Eine Tagesordnung umfasst alle Punkte in der Reihenfolge, die bei der Teamsitzung abgehandelt werden müssen. Es hilft oft schon, wenn Sie sich alle Themen aufschreiben. Dann bemerken Sie vielleicht schon die eine oder andere Überschneidung und das eine oder andere unwichtige Thema.
Vielleicht finden Sie auch Themenbereiche, die gar nicht in einer Teamsitzung geklärt werden müssen, weil es besser ist, im kleinen Kreis eine Lösung zu suchen. Bei der Erstellung der Tagesordnung geht es deswegen in erster Linie darum, das Programm für die Teamsitzungen auf das notwendige Minimum zu beschränken. Das wichtigste Thema sollte dabei an erster Stelle stehen, da zu Beginn die Konzentration aller Teilnehmer am höchsten ist.
Die Themen der Teamsitzung vorbereiten
Sie sollten nicht bis zur Teamsitzungen warten, um Ihre Mitarbeiter zu fragen, wie es bei einem bestimmten Thema aussieht. Vielmehr müssen Sie als Teamleiter schon vorher wissen, wie die Faktenlage ist. Bei komplexen Themen ist es ratsam, ein Teammitglied auszuwählen, das in einem kurzen Vortrag die anderen Teammitglieder auf den neuesten Stand bringt. Das sollte aber nicht spontan erfolgen, sondern mit einer Vorlaufzeit von einigen Tagen. Ansonsten dauert es während der Teamsitzungen eine halbe Ewigkeit, bis alle Anwesenden wissen, was überhaupt das Problem ist.
Diskussionen moderierend begleiten und nicht nur zuschauen
Eine Teamsitzung wird unter anderem auch deswegen einberufen, damit die Teammitglieder über bestimmte Themen diskutieren können. Ausufernde Diskussionen, die sich immer weiter vom Thema entfernen, sind allerdings nicht zielführend. Deswegen besteht eine Ihrer wichtigsten Aufgaben während der Teamsitzungen darin, die Diskussion zu moderieren. Insbesondere sollten Sie darauf achten, dass die Diskussionen auf einer sachlichen Ebene bleiben und alle Beteiligten zu Wort kommen. Mit präzisen Fragen, die Sie bei Ihrer akribischen Vorbereitung gesammelt haben, können Sie zudem jederzeit die Diskussion in die gewünschte Richtung lenken.
Fällen Sie bei jeder Teamsitzung Entscheidungen
Das größte Übel bei Teamsitzungen besteht darin, dass häufig am Ende keine Entscheidung getroffen wird. Das ist immer ein Fehler, denn entweder war die Vorbereitung schlecht oder aber die Teamsitzungen ist nicht vernünftig durchgeführt worden. Eine Teamsitzung ist immer nur dann wertvoll, wenn am Ende Entscheidungen gefällt werden können. Ist das nicht möglich, sollten Sie überhaupt keine Teamsitzung einberufen.
Lassen Sie sich nicht zu einer Vertagungen verleiten, sondern bestehen Sie darauf, dass Ihr Team notfalls in einer Abstimmung zu einer Entscheidung kommt! Meist ist es sogar besser, eine falsche Entscheidung als gar keine Entscheidung zu treffen. Als Teamleiter sollten Sie mit Entschlossenheit vorangehen und Ihrem Mitarbeiter dazu ermuntern, Stellung zu beziehen.