für neue Nachrichten fest.
- Nach dem Erstellen der Firmendaten können Sie weitere Signaturen anlegen und nutzen dabei die neuen Signaturen als "Grundlage für Ihre Textbausteine".
Wie verwenden Sie einen Textbaustein in Outlook 2003?
- Schreiben Sie Ihre Mail.
- Fügen Sie "den Textbaustein" ein.
- Klicken Sie dabei aus der geöffneten Mail auf den Menüpunkt Einfügen – Signatur.
- Wählen Sie dort den Textbaustein aus.
Tipp 1:
Bestehende Textbausteine können Sie editieren oder korrigieren, indem Sie den geänderten Textbaustein im Eintrag Extras – Untermenüpunkt – Register E-Mail-Format – Signaturen korrigieren.
Tipp 2:
Wenn Sie auf Outlook 2007 oder 2010 umsteigen, geht diese Funktion nicht mehr. Outlook überschreibt ab Version 2007 dann eine bestehende Signatur mit einer weiteren eingefügten. Wenn Sie wissen wollen, wie das Arbeiten mit Textbausteinen dann ab Outlook 2007 geht, lesen Sie diesen Artikel.