Das Outlook-Adressbuch ist zunächst leer. Sie sehen es erst, wenn Sie eine Email versenden möchten. Zu unterscheiden davon sind Ihre Adressen, die Sie in den Kontakte-Ordner eintragen.
Ich führe Sie nun zu den wichtigsten Einstellungen im Outlook-Adressbuch. Dabei helfe ich Ihnen, die Stolpersteine zu erkennen und die passenden Entscheidungen zu treffen.
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1. Schritt: Aktivieren Sie Ihre Kontakte-Ordner als Adresslisten für das Outlook-Adressbuch
Wenn Sie dies nicht tun, dann wird Ihr Hilfe-Schrei nicht verstummen. Sie müssen zunächst jeden Outlook-Kontakte-Ordner dem Outlook-Adressbuch zuordnen.
Sie wechseln dazu in das Kontakte-Modul, gehen in der Navigationsleiste mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Kontakte-Ordner und rufen "Eigenschaften" auf. Beim Register "Outlook-Adressbuch" setzen Sie bei "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen" einen Haken, gehen auf "Übernehmen" und schließen mit OK.
Diesen Vorgang wiederholen Sie bei jedem einzelnen Ordner, den Sie im Outlook-Adressbuch haben möchten.
Jetzt kommt ein weiterer wichtiger Schritt:
2. Schritt: Sie müssen die aktivierten Outlook-Kontakte-Ordner dem Adressbuch-Verzeichnis hinzufügen
Dazu öffnen Sie das Adressbuch über "Menü", "Extras" und "Adressbuch". Mit "Menü", "Extras" und "Optionen" öffnen Sie das Fenster "Adressierung". Fehlt Ihnen in der Liste im unteren Bereich ein aktivierter Outlook-Kontakte-Ordner, dann gehen Sie auf "Hinzufügen". Jetzt sehen Sie die komplette Liste der von Ihnen bereitgestellten Kontakte-Ordner. Sie markieren die entsprechende Adressliste und nehmen sie mit "Hinzufügen" in das Outlook-Adressbuch auf.
In Outlook 2010 kommen Sie zum Fenster "Adressierung" über die Registerkarte "Start", der Gruppe "Suchen" und "Adressbuch". Dort geht es weiter mit "Menü", "Extras" und "Optionen".
Im geöffneten Fenster "Adressierung" sollten Sie noch zwei wichtige Fragen beantworten. Damit ersparen Sie sich viel Zeit und Ärger.
1. Entscheiden Sie sich im Outlook-Adressbuch für die Anzeigereihenfolge der Adresslisten
Haben Sie sich schon einmal geärgert, dass immer, wenn Sie eine E-Mail-Adresse suchen, die falsche Adressliste angezeigt wird und Sie erst umständlich die passende auswählen müssen.
Die Reihenfolge der Adresslisten stellen Sie so ein: bei "Diese Adressliste zuerst anzeigen" wählen Sie die gewünschte Liste aus.
2. Entscheiden Sie sich für Ihren Haupt-Kontakte-Ordner
Jetzt wählen Sie im nächsten Abschnitt, in welchem Ordner Sie Ihre Kontakte gespeichert haben möchten: Diesen Kontakte-Ordner wählen Sie unter "Persönliche Adressen verwalten in:" aus. Dann schließen Sie mit OK.
In Outlook 2010 gehen Sie auf "Benutzerdefiniert" und stellen Ihre Reihenfolge der Adresslisten zusammen.
3. Tragen Sie Ihre Outlook-Kontakte mit der richtigen Sortierreihenfolge ein
Im Kontakte-Formular sehen Sie die Auswahlmöglichkeit "Speichern unter:" Wenn Sie später Ihre E-Mail-Adressen zum Beispiel nach dem Nachnamen suchen möchten, dann sollten Sie hier entweder nach "Nachname, Vorname…" oder "Firma, Nachname, Vorname" sortieren.
Wenn Sie jetzt immer noch überrascht sind, dass Sie die Namen Ihrer Kontakte beim Ausfüllen des E-Mail-Formulars nach "Vorname, Nachname" sortiert finden, dann sollten Sie die folgende Einstellung vornehmen: Sie kommen über "Menü", "Extras" und "E-Mail-Konten" zu dem Abschnitt "Verzeichnis" und setzen einen Punkt bei "Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen und bearbeiten". Sie gehen "Weiter", markieren das angezeigte Adressbuch und gehen auf "Ändern". Unter "Namen ordnen" aktivieren Sie "Wie ‚Speichern unter‘ (Mander, Jens)" und schließen.
In Outlook 2007 finden Sie das Fenster zum Einstellen über "Menü", "Extras", "Optionen" und "Kontoeinstellungen". Beim Register "Adressbücher" markieren Sie das Adressbuch und gehen auf "Ändern…".
In Outlook 2010 gelangen Sie zu den "Kontoeinstellungen" über die Registerkarte "Datei" und der Schaltfläche "Kontoeinstellungen".
Vorsicht! Wenn Sie in dem Fenster, wo Sie die Sortierreihenfolge angegeben haben, auf die Idee kommen sollten, unter "Outlook-Adressbücher" eine Adressliste zu entfernen, so ist diese nicht deaktiviert, sondern gelöscht. Bestenfalls finden Sie sie noch im Ordner "Gelöschte Dateien".
Jetzt finden Sie Ihre Adressen im E-Mail-Formular so sortiert, wie Sie es in der "Speichern unter"-Auswahl beim Eintragen Ihrer Kontakte angegeben haben.
Sollten Sie bestimmte Namen dort nicht finden, dann haben diese Kontakte keine E-Mail-Adresse eingetragen.
Sie haben es geschafft! – Applaus!
Zusammenfassung: So richten Sie Schritt für Schritt Ihr Outlook-Adressbuch ein. Jetzt genießen Sie einen stressfreien E-Mail-Versand mit aktivierten Outlook-Kontakte-Ordnern und passender Sortierreihenfolge.