Zeitgemäße Korrespondenz mithilfe von Office 2010 optimieren

Bei der Überarbeitung der (Unternehmens-)Korrespondenz können Sie Ihre Texte in zweierlei Hinsicht optimieren - zum einen in Hinblick auf veraltete Formulierungen, zum anderen in Hinblick auf den Einsatz und die Nutzung der modernen EDV-technischen Möglichkeiten, um überarbeitete Briefe, Faxe und Mails zu formatieren oder standardisieren.

In der Artikelserie "Zeitgemäße Korrespondenz" haben wir grundlegende Formulierungsmöglichkeiten vorgestellt, mit denen Sie Ihre (Unternehmens-)Korrespondenz überprüfen können.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen praktische EDV-technische Möglichkeiten zeigen, wie Sie die Office-Programme nutzen können, um Ihre Korrespondenz zu optimieren.

Die technischen Möglichkeiten der Office-Programme Word, Powerpoint, Outlook und Publisher – insbesondere seit der Office 2010 Version – bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um Brief- , Text- und Mailvorlagen, Präsentationen sowie Publikationen mithilfe von Textbausteinen und Vorlagen inhaltlich und optisch zu gestalten.

Exemplarisch für die verschiedenen Funktionen in diesen Programmen wollen wir Ihnen in diesem Artikel die Möglichkeiten der

  • SmartArt-Graphik,
  • Schnellbausteine,
  • Deckblätter,
  • Textbausteine in Outlook,

in Word und Outlook 2010 vorstellen, um damit gleichzeitig Ihre Neugier zu wecken, welche weiteren Möglichkeiten Word, Powerpoint, Outlook und Publisher noch im Rahmen der modernen Bürokommunikation bieten.

SmartArt-Graphik (Word, Excel, Powerpoint)

Die SmartArt-Graphiken in Word, Excel und Powerpoint 2010 sind ein sehr gutes Beispiel dafür, dass Sie bei der Darstellung von Prozessen und Abläufen nicht mehr mühsam Textfelder beschriften und formatieren müssen, sondern jetzt einfach und schnell mithilfe des Texteditors der SmartArt-Graphik Text eingeben können, der dann optisch von Word nochmals animiert wird.

Deckblätter (Word 2010)

Die Funktion der Deckblätter in Word 2010 ist ein weiteres Beispiel dafür, dass Ihnen Vorlagen zur Verfügung stehen, um vorgefertigte Deckblätter zu nutzen, aber auch um eigene Deckblätter zu erstellen und abzuspeichern.

Schnellbausteine (Word 2010, Outlook 2010)

Die Schnellbausteine in Word 2010 bieten darüber hinaus die Möglichkeit an, vorgefertigte Tabellen, Textbausteine, Textfeld, Kopf- und Fußzeilen zu verwenden, aber auch eigene entworfende Objekte mit und ohne Text im Organizer der Schnellbausteine zu speichern.

Textbausteine (Outlook 2010)

Outlook bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Textbausteine für kurze, aber auch lange Texte zu erstellen, die Sie dann als Kürzel abspeichern und beim Schreiben einer Mail mit dem Kürzel + F3 Taste in einer Mail einfügen.
Das spart Zeit beim Schreiben Ihrer Mails.

Darüber hinaus finden Sie unten eine Aufstellung der verschiedenen Möglichkeiten, die Ihnen die Office-Programme bieten, um Ihre Bürokommunikation inhaltlich und optisch zu gestalten.

Welche Programme von Office 2010 können Sie nutzen, um die überarbeitete (Unternehmens-)Korrespondenz zu optimieren?

  • Word
  • Outlook
  • Publisher
  • Powerpoint

Für welche (Unternehmens-)Korrespondenz können Sie Word 2003/2007/2010 nutzen?

Word 2003/2007/2010 bietet sich für die Erstellung von folgenden Dokumenten an:

  • Musterbrief
  • Telefonnotiz
  • Faxformular
  • Aktennotiz
  • Formular zur Eingabe von Daten direkt am Bildschirm in Word,
    z. B. Personalbogen
  • Erstellen von SmartArt-Graphiken
  • Erstellen von individuellen Textfeldern
  • Erstellen von individuellen Deckblättern

Für welche (Unternehmens-)Korrespondenz können Sie Powerpoint 2003/2007/2010 nutzen?

  • Erstellung von zeitgemäßen Präsentationen mit Multi-Media-Elementen
  • Animation von Graphiken
  • Animation von SmartArt
  • Einbinden und Bearbeiten von Videos
  • Einbinden und Bearbeiten von Audio-Dateien