Im Internet gibt es bereits Vorlagen, die Sie dabei unterstützen, schnell eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Aber auch wenn Sie die Notiz ganz persönlich machen und bei Null beginnen, dauert das Erstellen in der Regel nicht lange und orientiert sich an einigen Eckpunkten. Diese 7 Regeln für die Verfassung von Abwesenheitsnotizen gibt es:
1. Der Betreff
Zunächst einmal sollten Sie einen Betreff festlegen, der im digitalen Briefwechsel eindeutig klarstellt, was den Empfänger der Mail erwartet. Dies kann eher förmlich („Abwesenheitsnotiz: Urlaub vom … bis …“) sein oder persönlicher ansprechen („Ich bin leider nicht zu erreichen, sondern …“). Denken Sie daran, wer Sie anschreibt und was für ein Bild die automatisierte Antwort von Ihnen hinterlassen soll. Wichtig ist nur, dass Ihre Korrespondenz beim Überfliegen des Betreffs sofort weiß, worum es geht, und keine falsche Erwartungshaltung geschürt wird.
2. Die Anrede
Wie eine persönliche Antwort sollten Sie auch Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Anrede beginnen. Achten Sie darauf, dass Sie die Anrede Ihrer regulären E-Mail-Korrespondenz anpassen (Sehr verehrte/r, Geehrte/r, Liebe/r, etc.) oder neutral bei einem „Guten Tag“ bleiben. Schreiben Sie genderneutral, so dass sich die Empfänger der Notiz persönlich angesprochen fühlen.
3. Dank und Entschuldigung
Beginnen Sie den Fließtext einer Abwesenheitsnotiz mit einer Danksagung und einer Entschuldigung. In der Rhetorik spräche man hier von Captatio Benevolentiae. Sie sichern sich also das Wohlwollen Ihres Gegenübers, indem Sie sich für die Mail bedanken und gleichzeitig untermauern, dass Sie diese leider nicht beantworten können, da Sie indisponiert sind.
Je nachdem wie gut Sie Ihre Kunden und Kollegen kennen und entsprechend des Anlasses (Urlaub, Trauerfall, Krankheit), bleibt es Ihnen überlassen, Details preiszugeben. Eine schlichte Nachricht, dass Sie nicht im Büro sind, ist aber in den meisten Fällen völlig ausreichend.
4. Dauer der Abwesenheit
Auch wenn Sie es bereits im Betreff vermerkt haben, gehört es unbedingt noch einmal in den Fließtext. Kommunizieren Sie Ihrem Gegenüber klar (sofern Sie es abschätzen können), wann Sie wieder erreichbar sind. Das verhindert unnötige Frustration durch das mehrfache Erhalten von Abwesenheitsnotizen.
5. Weitere Verfahrensweise
Verraten Sie dem Empfänger der Abwesenheitsnotiz, wie weiter verfahren wird. Nicht immer ist es praktisch wenn Sie aus der Abwesenheit zurück kehren und jede Mail persönlich beantworten, oft schafft dies viel redundante Korrespondenz.
Aber natürlich müssen Kunden und Kollegen wissen, ob Sie auf eine Antwort warten sollen, es zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen sollen oder es einen Ansprechpartner gibt.
6. Ansprechpartner in Abwesenheit
In vielen Fällen haben Sie eine Vertretung im Büro oder zumindest einen Ansprechpartner, der die Korrespondenz an Ihrer Stelle regelt. Hinterlassen Sie (am besten in Absprache) dessen/deren Kontaktdaten, damit Ihre Kunden und Kollegen selbstständig und schnell wie gewohnt weiter arbeiten können.
Grundsätzlich können Sie eine Abwesenheitsnotiz auch durch eine Notfallnummer ergänzen, um in ganz dringenden Fällen doch noch erreichbar zu sein. Allerdings stellt sich hier für Sie die Frage, ob Sie etwa im Urlaub wirklich erreicht werden möchten und inwiefern Ihre Definition von dringenden Notfällen auch der Definition Ihrer Kunden und Kollegen entspricht.
Gerade als Selbstständiger sollten Sie überlegen, ob Sie auch in Abwesenheit erreichbar bleiben wollen.
7. Grüße und Signatur
So wie die Abwesenheitsnotiz wie eine regulär versandte Mail beginnt, so endet sie auch wie eine E-Mail. Verabschieden Sie sich mit der Grußformel, die Sie auch in Anwesenheit benutzen würden und fügen Sie der Mail Ihre Signatur hinzu.
Diese enthält neben Ihrem vollständigen Namen auch den Namen der Firma, die Anschrift der Firma und die vollständigen Kontaktdaten.
Die Abwesenheitsnotiz als Visitenkarte
Beim Erstellen einer Abwesenheitsnotiz sollten Sie immer bedenken, dass Sie damit eine persönliche Visitenkarte erstellen. Kunden und Kollegen bewerten die Kommunikation einer automatisierten Antwort ähnlich wie den regulären Schriftverkehr.
Investieren Sie also etwas Arbeit in das Erstellen einer Abwesenheitsnotiz, folgen Sie den 7 Regeln bei der Erstellung und präsentieren Sie sich so, wie Sie im Gedächtnis Ihrer Korrespondenz bleiben wollen.
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