Nutzen Sie die Zeit zu Beginn der Konferenz bewusst für Smalltalk und den Austausch von Persönlichem. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und erzählen Sie, wie bei Ihnen gerade das Wetter ist oder wie Sie das letzte Wochenende verbracht haben.
Da sich die Teammitglieder nie oder selten sehen, ist diese Zeit wichtig zur Vertrauensbildung. Dies fördert die effiziente Zusammenarbeit. Beachten Sie auch, dass in vielen Kulturen eine gute persönliche Beziehung zwischen den Kommunikationspartnern als Voraussetzung für die Zusammenarbeit angesehen wird.
Webmeeting: Vertrauensvolle Atmosphäre
Eine vertrauensvolle und angstfreie Atmosphäre zu schaffen ist das A und O. Je größer das Team, je unterschiedlicher die Teammitglieder, desto wichtiger ist diese Aufgabe. Die Hemmschwelle, das Wort zu ergreifen, ist in einem Webmeeting bzw. einer Telefonkonferenz höher als in einer Besprechung vor Ort. Das gilt besonders, wenn sich die Teammitglieder nicht gut kennen.
Das Stellen von Verständnisfragen darf nicht zur Mutprobe ausarten. Im Gegenteil, heißen Sie alle Fragen willkommen und geben Sie immer wieder zwischendurch bewusst Raum für Fragen. Wenn wichtige Aufgaben verteilt wurden, ist es Ihre Aufgabe als Teamleiter noch einmal explizit nachzufragen, welche Fragen dazu vielleicht noch offen sind.
Regeln für das Webmeeting
Stellen Sie am Anfang der Konferenz Regeln für das Miteinander auf. Bei regelmäßigen Webmeetings mit den gleichen Teilnehmern reicht es, die Regeln zur Erinnerung am Anfang der Konferenz kurz noch einmal einzublenden.
- Bei größeren Gruppen ist es in Telefonkonferenzen sinnvoll, dass man vor einem Redebeitrag oder Kommentar kurz seinen Namen nennt.
- Wann genau sollen Fragen gestellt werden? Und wie? (z. B. als Chat im Webmeeting)
- Was sollen die Teammitglieder tun, wenn es bei Ihnen eine Störung von außen gibt (z. B. ein anderer wichtiger Telefonanruf, ein Kollege an der Bürotür, ein unangenehmer Geräuschpegel,…)
- Welche Themen sollten besprochen werden? Alle oder nur die Themen, die für alle gleichermaßen relevant sind?
- Wird ein Protokoll vom Meeting erstellt und verschickt? Wenn ja, wer hat die Verantwortung hierüber und wie schnell wird es verschickt?
Agenda für das Webmeeting
Erstellen Sie eine grobe Agenda für das Meeting und schicken Sie diese Agenda allen Beteiligten per Mail rechtzeitig vor dem Termin zu. Bei regelmäßigen wöchentlichen Update-Webmeetings reicht es, wenn Sie die Agenda im Meeting am Anfang einblenden. Agendapunkte hierfür könnten z. B. sein:
- Was gab es vielleicht Besonderes oder Bemerkenswertes in der letzten Woche, das für alle interessant ist?
- Gibt es irgendwelche konkreten Punkte und Fälle, bei denen Sie in Ihrer Funktion als Teamleiter gefragt sind?
- Welche Ideen, Fragen oder Unklarheiten gibt es, die der Einzelne hier kurz diskutieren möchte?
Sie können auch ganz bewusst zu den Agendapunkten etwas Persönliches mit aufnehmen, damit das Zwischenmenschliche nicht zu kurz kommt.
In Webmeetings und Telefonkonferenzen sollten Muttersprachler stets angehalten werden, deutlich zu sprechen. Es ist Ihre Aufgabe als Moderator, dafür zu sorgen, dass Informationen nicht verlorengehen und die unterschiedlichen Sprachkompetenzen im Team nicht zur Barriere werden. Als Moderator sollten Sie Nicht-Muttersprachler gezielt ansprechen und aktivieren.
Wenn in der Telefonkonferenz oder im Webmeeting Wichtiges besprochen wird und Aufgaben verteilt werden, sollten Sie unbedingt vorab einen Protokollführer ernennen und dafür sorgen, dass allen Teilnehmern zeitnah ein Protokoll per Mail zugeschickt wird. Sogenannte Action Items können so noch einmal deutlich gemacht und klar zugeordnet werden.